De vloot van Ponant wordt beheerd door het bemanningsbureau Uvea Marine Services (UMS), dat alle bemanningsleden aan boord bedient. Het hoofdkantoor van Ponant bevindt zich in Marseille, waar een team van crew managers toezicht houdt op de operationele, technische en hotelbemanning aan boord. De verscheidenheid aan entertainmentdiensten aan boord van de cruises van Ponant betekent dat er voor elke reis een groot team van bemanningsleden nodig is, waarbij operationele, technische en entertainmentbemanning elk wordt beheerd door een toegewijd team van bemanningsmanagers.
Hoewel alle jachten van Ponant onder Franse vlag varen, heeft de organisatie een bemanning van meer dan 25 verschillende nationaliteiten. Ponant heeft Adonis Personnel Manager (APM) geïmplementeerd om het hoofd te bieden aan de complexiteit van zo’n divers team en om de loonadministratie, opleiding en planning te beheren.
De uitdaging
De groeiplannen van Ponant vereisten de creatie van een robuust, schaalbaar reisprogramma dat de druk van het toegenomen reisvolume zou aankunnen. Dit bood een geweldige kans om de efficiëntie van het bestaande reisboekingsproces van Ponant te verbeteren, waarbij de teams van het bemanningsbeheer reizen regelden met twee verschillende reismanagementbedrijven (TMC’s).
Aangezien de vloot van cruiseschepen van Ponant in de komende twee jaar van 9 naar 12 zal groeien, zal ook het aantal reizen van de bemanning met 111% toenemen, van 6000 reizen per jaar in 2019 tot naar schatting 12.500 in 2021. Als gevolg hiervan was het verminderen van de hoeveelheid tijd en geld die werd besteed aan de reizen van de bemanning een topprioriteit voor Ponant.
De organisatie van bemanningsreizen verbeteren in afwachting van grotere volumes, zonder meer mensen aan te nemen in de crewing- of travelmanagementteams.
Streven naar kostenoptimalisatie zodat grotere volumes niet leiden tot een vergelijkbare stijging van de totale reisuitgaven.
De oplossing
Om meer efficiëntie en kostenbesparingen te realiseren, contracteerde Ponant ATPI Yacht Travel om hen te helpen bij het ontwerpen van een efficiëntere workflow voor bemanning reizen (via ATPI CrewLink), meer directe kostenbesparingen te realiseren (via ATPI’s Global Faring), en inzicht te geven in de reiskosten om mogelijkheden voor kostenbesparingen te benadrukken (via ATPI Analytics).
Om een efficiënter reismanagementproces te ontwikkelen, werkte ATPI samen met Adonis om een naadloze integratie te creëren tussen ATPI CrewLink en APM – een oplossing die het beste van beide managementsystemen combineerde, geleid door de principes van ATPI en Adonis: “Leveren wat er echt toe doet” en “Doe waar je het beste in bent”.
Adonis zorgde ervoor dat het plannen van reizen eenvoudig zou zijn en dat de juiste gegevens zouden worden gegenereerd in APM, klaar om een reisaanvraag in het juiste formaat in te dienen bij ATPI CrewLink. ATPI CrewLink beheert op zijn beurt de hele boekingscyclus van de reis.
Adonis integreerde ATPI CrewLink in hun software, zodat alle communicatie over de reisboekingen van Ponant wordt verwerkt, zonder dat er extra IT-infrastructuur nodig is, zodat de Ponant-gebruikers hun reisboekingen gemakkelijk vanuit hun APM-scherm kunnen beheren.
Deze geïntegreerde workflow zorgt voor een efficiënter, betrouwbaarder en nauwkeuriger reisboekingsproces, waardoor handmatige communicatie en menselijke fouten tot het verleden behoren. Als gevolg hiervan zijn de bemanningsmanagers van Ponant nu in staat om de controle over elke boeking te nemen, terwijl ze ook meer tijd kunnen besteden aan andere belangrijke taken bij het organiseren van een havenbezoek.
De integratie van reis- en personeelsmanagementsystemen heeft gezorgd voor een grotere samenwerking tussen de bemanningsmanagers van Ponant en hun collega’s, waardoor een beter tijdbeheer en betere communicatie mogelijk is met betrekking tot de actuele status van elke rotatie.
Vóór de integratie tussen ATPI CrewLink en Adonis moesten we op verschillende plaatsen zoeken naar reizigers- en planningsinformatie, wat ons veel tijd kostte. Nu staat alles op één plek. Alle boekingen en afspraken zijn traceerbaar en we hoeven niet langer in onze inbox te zoeken naar bevestigingen. We zijn ongelooflijk tevreden over het hele systeem!
Ponant
Het resultaat
Nieuwe processen en technologie hebben Ponant in staat gesteld om met succes toegenomen reisvolumes te beheren met minder middelen.
De tijd die wordt besteed aan het beheren van reizen voor op- en afbouwpersoneel is aanzienlijk afgenomen en de processen zijn veel betrouwbaarder geworden, waardoor de nauwkeurigheid van reisgegevens en managementinformatie is verbeterd.
Nieuwe processen zijn zo succesvol gebleken dat Ponant ze nu heeft uitgebreid van alleen het boeken van vluchten, naar ook het regelen van accommodatie.
De integratie van ATPI CrewLink en Adonis heeft onze manier van werken ten goede veranderd. We zijn zeker efficiënter geworden in het beheer van de reizen van de bemanning, omdat we de persoonlijke gegevens van de bemanning niet meer meerdere keren hoeven te kopiëren en over te dragen. Alles wordt nu beheerd binnen ATPI CrewLink en Adonis, wat betekent dat typefouten en vergissingen tot het verleden behoren en het hele boekingsproces is teruggebracht tot 3-4 klikken.
Skip to content
