Ontdek hoe ATPI SportsEvents een onvergetelijke ervaring creëerde voor het Canadese Olympische Comité. Terwijl de ogen van de wereld gericht waren op de Olympische Winterspelen Pyeongchang 2018, realiseerde ATPI Sports Events een op maat gemaakte, unieke Olympische hospitality-ervaring voor de marketingpartners van het Canadese Olympische Comité.
Doel
Sinds 2017 is ATPI Sports Events de Officiële Ticketing-, Reis- en Hospitalitypartner van het Canadese Olympische Comité (COC). Het COC kwam naar ATPI met het verzoek om een op maat gemaakt hospitality programma te ontwikkelen voor de senior executives van hun top Marketing Partners voor de Olympische Winterspelen PyeongChang 2018.
De uitdaging
Dit programma moest naadloos educatieve elementen integreren in het hospitalityprogramma. Hoewel het voor het Canadees Olympisch Comité belangrijk was om een unieke ervaring voor deze gasten te creëren, was het ook een topprioriteit om ervaringen ‘achter de schermen’ te bieden om de gasten te informeren over de rol van het COC ter plaatse tijdens de Spelen. Hierdoor ontstond de vraag naar een zeer robuuste planning.
Aangezien het niveau van de gasten die op de reis zouden worden uitgenodigd een hoge werkdruk hebben, was het ook belangrijk om een programma te ontwikkelen waarbij de gasten niet te lang buiten het kantoor hoefden te zijn. De reistijd van Canada naar de Republiek Korea is 14 uur plus een tijdsverandering van 14 uur, waardoor er een nacht ‘verloren’ gaat tijdens de reis.
De klasse van de hotels in de gaststad was niet zo luxe als de gasten van het programma gewend waren. Met de beperkte beschikbaarheid vroeg het COC om ondersteuning van ATPI bij het verbeteren van de hotelervaring voor de gasten, terwijl de kosten binnen het bestaande programmabudget bleven.
De oplossing
Om gasten een soepel en plezierig reisschema te bieden, werden educatieve onderdelen in het programma ingebouwd en waar mogelijk gekoppeld aan maaltijden of andere activiteiten. Een informatiesessie van het Internationaal Olympisch Comité vond plaats tijdens een speciale lunch in de exclusieve ‘The Olympic Club’-locatie.
Netwerken met de COC Chief Executive Officer en Chief Marketing Officer vond plaats in de speciale COC ‘Be Olympic Lounge’ in het programmahotel waar geen extra reis voor nodig was.
ATPI Sports Events werkte nauw samen met het COC-team om een full-service programma te ontwikkelen dat zeven dagen en vijf nachten duurde en een weekend omvatte: vluchten, accommodatie, maaltijden, Olympische tickets, speciale evenementen, educatieve onderdelen, geschenken en culturele excursies.
ATPI Sports Events ontwikkelde een op maat gemaakte ‘Be Olympic Lounge’ van het Canadees Olympisch Comité, exclusief voor gasten van het programma. De Be Olympic Lounge bevond zich in het programmahotel en bood lichte snacks en drankjes van 7.00 tot 2.00 uur.
De ruimte werd ook gebruikt voor lunchbuffetten en hapjes na afloop van het evenement. Door deze ruimte in hun hotel te bieden, konden gasten een rustige ruimte om te netwerken, te ontspannen en bij te praten terwijl je langere tijd niet op kantoor bent.
Om de hotelervaring te verbeteren voor de gasten, vond ATPI Sports Events besparingen in het programmabudget om verbeteringen aan de gastenkamers te regelen, waaronder verbeterde badkamerartikelen, geurstokjes, matrastoppers, bloemen, plaids en slippers.
Het resultaat
De gasten van het COC-programma beleefden een zeer exclusieve kant van de Olympische Spelen. ATPI Sports Events ontwikkelde een programma om de speciale ervaringen achter de schermen te benadrukken die het Canadees Olympisch Comité kon bemachtigen dankzij hun samenwerking met het Internationaal Olympisch Comité.
De gasten van het COC-programma genoten van speciale diners in Canada Olympic House, bezochten de exclusieve locatie van de Olympic Club voor de lunch en kregen een rondleiding door het Athletes Village.
Een Canadese Olympiër met een gouden medaille trad op als gastheer voor de groep en verschafte diepgaande kennis over de atletenervaring op de Olympische Spelen. Daarnaast zorgde ATPI Sports Events voor kaartjes voor het evenement, zodat de gasten erbij konden zijn om te vieren dat Canada verschillende medailles won. ATPI regelde toegangspassen voor Holland Heineken House voor gasten die geïnteresseerd waren om aanwezig te zijn.
De reis werd afgerond met lekker eten, een Koreaanse barbeque-ervaring, een rondleiding door een paleis met een lokale gids en vrije tijd voor gasten om te winkelen, bezienswaardigheden te bekijken of extra Olympische evenementen bij te wonen.
Alle gasten die de enquête na afloop van het evenement invulden, gaven aan dat de reis hen meer kennis had gegeven over de COC Games Operations en dat ze geïnteresseerd zouden zijn om nog eens deel te nemen.
Het COC mag echt trots zijn op deze reis! Het werd op een zeer hoog niveau uitgevoerd in wat een uitdagende logistieke omgeving kan zijn! Ik vind het geweldig dat ik de kans heb gekregen om mee te doen en ik kan iedereen niet genoeg bedanken voor het werk om dit mogelijk te maken.
Skip to content
