Con oltre 8.000 dipendenti altamente qualificati, che operano su oltre 60 impianti di perforazione in 16 paesi, Seadrill trivella ed estrae petrolio e gas per molte delle principali società energetiche del mondo. Seadrill si concentra in particolare sugli ambienti difficili e sui giacimenti di energia in acque profonde. Il fatturato di Seadrill nel 2013 è stato di 5,3 miliardi di dollari USA e la società è quotata alle borse di New York e Oslo.
La sfida
Quando ATPI Energy Travel è stata nominata TMC globale di Seadrill, è stato rapidamente identificato che ogni regione operativa (Atlantico settentrionale, Golfo del Messico, Brasile, Africa occidentale, Asia Pacifico e Medio Oriente) e la sua sede centrale di Londra prenotavano i propri hotel preferiti locali.
Gli hotel coltivavano queste relazioni locali e, a sua volta, la prenotazione di hotel è diventata parte delle attività quotidiane delle persone.
Operare a livello locale, con processi di prenotazione diversi, significava che non esisteva un metodo consolidato per misurare il valore o identificare le opportunità. Di conseguenza, era ovvio che la considerevole spesa alberghiera di Seadrill fosse molto frammentata, il che ne indeboliva il potere di negoziazione con i fornitori. L’ottenimento di tariffe e vantaggi preferenziali era focalizzato sui singoli hotel (piuttosto che sulla copertura globale) e spesso dipendeva da relazioni personali. Oltre a questo, dal punto di vista dell’obbligo di diligenza, Seadrill si è resa conto che avrebbe potuto monitorare meglio la posizione dei propri dipendenti se le prenotazioni fossero state effettuate tramite un programma obbligatorio.
La soluzione
Come parte del processo di valutazione della situazione attuale, ATPI Marine & Energy ha intrapreso uno studio di due settimane sulla spesa alberghiera totale di Seadrill utilizzando dati estratti dalle note spese dei dipendenti e dalle informazioni sulle prenotazioni. Questo ha dimostrato che nella maggior parte delle località, il personale soggiornava in una vasta gamma di hotel con tariffe variabili. Le tariffe elevate delle camere riflettevano la scarsa disponibilità, nonché le preferenze per opzioni più lussuose.
Analizzando i miglioramenti, ATPI Marine & Energy ha identificato che si sarebbero potuti risparmiare oltre 500.000 dollari USA all’anno consolidando la spesa in un numero inferiore di hotel e facendo partecipare gli hotel stessi a un processo di approvvigionamento globale.
Lavorando a stretto contatto con i dipendenti a livello globale, ATPI Marine & Energy ha definito i requisiti di Seadrill in tre categorie di viaggiatori che soggiornavano in hotel. Il numero previsto di pernottamenti per località e per categoria di viaggiatore è stato calcolato utilizzando le informazioni sulle prenotazioni dell’anno precedente. Sono state identificate fonti di valore, come WiFi, colazione e trasferimenti da e per l’hotel, piuttosto che solo le tariffe delle camere.
In seguito a quanto sopra, ATPI Marine & Energy ha utilizzato la sua conoscenza e il suo inventario di oltre 500.000 hotel per formare un elenco di hotel target per ogni area di codice postale ritenuta idonea per negoziare le tariffe di Seadrill.
Gli hotel sono stati invitati a presentare offerte e sono stati resi consapevoli della loro concorrenza. Per garantire che gli hotel riconoscessero il valore di essere un partner preferito di Seadrill, sono state condivise con loro informazioni di gestione (MI) che includevano previsioni e pernottamenti necessari nelle aree di codice postale pertinenti.
Il processo di approvvigionamento comprendeva varie fasi di offerta, con l’ultima fase che invitava gli hotel a offrire l’esclusività nella loro area locale. Oltre alle migliori tariffe di valore, Seadrill si è anche assicurata una combinazione di allocazione
e disponibilità dell’ultima camera, fondamentale per le loro sedi più importanti.
Seadrill ha anche beneficiato delle tariffe e degli hotel approvati del gruppo ATPI. Disponibili per tutti i clienti del gruppo ATPI, questi hanno integrato le tariffe proprie di Seadrill aumentando il numero di tariffe negoziate. Continuano a offrire vantaggi quando si viaggia verso nuove destinazioni non ancora incluse nel programma globale.
Nel 2014, Seadrill ha introdotto la sua politica alberghiera in tutto il mondo con un obiettivo di risparmio di 500.000 dollari: questo ha fissato le soglie delle tariffe delle camere e ha imposto l’uso di ATPI Marine & Energy per tutte le prenotazioni alberghiere. In un mondo di cambiamenti geopolitici e con una forza lavoro in costante viaggio, il programma alberghiero globale ha migliorato la capacità di Seadrill di sapere dove si trovano i dipendenti quando si verificano eventi imprevisti e, dal punto di vista dell’obbligo di diligenza, questa conoscenza è spesso più preziosa dei risparmi ottenuti.
Il risultato
Consolidando il programma alberghiero di Seadrill e utilizzando un sistema alberghiero su misura per identificare le opportunità, ATPI Marine & Energy ha migliorato in modo proattivo i risparmi sui costi mese dopo mese. Solo nel primo trimestre del 2014, Seadrill ha risparmiato 224.000 dollari USA (7%), rispetto ai costi di alloggio per le stesse località un anno prima. Seadrill ha ora rivisto il suo obiettivo di risparmio annuale per il 2014 da 500.000 a 1.000.000 di dollari USA.
Abbiamo rivisto le nostre aspettative di risparmio sugli hotel da 500.000 a 1 milione di dollari USA per il 2014 dopo le eccellenti prestazioni di risparmio di ATPI nel primo trimestre.
Neil Cooper, direttore della catena di approvvigionamento globale di Seadrill
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