Prenotare un viaggio da A a B e ritorno è un compito gestibile, ma cosa succede quando più viaggiatori devono volare ad A da D, H e K? E poi tornare a Y? Abbiamo cercato la competenza di un esperto di viaggi aziendali che prenota viaggi di lavoro complessi da oltre 18 anni. In questa breve guida, condividerà tutto ciò che devi sapere per mantenere un processo di prenotazione fluido e senza stress.
Qual è il viaggio o il percorso di lavoro più complesso che tu abbia mai prenotato?
“Completo più di 200 prenotazioni al mese, quindi mi imbatto in molti viaggi e percorsi diversi. Sembra pazzesco, ma a volte sono i percorsi più semplici a essere le sfide più complicate. Ha a che fare con il pacchetto completo: una rotta di volo, una tariffa interessante, risparmi consistenti e la sfida di soddisfare il più possibile le esigenze del viaggiatore. Naturalmente, ci sono percorsi che richiedono molta creatività, ma lo vedo sempre come una sfida per risolvere il puzzle nel miglior modo possibile. A volte mi imbatto anche in richieste speciali per i bagagli, ad esempio, bagagli di marinai o strumenti e attrezzature per artisti o fotografi.”
Qual è il trucco per prenotare viaggi di lavoro complessi?
“Il segreto è trovare soluzioni creative e “fuori dagli schemi”. Ad esempio, sfruttiamo tariffe speciali stipulate per ATPI Corporate Travel, partnership tra compagnie aeree – e naturalmente la nostra esperienza interna. Anche io non so tutto, quindi sono grato di poter sfruttare il nostro think tank, che, ad esempio, esamina il percorso da una prospettiva diversa, e così facendo trova soluzioni ancora più creative. I mercati, le tariffe e le condizioni in continua evoluzione ci spingono a continuare a cercare e innovare per trovare sempre le migliori soluzioni. E lo facciamo con piacere. Ciò che ieri era ancora possibile, oggi potrebbe essere un ricordo del passato.”
Come ti assicuri che una prenotazione complessa sia priva di errori?
“Fare riferimento al preventivo chiarisce come sarà il viaggio desiderato. Questa è una fase molto importante in cui imparare il più possibile sulle esigenze specifiche del viaggiatore e su cosa devi cercare. Se non fai le domande giuste, allora sicuramente sbaglierai. Inoltre, cerchiamo sempre un’alternativa per risparmiare costi e/o tempo. Sfruttando le competenze della nostra azienda, coinvolgiamo direttamente la loro creatività e un ulteriore controllo per lavorare nel modo più impeccabile possibile. Inoltre, la tecnologia ci dà accesso a controlli automatizzati che eseguono ricerche in modo ancora più accurato delle persone.”
Le esigenze dei viaggiatori stanno cambiando. Cosa hai notato a questo proposito?
“Le esigenze dei viaggiatori cambiano continuamente, alcune più di altre. Che tu voglia o meno volare con una determinata compagnia aerea, o magari hai un’allergia alla frutta secca, fino al desiderio di sederti sempre sul lato sinistro del corridoio. Questi pilastri ci guidano verso l’immagine ideale di come il viaggiatore vivrà il viaggio. Anche i viaggiatori sono diventati più indipendenti. Sanno esattamente cosa vogliono e sono anche certi di cosa vogliono e anche di cosa non vogliono. Anche la ricerca della soluzione migliore su Internet fa ormai parte di questo. Poiché molti siti web utilizzano il marketing acrobatico, per noi è una sfida fare lo stesso o addirittura trovare un’offerta di viaggio migliore.”
Quali qualità devi avere come addetto alle prenotazioni di viaggi di lavoro?
“Le capacità di comunicazione sono molto importanti. Capirsi a vicenda. Questo vale per il rapporto tra l’agente di viaggi d’affari e l’addetto alle prenotazioni (di solito la segretaria, ma a volte anche il viaggiatore). Lavorare insieme permette di dare forma all’immagine di ciò che il viaggiatore sta cercando. La creatività è una qualità che, insieme alla conoscenza del prodotto, può portare ai migliori risultati. La velocità è buona, ma la qualità è migliore. L’accuratezza della professione si traduce in viaggiatori soddisfatti che osano affidare le loro esigenze e richieste agli esperti dell’agenzia di viaggi d’affari.”
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