Massimizzare i risparmi sui costi – viaggiare in modo più intelligente e gestire il tuo programma di viaggio in modo efficace

Con Direct ATPI e ATPI Corporate Travel offriamo soluzioni su misura per le aziende a livello globale, che riducono i costi e offrono preziose informazioni sul loro programma di viaggio.

I viaggi d’affari sono essenziali per le aziende che costruiscono relazioni con i clienti ed espandono le operazioni. Tuttavia, la gestione del budget di Corporate Travel può essere impegnativa quando si bilanciano il controllo dei costi, l’esperienza dei dipendenti e le dispersioni del programma. Le aziende possono ridurre le spese di viaggio d’affari e il costo medio del viaggio, mantenendo la comodità attraverso l’implementazione di politiche strategiche, l’utilizzo della tecnologia e la gestione esperta dei viaggi.

Sebbene prenotare in anticipo e mostrare flessibilità con date e orari porti i maggiori risparmi complessivi, il nostro team di Global Partnership Manager pluripremiati di Direct ATPI è esperto nel garantire che le aziende ottengano le migliori offerte per i loro viaggi d’affari. Ecco sei strategie comprovate per il risparmio sui costi dei viaggi d’affari per garantire l’efficienza dei costi senza sacrificare un’esperienza di viaggio fluida.

1. Utilizza gli aeroporti regionali

Gli aeroporti regionali offrono un ottimo rapporto qualità-prezzo – spesso con il vantaggio aggiuntivo di meno code. Viaggiatori e travel manager dovrebbero considerare Liverpool rispetto a Manchester, o Stansted rispetto a Heathrow per ulteriori risparmi. Vale sempre la pena verificare quale potrebbe essere la differenza di costo” – Sam Davies, Direttore delle Partnership Aziendali di ATPI.

2. Assicurati che i viaggiatori prenotino in conformità con la politica e attraverso i canali corretti

Anche se sembra ovvio, è sempre un ottimo punto di partenza poiché la ‘dispersione del programma’, dove i viaggiatori prenotano al di fuori della politica o direttamente tramite i fornitori, crea problemi quando si cercano risparmi sui costi, dato che queste prenotazioni spesso non vengono registrate, rendendo difficile tracciare accuratamente la spesa totale quando è il momento di rinegoziare le tariffe delle camere per l’anno successivo. Senza una registrazione chiara, l’hotel potrebbe credere che la spesa per i viaggi d’affari sia diminuita rispetto all’anno precedente, portando potenzialmente a tariffe più elevate.

Inoltre, le prenotazioni effettuate in questo modo non sono tracciate dai fornitori di duty of care, il che può compromettere la sicurezza e il benessere dei dipendenti durante i viaggi. Per garantire trasparenza e tariffe meglio negoziate, è importante effettuare tutte le prenotazioni alberghiere attraverso i canali ufficiali, il tuo TMC o OBT, e aderire alle linee guida del programma preferito. – Shirley-Ann Soar, Global Partnerships Manager

3. Implementa uno strumento di approvazione dei viaggi (TAS) per aiutare a controllare i costi

Se puoi implementare uno strumento di approvazione dei viaggi d’affari, puoi assicurarti che la politica venga rispettata e guidare rapidamente un cambiamento di comportamento nei tuoi viaggiatori e limitare i costi. In Direct ATPI, abbiamo creato il nostro strumento per semplificare le approvazioni per i nostri clienti in modo semplice ed efficace. Questo aiuterà significativamente nel risparmio sui costi e garantirà che i viaggiatori prenotino entro i parametri raccomandati. Naturalmente, c’è spazio per le eccezioni, e avere l’approvazione a livello di manager o regionale rimuoverà anche l’onere dal travel manager. – Nick Brockbank, Global Partnerships Manager

4. Sappi cosa sta succedendo nella tua organizzazione

Incontra regolarmente le parti interessate chiave per capire quali nuovi progetti sono in programma e avranno un impatto sul programma di viaggio. Ad esempio, se il team di vendita ha appena acquisito un nuovo cliente, il che comporterà un picco nei viaggi d’affari verso una determinata destinazione, saperlo in anticipo consentirà di negoziare sconti chiave con i fornitori presso gli hotel locali preferiti e i migliori sconti aerei e offerte di rotte.

