24/7 reisondersteuning: wat het betekent en waarom het essentieel is voor Corporate Travel en specialistische reizen

24/7 reisondersteuning is een essentiële service van elke moderne Travel Management Company (TMC).

Er zullen altijd reisverstoring zijn. Vluchten worden ’s nachts geannuleerd, schepen hebben vertraging, bemanningsleden missen aansluitingen, en weer- of operationele problemen kunnen reizigers gestrand achterlaten op afgelegen locaties. Reizen gebeurt rond de klok, dus het is cruciaal dat Travel Management Companies 24/7 ondersteuning bieden om ervoor te zorgen dat hun klanten te allen tijde hulp kunnen ontvangen.

Dit artikel legt uit wat 24/7 reisondersteuning is en waarom het een noodzaak is voor zowel Corporate Travel als specialistische reizen in de marine-, mijnbouw- en energiesector.

Wat is 24/7 reisondersteuning?

24/7 reisondersteuning betekent dat reizigers op elk moment van de dag professionele ondersteuning kunnen krijgen van hun Travel Management Company, tijdens en na de gebruikelijke kantooruren. Deze ondersteuning kan via telefoon, e-mail of een vorm van technologie (zoals een reis-app) worden geboden.

24/7 reisondersteuning houdt doorgaans in dat u contact kunt opnemen met een ervaren reisconsultant voor hulp bij reisproblemen, waaronder:

• Hulp bij vluchtannuleringen, vertragingen en gemiste aansluitingen
• Noodherboekingen van vluchten, accommodatie of grondvervoer
• Ondersteuning tijdens weersomstandigheden, stakingen of operationele verstoringen
• Hulp over meerdere tijdzones en afgelegen regio’s

Goede 24/7 ondersteuning zorgt ervoor dat reizigers nooit alleen gelaten worden om verstoringen te beheren, ongeacht hun locatie, tijd of de complexiteit van het probleem.

Wordt 24/7 reisondersteuning door alle Travel Management Companies aangeboden?

De meeste Travel Management Companies, zoals ATPI, bieden 24/7 reisondersteuning als standaardonderdeel van hun service zonder extra kosten. Sommige kleinere bedrijven kunnen echter extra kosten rekenen voor ondersteuning buiten de standaard kantooruren.

Het niveau van ondersteuning dat door een Travel Management Company wordt geboden, moet duidelijk worden uiteengezet in hun service level agreement (SLA). Dit zorgt ervoor dat duidelijke ondersteuningsverwachtingen worden gesteld voor hun klanten voordat er noodsituaties optreden. SLA’s bevatten informatie zoals:

• Bevestiging dat 24/7 reisondersteuning wordt geboden
• Hoe reizigers toegang kunnen krijgen tot ondersteuning (zoals via telefoon of e-mail)
• Wie deze ondersteuning biedt (zoals het gebruik van getrainde reisconsultants)
• Hoe snel op problemen wordt gereageerd (ook wel responstijdverplichtingen genoemd)
• Zorgplichtverantwoordelijkheden voor de eindreiziger

Waarom 24/7 reisondersteuning essentieel is voor Corporate Travel

Corporate Travel vindt niet alleen plaats binnen de gebruikelijke kantooruren. Dit geldt vooral voor bedrijven waarvan werknemers internationaal reizen of waarvan senior belanghebbenden vaak onderweg zijn.

Zonder 24/7 reisondersteuning voor Corporate Travel:

• Kunnen zakelijke reizigers gedwongen worden om alternatieve reizen uit eigen zak te herboeken
• Wordt alternatieve reizen mogelijk niet geboekt binnen het bedrijfsbeleid
• Kunnen verstoringen erger worden door vertraagde interventie en beperkte beschikbaarheid van alternatieve reisopties
• Kunnen zorgplichtverantwoordelijkheden moeilijker te handhaven zijn tijdens nachtelijke of internationale reizen
• Zijn interne HR- of operationele teams mogelijk niet beschikbaar om onmiddellijke hulp aan de werknemer te bieden

24/7 reisondersteuning zorgt ervoor dat Corporate Travel-programma’s continuïteit en controle behouden. Problemen kunnen onmiddellijk worden aangepakt door ervaren reisconsultants, wat bedrijven helpt hun reizigers te beschermen, kosten te beheersen en bedrijfsverstoringen te minimaliseren.

ATPI’s 24/7 ondersteuning was cruciaal voor een zakelijke klant tijdens de stakingen op Heathrow in 2024, die veel vluchten verstoorden. Het team slaagde erin alternatieve accommodatie voor hun reizigers te regelen terwijl ze proactief klanten belden om hen bij te werken over de lopende situatie. ATPI’s 24/7 team reageerde ook toen CrowdStrike wereldwijde reisverstoring veroorzaakte, waarbij ze de hele nacht werkten om reizen voor klanten te herboeken terwijl ze een beantwoordingstijd van 56 seconden aanhielden.

Waarom 24/7 reisondersteuning cruciaal is voor energie-, mijnbouw- en Marine Travel

Hoewel 24/7 ondersteuning belangrijk is voor alle zakelijke reizen, is het absoluut essentieel voor specialistische sectoren waar reizen direct gekoppeld zijn aan operationele schema’s en veiligheidseisen.

Energy Travel

In de energiesector omvatten operaties vaak:

• Reizen naar afgelegen bestemmingen met beperkte beschikbaarheid van commerciële vluchten
• Het naleven van rotatieschema’s voor werknemers
• Strikte compliance- en veiligheidseisen

Als een werknemer één aansluiting mist en te laat op een werklocatie aankomt, kan dit hele projecttijdlijnen verstoren en honderdduizenden dollars kosten. 24/7 energiereizen ondersteuning zorgt ervoor dat reizen onmiddellijk worden hergeboekt en routes worden omgeleid wanneer vluchten, charters of transfers misgaan. Omdat energiereizigers vaak buiten kantooruren reizen, is 24/7 ondersteuning vooral belangrijk voor de energiesector.

