A에서 B로 갔다가 다시 돌아오는 여정을 예약하는 것은 관리할 수 있는 업무입니다. 하지만 여러 여행객이 D, H, K에서 A로 비행해야 하고, 그 다음 Y로 돌아가야 한다면 어떨까요? 저희는 18년 이상 복잡한 출장을 예약해 온 Corporate Travel 전문가의 전문 지식을 구했습니다. 이 짧은 가이드에서 그들은 원활하고 스트레스 없는 예약 과정을 유지하기 위해 알아야 할 모든 것을 공유할 것입니다.
지금까지 예약해 본 출장 또는 노선 중 가장 복잡했던 것은 무엇입니까?
“저는 한 달에 200건 이상의 예약을 처리합니다. 그래서 다양한 출장과 노선을 접하게 됩니다. 이상하게 들릴지 모르지만, 때로는 가장 단순한 노선이 복잡한 도전 과제가 되기도 합니다. 이는 전체 패키지와 관련이 있습니다: 항공 노선, 매력적인 요금, 빠듯한 절감액, 그리고 여행객의 요구를 최대한 충족시켜야 하는 과제입니다. 물론 많은 창의성을 요구하는 노선도 있지만, 저는 항상 퍼즐을 최대한 잘 푸는 것을 도전으로 생각합니다. 또한 때로는 특별한 수하물 요청을 받기도 합니다. 예를 들어, 선원들의 짐이나 예술가 또는 사진작가를 위한 악기 및 장비 같은 것들입니다.”
복잡한 출장 예약의 비결은 무엇입니까?
“비결은 창의적이고 “틀을 깨는” 해결책을 제시하는 것입니다. 예를 들어, 저희는 ATPI Corporate Travel을 위해 책정된 특별 요금, 항공사 간의 파트너십, 그리고 물론 저희 자체적인 사내 전문 지식을 활용합니다. 저조차도 모든 것을 알지는 못하기 때문에, 예를 들어 노선을 다른 관점에서 검토하여 더욱 창의적인 해결책을 제시하는 저희 싱크탱크를 활용할 수 있음에 감사합니다. 끊임없이 변화하는 시장, 요금 및 조건은 저희가 최고의 해결책을 계속해서 찾고 혁신하도록 만듭니다. 그리고 저희는 기꺼이 그렇게 합니다. 어제는 가능했던 일이 오늘은 과거의 일이 될 수도 있습니다.”
복잡한 예약이 오류 없이 처리되도록 어떻게 보장하십니까?
“견적을 참조하면 원하는 여정이 어떻게 될지 명확해집니다. 이 단계는 여행객의 특정 요구사항과 찾아야 할 것에 대해 최대한 많이 파악하는 매우 중요한 단계입니다. 올바른 질문을 하지 않으면 분명히 잘못될 것입니다. 또한, 저희는 비용 및/또는 시간을 절약하기 위해 항상 대안을 찾습니다. 저희 회사의 전문 지식을 활용함으로써, 저희는 그들의 창의성과 추가적인 면밀한 검토를 직접적으로 동원하여 가능한 한 완벽하게 업무를 수행합니다. 또한, 기술은 사람보다 훨씬 더 정확하게 검색을 수행하는 자동화된 제어 기능에 대한 접근을 제공합니다.”
여행객의 요구사항이 변화하고 있습니다. 이와 관련하여 어떤 점을 발견하셨습니까?
“여행객의 요구사항은 끊임없이 변화하고 있으며, 어떤 것은 다른 것보다 더 많이 변화합니다. 특정 항공사를 이용하고 싶은지 여부, 견과류 알레르기가 있는지 여부, 또는 항상 통로 왼쪽 좌석에 앉고 싶은 욕구에 이르기까지 다양합니다. 이러한 요소들은 여행객이 여행을 어떻게 경험할지에 대한 이상적인 그림을 향해 저희를 안내합니다. 여행객들은 또한 더욱 독립적이 되었습니다. 그들은 자신이 무엇을 원하는지 정확히 알고 있으며, 무엇을 원하지 않는지에 대해서도 확실히 알고 있습니다. 인터넷에서 최적의 해결책을 찾는 것도 이제 그 일부입니다. 많은 웹사이트가 스턴트 마케팅을 활용하기 때문에, 저희가 동일하게 하거나 심지어 더 나은 여행 상품을 제시하는 것은 도전 과제입니다.”
출장 예약 담당자로서 어떤 자질을 갖춰야 합니까?
“의사소통 능력은 매우 중요합니다. 서로를 이해하는 것입니다. 이는 비즈니스 여행 에이전트와 예약 담당자(대개 비서이지만 때로는 여행객 본인) 간의 관계에 적용됩니다. 함께 협력함으로써 여행객이 찾는 것에 대한 그림이 구체화될 수 있습니다. 창의성은 제품 지식과 함께 최고의 결과를 이끌어낼 수 있는 자질입니다. 속도도 좋지만, 품질이 더 중요합니다. 이 직업의 정확성은 자신의 요구사항과 요청을 비즈니스 여행사의 전문가에게 위임할 용기가 있는 만족한 여행객으로 이어집니다.”
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