“De vraag naar zakelijke groepsvluchten groeit al jaren.” Teams reizen steeds vaker samen voor evenementen, incentives en internationale bijeenkomsten. Op het eerste gezicht lijkt dat eenvoudig. In werkelijkheid is het organiseren van groepsvluchten een van de meest complexe onderdelen van reizen geworden.
“Het boeken van een individueel ticket is eenvoudiger dan ooit,” zegt Delina Keijzer, Project Manager Group Travel bij ATPI. “Maar zodra je te maken hebt met tien of meer reizigers, speel je volgens een compleet andere set regels.”
Luchtvaartmaatschappijen behandelen groepsboekingen als een aparte markt. “Zodra er tien stoelen worden geblokkeerd, neemt het commerciële risico voor een luchtvaartmaatschappij toe,” legt Delina uit. “Daarom zie je hogere tarieven, strengere voorwaarden en beperkte beschikbaarheid, zelfs als dezelfde vlucht online nog voldoende stoelen laat zien.” Korte optieperiodes, vroege deadlines voor naamgeving en variërende beleidsregels van luchtvaartmaatschappijen verhogen alleen maar de druk, vooral voor organisaties die niet regelmatig groepsreizen beheren.
Het is ook waar veel bedrijven de impact onderschatten. “Wat er uitziet als een eenvoudige vluchtboeking, wordt al snel een logistieke puzzel,” zegt Delina. “Vluchten moeten perfect aansluiten op transfers, hotels, vergaderschema’s en programma’s ter plaatse. Eén kleine verandering kan gevolgen hebben voor de hele reis.”
Die kwetsbaarheid maakt groepsreizen zo gevoelig voor verstoringen. Een vertraagde of geannuleerde vlucht treft niet slechts één reiziger; het treft iedereen. Zoals Delina het verwoordt: “Klanten zeggen vaak tegen ons: ‘We willen zekerheid, geen telefoontjes midden in de nacht omdat een vlucht is gewijzigd.’ En dat is volkomen begrijpelijk.”
Bij ATPI werken groepsreisspecialisten dagelijks binnen groepssystemen van luchtvaartmaatschappijen, van lowcostmaatschappijen met strikte betalingsvoorwaarden tot full-service luchtvaartmaatschappijen met streng gecontroleerde groepscapaciteit. “Het gaat erom te weten waar nog flexibiliteit bestaat, waar niet, en hoe je het risico kunt beheren zonder het grotere plaatje uit het oog te verliezen,” zegt Delina.
Naarmate het groepsbeleid van luchtvaartmaatschappijen steeds strikter wordt, worden structuur en voorspelbaarheid de echte succesfactoren in groepsreizen. Niet om een complex proces te oversimplificeren, maar om het werkbaar te maken. En uiteindelijk om ervoor te zorgen dat teams samen en op tijd aankomen, en zich kunnen concentreren op waar ze voor gekomen zijn.
Skip to content
