Ondersteuning van TUI cruises’ gespecialiseerde reisboekingen

De klant

TUI Cruises, een prominente Duitse cruisemaatschappij gevestigd in Hamburg, opereert als een joint venture tussen TUI AG en Royal Caribbean Cruises Ltd. TUI Cruises staat bekend om haar merken: Mein Schiff, gespecialiseerd in hedendaagse cruises in het premiumsegment, en Hapag-Lloyd Cruises, toonaangevend in luxe en expeditiecruises in Duitstalige markten. Het beheren van reisboekingsverzoeken voor TUI Cruises’ speciale deelnemersgroepen die geen gasten zijn, bracht unieke uitdagingen met zich mee, wat hen ertoe bracht om samen te werken met ATPI’s team in Hamburg.

Reisbehoeften

Hoewel reisarrangementen voor alle gasten intern worden beheerd, vereiste het beheren van reizen van en naar de cruisehavens voor speciale deelnemers zoals gastartiesten, docenten, pastoors, wetenschappers en artsen een genuanceerde aanpak. Flexibiliteit, complexe bagagevereisten voor apparatuur en onmiddellijke aanpassingen waren cruciaal om ervoor te zorgen dat dit belangrijke personeel hun rol aan boord kon vervullen.

Uitdagingen en drijfveren voor het inhuren van ATPI

TUI Cruises zocht ATPI’s expertise om hun gespecialiseerde reisboekingen af te handelen. De primaire drijfveren voor dit partnerschap waren ATPI’s expertise op het gebied van leisure, de beschikbaarheid van toegewijde specialisten en een uitgebreid portfolio.

Het project bracht verschillende complexiteiten met zich mee, waaronder het afhandelen van veiligheidsgerelateerde en oversized bagage, het accommoderen van last-minute wijzigingen, het beheren van groepsreizen evenals individuele arrangementen, en het bieden van flexibiliteit met veranderende schema’s en beschikbaarheid van deelnemers. Deze uitdagingen vereisten een partner met een diepgaand begrip van de cruise-industrie en de flexibiliteit om zich snel aan te passen.

Oplossing geboden door ATPI

ATPI’s oplossing omvatte een uitgebreid begrip van TUI Cruises’ specifieke vereisten en effectieve communicatie om XBAG-vereisten en andere logistieke details te beheren. Hun aanpak van flexibele arrangementen werd duidelijk tijdens de maidenvoyage van een nieuw schip dat vertrok vanuit Turku, waar een betrouwbare en flexibele partner nodig was om de complexe scope van verschillende reisgroepen te accommoderen.

ATPI’s robuuste lokale netwerk faciliteerde kortetermijn hotelaccommodaties en shuttleservices in Helsinki, waardoor al het gespecialiseerde personeel werd geaccommodeerd ondanks last-minute wijzigingen. ATPI toonde hun vermogen om snelle en effectieve oplossingen te bieden, zelfs tijdens periodes van hoge vraag, zoals de openingswedstrijd van het Europees Kampioenschap in Hamburg. De naadloze samenwerking tussen ATPI’s groeps-, trein- en operationele afdelingen zorgde voor soepele reiservaringen voor alle deelnemers, wat hun vermogen benadrukte om complexe reisvereisten effectief te beheren.

Resultaten

De directe voordelen voor TUI Cruises omvatten aanzienlijke operationele verlichting, waardoor TUI Cruises’ vluchtteam zich kon concentreren op hun kernverantwoordelijkheden en de handmatige werklast geassocieerd met gespecialiseerde boekingen werd verminderd. ATPI’s expertise zorgde voor efficiënte afhandeling van ingewikkelde reisvereisten, wat bijdroeg aan soepelere operaties voor TUI Cruises.

“Ons team is verantwoordelijk voor alle (reis)organisatorische, logistieke en administratieve taken betreffende de uitgebreide gastartiestenProgramma’s aan boord van de schepen in onze vloot. We vliegen ook regelmatig muzikanten met grote, delicate en soms historische instrumenten (bijv. cello’s) naar hun opdrachten, soms naar zeer afgelegen bestemmingen. Deze instrumenten mogen niet in het ruim van een vliegtuig worden vervoerd. We boeken dergelijke speciale tickets bij ATPI – en waarderen de goede en altijd betrouwbare samenwerking en prompte service.”

Dorothee timm Senior Manager travel administration, hapag-Lloyd cruises