BBC Sport is een afdeling van de BBC die nationale sportverslaggeving verzorgt voor BBC televisie, radio en digitale diensten. BBC Sport is gevestigd in MediaCity UK in Salford, Engeland. Ze bieden dekking van een breed scala aan sporten in een groot geografisch gebied, waaronder enkele van de populairste toernooien ter wereld.
Het scala aan evenementen en locaties dat BBC Sport bestrijkt, betekent dat ze gevarieerde en verschillende reisarrangementen nodig hebben voor alle aspecten van sportproductie; van zakelijke bijeenkomsten met sportorganisaties en productieverkenningen tot verslaggeving van grote sporttoernooien. De reizen van BBC Sport worden geregeld via het BBC Procurement Team die voorkeursleveranciers heeft voor binnenlandse en internationale reizen.
Met de FIFA 2018 World Cup in aantocht had BBC Sport een reisleverancier nodig om de productie van het toernooi te ondersteunen. Na een RFP-proces werd ATPI Sports Events in de herfst van 2016 aangewezen als de officiële reisleverancier, gezien hun ervaring met het leveren van transport en logistiek voor eerdere voetbaltoernooien en hun kennis van andere grootschalige sportevenementen in Rusland, waaronder de Olympische en Paralympische Spelen in Sotsji. Bovendien profiteerde ATPI Sports Events ook van bestaande en ervaren kantoren in Rusland.
Met de FIFA 2018 World Cup in aantocht had BBC Sport een reisleverancier nodig om de productie van het toernooi te ondersteunen. Na een RFP-proces werd ATPI Sports Events in de herfst van 2016 aangewezen als de officiële reisleverancier, gezien hun ervaring met het leveren van transport en logistiek voor eerdere voetbaltoernooien en hun kennis van andere grootschalige sportevenementen in Rusland, waaronder de Olympische en Paralympische Spelen in Sotsji. Bovendien profiteerde ATPI Sports Events ook van bestaande en ervaren kantoren in Rusland.
Met de FIFA 2018 World Cup in aantocht had BBC Sport een reisleverancier nodig om de productie van het toernooi te ondersteunen. Na een RFP-proces werd ATPI Sports Events in het najaar van 2016 aangewezen als de officiële reisleverancier, gezien hun ervaring met het leveren van transport en logistiek voor eerdere voetbaltoernooien en hun kennis van andere grootschalige sportevenementen in Rusland, waaronder de Olympische en Paralympische Spelen in Sotsji. Bovendien profiteerde ATPI Sports Events ook van bestaande en ervaren kantoren in Rusland.
De uitdaging
De FIFA 2018 World Cup in Rusland wordt gehouden van 14 juni tot 15 juli 2018, met tweeëndertig nationale mannenteams. Er worden vierenzestig wedstrijden gespeeld op twaalf locaties in elf steden. Hoewel de overgrote meerderheid van de wedstrijden in Europees Rusland wordt gespeeld, bestrijken de locaties een groot gebied.
Van Kaliningrad in het westen en Ekaterinburg in het oosten, Sint Petersburg in het noorden en Sochi in het zuiden. Zoals veel grote sportevenementen stelt Rusland 2018 een aantal logistieke uitdagingen, bijvoorbeeld door het aantal gaststeden en de enorme omvang van het gastland. Deze uitdagingen kunnen ook verergerd worden door verschillen in cultuur en taal.
ATPI Sports Events erkende dat mediabedrijven hun eigen uitdagingen hebben, aangezien veel van de reizigers freelancers zijn en hun reisinformatie dus onbekend is tot dichter bij het evenement. Bepaalde BBC Sport crewleden hebben aanzienlijke overbagage nodig waarmee rekening moet worden gehouden.
De oplossing
ATPI Sports Events begon al snel na de toekenning met de voorbereidingen en zorgvuldige planning voor het vierjaarlijkse sportevenement. Er werd een ATPI-projectteam Sportevenementen opgezet om het team van dienst te zijn, bestaande uit vier personen: een teamleider, twee adviseurs op het gebied van zakenreizen en één adviseur op het gebied van groepen. Het projectteam werkte samen met het kantoor van ATPI in Moskou, lokale leveranciers en luchtvaartmaatschappijen om een grondig inzicht te krijgen in elk van de gaststeden. Bovendien wordt het team ondersteund door ons kantoor in Moskou voor het boeken van Russische treinkaartjes en hun lokale kennis. Ter voorbereiding op de Spelen reisde een lid van het Britse projectteam aan het einde van de groepsfases naar Rusland.
Grondige planning en een hecht partnerschap zijn essentieel voor het succes van projecten van deze omvang. Daarom komen de teams van ATPI Sportevenementen en BBC Sport regelmatig samen om ervoor te zorgen dat alle reisarrangementen gedekt en gepland zijn, inclusief reisopties en extra’s die BBC Sport kunnen helpen tijdens het evenement. Dankzij zorgvuldige planning en flexibiliteit kon het team van ATPI Sports Events zich aanpassen aan de productietijdlijn, bijvoorbeeld door te zorgen voor de juiste personeelsbezetting bij elke belangrijke mijlpaal.
Grondige planning en een hecht partnerschap zijn essentieel voor het succes van projecten van deze omvang. Daarom komen de teams van ATPI Sportevenementen en BBC Sport regelmatig samen om ervoor te zorgen dat alle reisarrangementen gedekt en gepland zijn, inclusief reisopties en extra’s die BBC Sport kunnen helpen tijdens het evenement. Dankzij zorgvuldige planning en flexibiliteit kon het team van ATPI Sports Events zich aanpassen aan de productietijdlijn, bijvoorbeeld door te zorgen voor de juiste personeelsbezetting bij elke belangrijke mijlpaal.
Omdat een hoog percentage van de reizigers voor het WK freelancers zijn, is er tot nu toe een gebrek aan bevestigde reizigersinformatie. ATPI Sports Events heeft dit kunnen omzeilen door groepsplaatsen te reserveren waarvoor deze informatie pas dichter bij de vertrekdatum nodig is. Om het probleem op te lossen dat bepaalde bemanningsleden extra bagage nodig hadden, in sommige gevallen wel vijf koffers, onderhandelde ATPI Sports Events met succes met de luchtvaartmaatschappijen over de tarieven voor mediagoederen. Op zijn beurt voerde het projectteam due diligence-controles uit op de binnenlandse vluchten om er zeker van te zijn dat ze de extra bagage aankunnen.
Het resultaat
Nu het evenement nog enkele maanden duurt, wordt er nog steeds gewerkt om ervoor te zorgen dat BBC Sport kan profiteren van naadloos reizen tijdens het evenement. Tot nu toe zijn we echter van mening dat BBC Sport heeft geprofiteerd van een hoog niveau van klantenservice en organisatorische vaardigheden, die werden ondersteund door deskundige kennis van reizen en lokaal begrip van de omgeving in Rusland.
Skip to content