Spesso vediamo un picco nei numeri, ma capiamo il perché solo dopo, il che è troppo tardi per negoziare sconti, quindi sii proattivo. Potresti anche inviare promemoria trimestrali per prenotare i viaggi per i mesi successivi con un link al tuo TravelHub, o dettagli per chiamare. Rendi il più semplice possibile per i tuoi viaggiatori prenotare in anticipo e rimanere in linea con la politica. – Gemma Spooner, Global Partnerships Manager

5. Lavora con i tuoi fornitori durante tutto l’anno

Avere una comunicazione aperta con il tuo TMC e i fornitori è fondamentale per la tua strategia di risparmio sui costi dei viaggi d’affari. Fagli conoscere i tuoi obiettivi e le tue esigenze in modo che possano lavorare con te (e farti fare bella figura con i tuoi stakeholder!). Incentivi, formazione aggiuntiva, accordi di rotta più sostanziosi o benefici soft sono la chiave per risparmi e vantaggi, quindi coinvolgili nel tuo programma. Inoltre, possono mostrarti i risparmi sui costi o l’evitamento dei costi che ti hanno procurato, il che dimostra il loro valore e ti risparmia un lavoro! I Travel Manager sono più impegnati che mai, come per la maggior parte delle cose, ‘ci vuole un villaggio’, quindi usali. – Liz Brown, Global Partnerships Manager

6. Pianifica in modo efficace e sfrutta i premi

Evidenzia le tue compagnie aeree e hotel preferiti e assicurati che i viaggiatori si iscrivano ai loro programmi fedeltà e utilizzino i premi aziendali dei fornitori rimanendo all’interno della politica di viaggio. In questo modo, non solo li incoraggerà a prenotare fornitori preferiti, ma potranno accumulare premi più velocemente e ricevere upgrade gratuiti, riducendo al contempo il costo delle tariffe aeree o alberghiere pubblicate.

Tieni d’occhio quando questi stanno per scadere e punta a riscattarli su rotte che tendono ad avere tariffe più elevate per massimizzare anche i risparmi per la tua attività. Questo è reciprocamente vantaggioso sia per i tuoi viaggiatori che per i fornitori. Inoltre, se sei una grande organizzazione, potresti anche vedere se i tuoi fornitori preferiti offriranno incentivi aggiuntivi ai tuoi viaggiatori per garantire la fedeltà al tuo programma. Vale sempre la pena chiedere e aiuta a garantire che i viaggiatori prenotino attraverso i canali corretti anziché andare direttamente. – Dan Seymour, Global Partnerships Manager

Generare risparmi sui viaggi senza compromettere la qualità

L’implementazione di strategie di risparmio sui costi dei viaggi d’affari all’interno del tuo programma di viaggio è essenziale per massimizzare il ROI mantenendo la soddisfazione del viaggiatore. Le aziende possono ridurre significativamente le spese di viaggio senza compromettere la qualità garantendo la conformità alle politiche, implementando strumenti di approvazione, mantenendo relazioni proattive con i fornitori e educando i viaggiatori. I programmi di viaggio di maggior successo bilanciano il controllo dei costi con l’esperienza del viaggiatore, sfruttando la tecnologia e la gestione esperta dei viaggi per ottenere risultati ottimali.

Lavorare a stretto contatto con la tua Travel Management Company consente l’accesso a preziose informazioni e tariffe migliori, personalizzate per le esigenze uniche della tua organizzazione. Ricorda che l’ottimizzazione del programma di viaggio richiede una valutazione regolare. Se le aziende adottano queste strategie comprovate mantenendo una comunicazione aperta con stakeholder e fornitori, possono ottenere risparmi sostanziali sui Corporate Travel, rispettando gli obblighi di duty of care e supportando i viaggiatori nell’attuale ambiente aziendale competitivo.

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