Testare un evento con 500 ospiti nei Paesi Bassi: un promemoria del perché gli eventi dal vivo sono così importanti
Lunedì 15 febbraio 2021, Ingrid Guépin, Special Project Manager di ATPI, ha partecipato alla conferenza “Back to Live” al Beatrix Theater di Utrecht. La conferenza è stata un test di eventi dal vivo con 500 ospiti ed è stata approvata dal governo olandese. Vuoi saperne di più sull’esperienza di Ingrid? In questa breve intervista, Ingrid condivide le sue riflessioni sull’esperienza di partecipare a un evento dal vivo dopo un anno con la sua collega Maxime, Content Creator di ATPI.
[La conferenza “Back to Live” è servita come evento di prova in cui è stato ammesso un gruppo di 500 ospiti. I partecipanti sono stati inseriti in bolle separate e i movimenti e i contatti sono stati misurati utilizzando l’elettronica. Tutti i presenti erano risultati negativi al Covid-19 prima dell’evento. ]
Io [Maxime] ho chiamato Ingrid il giorno dopo che aveva partecipato a Back to Live per scoprire tutto sulla sua esperienza. Per cominciare, le ho chiesto cosa ne pensasse di partecipare come parte di una “bolla”.
“Ero in una bolla in cui ai partecipanti veniva chiesto di indossare una mascherina in ogni momento, a meno che, ovviamente, non dovessero mangiare o bere. Non dovevamo mantenere una distanza di 1,5 metri l’uno dall’altro. Anche se tutti nella mia bolla indossavano le loro mascherine all’inizio dell’evento, ho notato che una volta nella stanza è diventato più difficile per le persone aderire a questo.
L’evento è iniziato intorno all’una e mezza del pomeriggio ed è terminato intorno alle sei e mezza di sera: a volte sarebbe stato bello prendere una boccata d’aria fresca. In pratica, ovviamente, bisognava togliersi la mascherina mentre si mangiava e si beveva. Anche durante il drink di networking ho notato che molti ospiti si erano tolti la mascherina a questo punto.”
Ingrid ha elogiato la conferenza stessa, dicendo che il contenuto era ponderato, pertinente e presentato da relatori interessanti che includevano la politica Mona Keijzer, l’antropologa Jitske Kramer e il comico Dolf Jansen.
Come comico, Dolf Jansen ha sottolineato che era strano suonare per un pubblico che ride e l’interattività istantanea di un evento dal vivo è anche qualcosa con cui ho scoperto di dovermi riabituare. Non ero più abituato a incontrare persone e sentire reazioni a, per esempio, commenti o battute. Nell’ultimo anno sono stato seduto da solo dietro il mio portatile ad ascoltare webinar!
Ho anche notato che all’inizio dell’evento ho dovuto adattarmi al fatto che non dovevo mantenere una distanza. Anche se la “vecchia normalità” sembrava un po’ strana all’inizio, devo dire che è stata anche data per scontata molto rapidamente.
L’esperienza mi ha ricordato perché gli eventi dal vivo sono così importanti. La loro forza risiede davvero nell’interazione che è possibile, in quanto ti fa sentire parte di una comunità. Era un ritorno al live, ma anche un ritorno alla realtà.”
Come vede Ingrid il futuro degli eventi?
“Ho una visione davvero positiva del futuro. Dobbiamo solo essere pazienti. Siamo nel mezzo di una transizione, in cui è importante guardare a ciò che è possibile invece di enfatizzare ciò che non è possibile.”
Infine, su quali aspetti degli eventi ci si concentrerà in futuro?
“Penso che l’attenzione dovrebbe essere sulla comunicazione. Fate sapere agli ospiti a che punto sono e cosa aspettarsi. Siate chiari prima, durante e dopo l’evento. Dalle linee guida Covid-19 alle informazioni sul programma, la comunicazione è davvero fondamentale. Quando comunicate chiaramente con i vostri ospiti, si sentono anche al sicuro e faranno il passo fisico per andare al vostro evento.”
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