Werk jij nog met aparte files voor je event?​

Het platform is ontwikkeld om het volledige eventmanagement samen te brengen op één centrale plek. Van de eventwebsite en uitnodigingen tot registratie, communicatie en rapportages na afloop.​

Deelnemers ontvangen alle praktische informatie overzichtelijk op één plek, inclusief hun persoonlijke programma via de event app. Tijdens het event kunnen zij eenvoudig inchecken met QR-codes, updates ontvangen via pushberichten en deelnemen aan interactieve polls. Ook achter de schermen blijft alles inzichtelijk: real-time rapportages, evaluaties, video-content en duurzaamheidsinzichten zijn direct beschikbaar.

Reizen, hotels en lokaal transport kunnen direct worden geboekt binnen dezelfde omgeving, waardoor losse afstemming en handmatige handelingen tot een minimum worden beperkt.​

Het resultaat is een manier van werken die rust geeft. Minder schakelen tussen systemen, minder foutgevoelige processen en meer controle over elk detail van het event, voor, tijdens en na afloop.

“ATPI EventsHub helpt je om slimmer te organiseren, zonder het onnodig ingewikkeld te maken”​

Case – Just Eat Takeaway.com

Just Eat Takeaway.com is een internationaal maaltijdbezorgplatform dat actief is in meerdere markten binnen en buiten Europa. Als officiële partner van de UEFA Champions League ontvangt het bedrijf tijdens de finale relaties uit verschillende landen in de speelstad voor een verzorgd programma waarin sport, hospitality en relatiebeheer samenkomen.

Uitdaging

Een van de grootste uitdagingen binnen het programma was het behouden van overzicht. Met meerdere landen, verschillende gastgroepen en veel activiteiten die tegelijk plaatsvonden, lagen ticketverwerking, registratie en communicatie bij verschillende mensen en processen. Daardoor was het moeilijk om alles goed op elkaar af te stemmen en om te zien waar gasten zich bevonden en aan welke onderdelen zij daadwerkelijk deelnamen. Aanwezigheid bij transfers, sessies en zakelijke activiteiten kon vaak alleen handmatig worden gecontroleerd. Hierdoor ontbrak betrouwbaar inzicht in deelname en betrokkenheid, en was het lastig om te bepalen wat goed werkte binnen het programma en wat beter kon.

Oplossing

Om meer rust en overzicht te creëren, werd één centrale digitale eventomgeving ingericht. Via het Ticket Manager-portaal werden tickets per markt op één plek beheerd en konden gasten eenvoudig worden uitgenodigd en aangemeld. Met een uniform registratieproces werden gegevens meteen correct en gestructureerd vastgelegd. Daarnaast kregen gasten toegang tot een eventapp met alle praktische informatie: reisinformatie, hun persoonlijke programma en de mogelijkheid om zich voor sessies aan te melden. Met QR-check-ins kon eenvoudig worden bijgehouden wie aanwezig was bij transfers, meetings en break-outsessies. Samen maakte dit het werk voor de organisatie een stuk overzichtelijker, terwijl gasten precies wisten waar ze aan toe waren. Tegelijk ontstond er betrouwbaar inzicht in deelname, programmagebruik en de onderdelen die echt impact maakten.

“Wat een fantastische Champions League-finale hebben jullie neergezet; we worden overspoeld met complimenten van partners en collega’s, iedereen vond het geweldig! De hotels, het vervoer, de app en de hospitality zelf: alles was tot in de puntjes verzorgd. Enorm bedankt voor alles, en we spreken elkaar ongetwijfeld snel weer!”

Global Head of Sponsorships, Just Eat Takeaway.com