Naast operationele efficiëntie is dit niveau van ondersteuning fundamenteel voor het handhaven van zorgplichtstandaarden binnen de energie-industrie. Werkgevers hebben een wettelijke en morele verantwoordelijkheid om te weten waar hun mensen zijn, hun veiligheid te waarborgen en snel te reageren wanneer incidenten optreden, vooral in hoog-risico of afgelegen omgevingen.

ATPI’s 24/7 ondersteuning was cruciaal voor een energieklant toen een commerciële vlucht werd gekaapt met een werknemer aan boord. ATPI’s service buiten kantooruren werkte snel om de veiligheid van de passagier te bevestigen en de klant te waarschuwen. De situatie werd uiteindelijk vreedzaam opgelost toen de kaper zich overgaf aan de autoriteiten. ATPI’s 24/7 team werkte vervolgens met de klant samen om ervoor te zorgen dat de werknemer veilig naar het VK werd teruggebracht.

In een tijdperk van toenemende geopolitieke instabiliteit, evoluerende veiligheidsrisico’s en fluctuerende economische omstandigheden worden dergelijke incidenten steeds gewoner en minder voorspelbaar. Voor energieorganisaties die wereldwijd opereren, is robuust 24/7 reismanagement niet langer een ‘nice to have’—het is een kritiek onderdeel van risicomitigatie, werknemersbescherming en bedrijfscontinuïteit.

Mining Travel

In de mijnbouwsector omvatten operaties vaak:

• Reizen over meerdere landen en tijdzones
• Mijnbouwlocaties op afgelegen plaatsen
• Fly-in, fly-out (FIFO) schema’s met frequente reizen tussen locaties ter plaatse en elders om de paar weken
• Vaste toegangsvensters voor locaties met strikte tijdkaders voor wanneer werknemers mijnbouwlocaties kunnen betreden of verlaten, die kunnen samenvallen met chartervluchten

Goed reismanagement is essentieel binnen de mijnbouwsector om ervoor te zorgen dat mijnwerkers op tijd aankomen en vertrekken bij hun mijnbouwlocaties. Ondersteuning rond de klok is ook cruciaal om mijnwerkers veilig te houden in elke fase van hun reis, omdat ze kunnen reizen in gebieden met geopolitieke instabiliteit en conflict. Net als in de energiesector gebeurt mijnbouwreizen vaak buiten de reguliere kantooruren. 24/7 ondersteuning is daarom essentieel om ervoor te zorgen dat reisverstoring onmiddellijk worden beheerd, mijnwerkers goed worden verzorgd en mijnbouwoperaties soepel en veilig kunnen verlopen.

Marine Travel

Marine Travel omvat:

• Bemanningswisselingen die moeten aansluiten bij scheepsschema’s, inclusief aankomst- en vertrektijden
• Havenbeperkingen en immigratievereisten
• Last-minute wijzigingen in de reisroute vanwege weer of operationele eisen

Timing is absoluut cruciaal binnen marine operaties. Schepen opereren binnen krappe vensters die worden bepaald door weersomstandigheden, havenslots en bemanningsreglementen. Succesvolle bemanningswisselingen zijn afhankelijk van zorgvuldige afstemming tussen bemanning- en scheepsschema’s. Als inkomende matrozen (AB) te laat bij een schip aankomen vanwege een vertraagde reis, kan dit marine operaties in gevaar brengen en leiden tot hogere kosten in overuren voor degenen aan boord.

Het moraal van de bemanning is ook belangrijk om te behouden, omdat veel zeelieden maanden op zee kunnen werken zonder terug te keren naar de kust. Als hun reizen naar en van schepen niet goed worden beheerd, kunnen ze lijden onder ernstige reisvertragingen, verhoogde vermoeidheid en een hoger risico op ongevallen op het werk. Slecht moraal kan ook leiden tot een hoger verloop van personeel. 24/7 reisondersteuning zorgt ervoor dat bemanningen snel kunnen worden omgeleid, gehuisvest of herpositioneerd om op tijd bij hun schepen te komen—zelfs wanneer wijzigingen ’s nachts of tijdens weekenden optreden.

Conclusie: 24/7 reisondersteuning zorgt voor continuïteit en controle

24/7 reisondersteuning is een belangrijke service die veel Travel Management Companies aanbieden. Deze ondersteuning zorgt ervoor dat reisverstoring te allen tijde worden beheerd en bedrijfsactiviteiten doorgaan met beperkte verstoring. Voor specialistische sectoren zoals energie, mijnbouw en Marine Travel is 24/7 reisondersteuning een belangrijke noodzaak voor het beheren van tijdkritieke reizen naar afgelegen bestemmingen.

ATPI biedt 24/7 reisondersteuning aan klanten in de zakelijke, sport-, energie-, mijnbouw- en marinesectoren. Reizigers kunnen op elk moment van de dag contact opnemen met ons toegewijde team voor ondersteuning, ongeacht de complexiteit van het probleem of hun locatie. ATPI’s 24/7 team is erkend in de industrie voor hun kwaliteit van zorg en won de Service Excellence award bij de ITM Achievement Awards in 2025.

Als u hulp nodig heeft bij het organiseren van zakelijke reizen met vertrouwen en gemoedsrust, neem dan vandaag nog contact op.