Skip to content
Groepsaccommodatie beheersen: achter de schermen van de logistiek met ATPI
Ontdek hoe ATPI de accommodatielogistiek perfectioneert, of het nu gaat om 50 of 5.000 gasten
Bij ATPI is het regelen van accommodatie voor grote groepen meer dan alleen kamers boeken. Het gaat erom complexiteit met kalmte te beheren en naadloze verblijven te leveren voor zakelijke klanten, sportteams en VIP’s, zonder compromissen. Projectmanager Sophie, die alles heeft georganiseerd van wereldwijde toppen tot reizen van topsporters, onthult hoe ATPI grote uitdagingen omzet in vlekkeloze resultaten.
“Of het nu gaat om een executive tour of een team op weg naar de play-offs, wij zorgen ervoor dat accommodatie het laatste is waar onze klanten zich zorgen over hoeven te maken,” legt Sophie uit.
Het juiste verblijf plannen
Bij ATPI begint het proces altijd met luisteren. Voordat we bestemmingen voorstellen of hotels contacteren, stellen we de juiste vragen: Wat is het doel van het evenement? Wie zijn de gasten? Welk type ervaring wordt verwacht?
Pas als we de behoeften van de klant volledig begrijpen, beginnen we met het in kaart brengen van elke vereiste, van de juiste bestemming en hotelcategorie tot kamertypen, vergaderruimtes, nabijheid van locaties en dieetwensen. Geen twee groepen zijn hetzelfde, en ATPI behandelt ze nooit als zodanig.
“Het vinden van de juiste accommodatie gaat niet alleen om het aantal bedden,” zegt Sophie. “Het gaat erom de hele omgeving af te stemmen op de doelen van de klant, vergaderruimtes, teammaaltijden, opslag van apparatuur, zelfs wasserij voor sportkleding.”
Voor een bedrijfsretraite vroeg een klant om een mix van formele vergaderruimtes en ontspannen, resortachtige omgevingen. Sophie werkte samen met ATPI’s reisbalie om ervoor te zorgen dat de locatie bereikbaar was met geschikte vluchten voordat ze contact opnam met hotels, omdat naadloze logistiek begint met strategische planning.
Onderhandelen over wat belangrijk is
Bij het beheren van hotelboekingen voor grote groepen is flexibiliteit net zo belangrijk als prijsstelling. ATPI gaat verder dan standaard onderhandelingen om voorwaarden op te nemen die de behoeften in de echte wereld weerspiegelen.
“Annuleringsbeleid, attrition clausules en flexibiliteit in kamerverdeling, we onderhandelen over elk onderdeel,” zegt Sophie. “Onze langdurige relaties met hotelpartners maken hier een echt verschil.”
Dit vermogen om voorwaarden te garanderen die naamswijzigingen, last-minute wissels en gelaagde incheckschema’s mogelijk maken, betekent dat ATPI’s klanten de controle behouden, zelfs wanneer plannen veranderen.
Klaar voor het onverwachte
Sophie herinnert zich een play-off scenario waarbij twee mogelijke uitkomsten twee afzonderlijke logistieke plannen betekenden. Haar team had beide van tevoren voorbereid en toen het resultaat om middernacht binnenkwam, werd het gekozen plan onmiddellijk geactiveerd.
“’s Ochtends waren de hotelkamers bevestigd, dieetplannen gedeeld met chefs en waren de reisschema’s live,” herinnert ze zich. “Het team werd wakker met een vlekkeloos plan.”
Dat niveau van vooruitziendheid is wat de accommodatie-expertise van ATPI definieert, waarbij precisie wordt gecombineerd met realistische flexibiliteit.
End-to-end coördinatie over diensten heen
Accommodatie staat nooit op zichzelf. Het is verbonden met reizen, transfers, gastendiensten en operaties ter plaatse. Sophie zorgt voor volledige afstemming via real-time planningstools en gestructureerde klantcommunicatie.
“Onze systemen stellen alle belanghebbenden in staat om updates in real-time te zien,” zegt ze. “Van de kamerlijst tot welkomstgeschenken, alles wordt gecoördineerd.”
Of het nu gaat om het organiseren van VIP-suites of herstelzones voor atleten, ATPI zorgt ervoor dat elk contactpunt met gasten bijdraagt aan de algehele ervaring.
Duurzame keuzes, slimmere verblijven
Duurzaamheid is verweven in elke fase van ATPI’s accommodatieplanning. Van het selecteren van eco-gecertificeerde hotels tot het optimaliseren van groepsreisroutes en het minimaliseren van afval, ATPI helpt klanten hun ecologische voetafdruk te verkleinen zonder in te leveren op comfort of gemak. “We kijken altijd naar hoe we de logistiek groener kunnen maken,” voegt Sophie toe. “Van lokale inkoop tot digitale gastmaterialen, kleine beslissingen tellen op tot betekenisvolle impact.”
Aanpassen aan elke gast
Wat ATPI onderscheidt, is het vermogen om de accommodatie-ervaring aan te passen aan de betrokken mensen. Bedrijfsbesturen verwachten verfijning. Atleten hebben functie en focus nodig. Eventpartners vereisen betrouwbaarheid.
“Voor sommigen betekent succes een naadloze check-in en een prachtig diner. Voor anderen is het een maaltijd met berekende eiwitten en kamers dicht bij de sportschool,” legt Sophie uit. “We ontwerpen rond wat het belangrijkst is voor elke groep.”
Deze mens-eerst benadering zorgt ervoor dat elk verblijf meer dan comfortabel is, het is doelgericht.
Als alles gewoon werkt
Terugkijkend op een recent grootschalig evenement, vat Sophie samen wat de accommodatie zo moeiteloos deed aanvoelen:
“Het was de planning, de relaties, de tools en ons vermogen om vooruit te denken. De klant hoefde zich nergens zorgen over te maken. Hun gasten voelden zich verzorgd van aankomst tot vertrek.”
Bij ATPI geloven we dat geweldige groepsaccommodatie niet gaat om het boeken van kamers, maar om het creëren van de juiste ervaring. Van strategie tot uitchecken, wij regelen de details, zodat je dat niet hoeft te doen.
