Met 447 atleten die naar Lima zouden afreizen, was de uitdaging voor ATPI Sports Travel…
Het Canadees Olympisch Comité (COC) ging in 2017 een partnerschap aan met ATPI Sports Events, en kort daarna vonden de Olympische Winterspelen van PyeongChang 2018 plaats.
De Spelen hadden een strakke deadline en een complexe logistiek, maar met expertise op het gebied van evenementen en reizen bood ATPI Sports Events een oplossing die het volledige beheer van reizen, hospitality en ticketingdiensten combineerde met het beheer van de behoeften van de belanghebbenden van het COC.
De kennis die ATPI Sports Events opdeed tijdens de Olympische Winterspelen stelde hen in staat om een oplossing verder aan te passen die het vertrouwen en de open communicatielijnen zou versterken, klaar voor verdere projecten zoals de Pan-Amerikaanse Spelen van Lima 2019 en de Olympische Spelen van Tokio 2020.
De klant
Het Canadees Olympisch Comité (COC) leidt het succes van Team Canada op het podium en bevordert de Olympische waarden in heel Canada. Het COC is onafhankelijk en wordt voornamelijk door particulieren gefinancierd. Het levert de middelen die Canada’s topatleten nodig hebben om optimaal te presteren en elke dag alles te geven. Door de verhalen van atleten te delen, inspireren ze alle Canadezen door de kracht van sport – 24 uur per dag, 7 dagen per week, 365 dagen per jaar.
De uitdaging
De Pan-Amerikaanse Spelen zijn een groot sportevenement in Amerika waaraan duizenden atleten deelnemen in verschillende sporten. De wedstrijd wordt elke vier jaar gehouden onder atleten uit landen van Amerika.
In Lima 2019 heeft het Canadese Pan-Amerikaanse Team, bestaande uit 447 atleten en extra ondersteunende teamleden, reis- en evenementenlogistiek nodig. Tijdens het project moesten echter drie belangrijke uitdagingen worden overwonnen.
Reizen voor sporters
Het aantal atleten dat naar de Pan-Amerikaanse Spelen reisde was groter dan het aantal atleten dat naar de Olympische Spelen reisde en dus vormde het toegenomen volume een uitdaging op zich. Bovendien was er door de aard van de competitie minder tijd voor atleten om een vlucht te boeken dan voor een doorsnee reiziger raadzaam zou zijn.
Communicatie van informatie
Vanwege het aantal mensen dat moest reizen, moest de beschikbaarheid van vluchten en stoelen in real-time worden bijgewerkt om verwarring te voorkomen. Het definiëren van procedures en hulpmiddelen om deze informatie op de meest efficiënte en nuttige manier te delen was een prioriteit.
Beperkte vluchten
De Pan-Amerikaanse Spelen van 2019 werden gehouden in Lima, Peru, wat verdere uitdagingen met zich meebracht om Canadese
atleten naar het evenement te krijgen. Vluchten van Canada naar Lima waren schaars, zoals bleek uit de enige dagelijkse vlucht die beschikbaar was vanaf Toronto of Montreal. Elke atleet die naar de Spelen reist, moet naar het oosten om zijn vlucht vanaf een van deze hubs te halen. De druk op de reislogistiek werd nog groter doordat het organisatiecomité van Lima 2019 de sporters pas 5 dagen voor hun eerste wedstrijddag naar het dorp liet komen en een vertrektijd voorschreef van 48 uur na afloop van hun evenement.
De oplossing
De eerste stap van ATPI Sports Event om atleten vlot naar de Pan-Amerikaanse Spelen van Lima 2019 te krijgen, was het opbouwen van relaties met de teamleiders van de nationale sportorganisaties (NSO’s) en hun specifieke vereisten te leren kennen.
Om deze relaties op te bouwen, richtten de ATPI-consultants zich op een specifieke sport, zodat het COC kon profiteren van een gespecialiseerde service.
Krappe deadlines beheren
Het overwinnen van de drastisch verkorte doorlooptijden vereiste zorgvuldige planning van de ATPI Sports Events consultants, waarbij flexibiliteit de sleutel bleek om ervoor te zorgen dat alle atleten op het juiste moment bij hun wedstrijd waren. ATPI Consultants coördineerde dit proces door nauw samen te werken met de luchtvaartmaatschappijen en de teamleiders van COC, en reageerde onmiddellijk toen de kwalificatieschema’s werden gepubliceerd.
Delen van boekingsinformatie en routes
Met veel mensen aan beide kanten die actuele vluchtinformatie nodig hadden, was het vinden van de juiste methode om dit te delen essentieel voor het succes van het project. ATPI Sports Events heeft een gepersonaliseerde software geïmplementeerd om haar prestaties te leveren. De software toonde een inventaris van beschikbare zitplaatsen, klaar om opgesplitst te worden in de benodigde zitplaatsen voor elke atleet of elk team. Deze werden vervolgens toegewezen aan de reizigers en teruggekoppeld naar ATPI Consultants, die de informatie konden boeken en delen.
De software hield ook een overzicht bij van alle communicatie tijdens het boekingsproces en maakte live rapportage mogelijk van alle gegevens van de reizigers aan het COC en alle teamleiders, met een online goedkeuringsproces voorafgaand aan de ticketuitgifte.
Logistieke uitdagingen overwinnen
Het beperkte aantal vluchten van Canada naar Lima, in combinatie met de eis dat atleten vijf dagen voor hun evenement moesten aankomen en twee dagen erna moesten vertrekken, vereiste een rigoureuze planning. Om dit te voorkomen werkte ATPI Sports Events samen met de luchtvaartmaatschappij van hun keuze om voldoende stoelen te blokkeren vanaf elke gateway en organiseerde ze vluchten om atleten vanuit heel Canada naar de hubs van Toronto of Montreal te brengen, zodat ze indien nodig naar Lima konden reizen.
ATPI heeft het gebruik van gepersonaliseerde software geïmplementeerd om haar producten te leveren
Het resultaat
Het Canadese Panamerikaanse Team richtte zich op het creëren van de best mogelijke prestatieomgeving voor de atleten tijdens de wedstrijd. Dit proces, dat begon met reizen, was een soepele, stressvrije reis die hen in staat stelde om gefocust te blijven.
Daardoor was de prestatie van het team in Lima 2019 een van hun beste ooit, met 35 gouden, 64 zilveren en 53 bronzen medailles. ATPI is er ongelooflijk trots op een ondersteunende rol te hebben gespeeld.
Skip to content
