Met kantoren op alle vijf continenten en sterke relaties met onafhankelijke firma’s in Europa, het Midden-Oosten en Latijns-Amerika, adviseert onze klant een diverse mix van klanten, van Fortune 100 en FTSE 100 bedrijven tot opkomende ondernemingen en van individuen tot lokale en nationale overheden. ATPI Corporate Travelbegon begin 2010 samen te werken met de Britse kantoren van dit advocatenkantoor.
De uitdaging
Het advocatenkantoor maakte gebruik van een top-vier reismanagementbedrijf (TMC) en een toonaangevend hotelboekingsbureau om aan zijn reisbehoeften te voldoen. Maar het kantoor was ontevreden geraakt over de service die het ontving.
Het TMC had geen duidelijk reisbeleid en daardoor geen controle over boekingen. Het proces was onhandig en betekende het invullen van een reisformulier en het faxen of bellen naar een serviceprovider. Slippage naar andere, niet-goedgekeurde TMC’s en web booking engines bedroeg 42%, wat leidde tot niet-naleving van het beleid, factureringsfouten en problemen met risicomanagement.
Het advocatenkantoor wilde hun zakenreizen consolideren, online kunnen boeken en efficiëntere managementinformatie (MI) ontvangen om hen te helpen belangrijke reisbeslissingen te nemen en processen voortdurend te verbeteren.
De oplossing
Om de doelstellingen van het advocatenkantoor te vervullen, richtte ATPI Corporate Travel zich op het volgende:
Het ontwikkelen van een online ‘one-stop-reiswinkel’ voor gebruikers
Zorgen voor echte besparingen door beter beheer van kansen
Verbetering van de betrouwbaarheid van processen voor facturering, naleving en MI
Sectorspecifieke toegevoegde waarde bieden met extra diensten
De online booking tool biedt een one-stop travel shop voor gebruikers door middel van een dashboard met single sign-on, een traveller tracking systeem, een feedback faciliteit, links naar ATPI en relevante diensten van derden, en verschillende niveaus van reisbeleid management en autorisatie.
Er was ook een uitgebreide training voor alle gebruikers op de kantoren in het VK, gevolgd door sessies voor ‘Super Users’ op elke locatie.
Door over te stappen naar ATPI Corporate Travel behaalde het advocatenkantoor besparingen op vele gebieden. Toegang tot een preferred hotel programma verhoogde de compliance en verlaagde de kosten. Het nieuwe beleid elimineerde ook volledig flexibele treintickets en behaalde aanzienlijke besparingen door gebruik te maken van de ‘single
trip’ tariefoptie met de Evolvi boekingstool. En als gevolg van de herziening van de beloningsprogramma’s van luchtvaartmaatschappijen vervielen de ‘mijlen’ niet langer en werd het gebruik van beloningen centraal beheerd.
ATPI Corporate Travel zag ook de noodzaak voor verbeterde MI rapportage voor het kantoor, en ontwikkelde aangepaste rapporten met pre-trip informatie, factureerbare en niet-factureerbare uitgaventracking, en CO2-emissiegegevens.
Aanvullende diensten voor het advocatenkantoor zijn onder andere VIP-reizen voor partners, geautomatiseerde toekenning van zaaknummers voor facturering, beheer van partnerconferenties en een evenementen- en vergaderprogramma op maat.
Het resultaat
Vier maanden na de start van het contract was het aantal online boekingen al hoog. Er waren like-for-like besparingen van 30% en niet-toegestane of niet-conforme reizen waren geëlimineerd.
In 2012 bespaarde het advocatenkantoor maandelijks nog 27% op vliegreizen en werd 94% van de treinreizen online geboekt. De verbeterde MI-rapportage van ATPI Corporate Travel betekent dat het kantoor cijfers jaar op jaar kan vergelijken en de adoptiepercentages kan bijhouden.
We zouden niet blijer kunnen zijn met de service van ATPI Corporate Travel. Het werken met één enkele, zeer effectieve TMC heeft ons een betere MI en betere online booking tools opgeleverd.
Skip to content
