Viaggi di gruppo – Dalla prenotazione all’arrivo: come far funzionare i voli di gruppo

“La domanda di voli di gruppo aziendali è in crescita da anni.” I team viaggiano insieme più spesso per eventi, incentivi e meeting internazionali. In apparenza, sembra semplice. In realtà, organizzare voli di gruppo è diventata una delle parti più complesse del viaggio.

“Prenotare un biglietto individuale è più facile che mai”, afferma Delina Keijzer, Senior Project Manager Group Travel presso ATPI. “Ma non appena si ha a che fare con dieci o più viaggiatori, si gioca secondo regole completamente diverse.”

Le compagnie aeree trattano le prenotazioni di gruppo come un mercato separato. “Nel momento in cui vengono bloccati dieci posti, il rischio commerciale per una compagnia aerea aumenta”, spiega Delina. “Ecco perché si vedono tariffe più alte, condizioni più rigide e disponibilità limitata, anche quando lo stesso volo mostra ancora molti posti online.” Periodi di opzione brevi, scadenze anticipate per i nomi e politiche diverse delle compagnie aeree non fanno che aumentare la pressione, soprattutto per le organizzazioni che non gestiscono regolarmente i viaggi di gruppo.

È anche qui che molte aziende sottovalutano l’impatto. “Quella che sembra una semplice prenotazione di volo diventa rapidamente un puzzle logistico”, afferma Delina. “I voli devono allinearsi perfettamente con trasferimenti, hotel, orari delle riunioni e programmi in loco. Un piccolo cambiamento può avere un effetto sull’intero viaggio.”

Questa fragilità è ciò che rende i viaggi di gruppo così sensibili alle interruzioni. Un volo in ritardo o cancellato non influisce solo su un viaggiatore, ma su tutti. Come dice Delina: “I clienti spesso ci dicono: ‘Vogliamo certezze, non chiamate a tarda notte perché un volo è cambiato’. Ed è perfettamente comprensibile.”

In ATPI, gli specialisti in viaggi di gruppo lavorano quotidianamente all’interno dei sistemi di gruppo delle compagnie aeree, attraverso vettori low-cost con termini di pagamento rigidi e compagnie aeree full-service con capacità di gruppo strettamente controllata. “Si tratta di sapere dove esiste ancora flessibilità, dove non esiste e come gestire il rischio senza perdere di vista il quadro generale”, afferma Delina.

Poiché le politiche di gruppo delle compagnie aeree continuano a inasprirsi, la struttura e la prevedibilità stanno diventando i veri fattori di successo nei viaggi di gruppo. Non per semplificare eccessivamente un processo complesso, ma per renderlo fattibile. E, in definitiva, per assicurarsi che i team arrivino insieme, in orario e si concentrino su ciò che sono venuti a fare.