Airswiftfornisce soluzioni internazionali per la forza lavoro nei settori dell’energia, dei processi e delle infrastrutture. Con una storia che risale al 1979, Airswift è il risultato della fusione di Air Energi e Swift Worldwide Resources nel 2016.
Leader mondiale nel suo settore, Airswift impiega oltre 800 dipendenti e 6.000 appaltatori che operano in oltre 60 paesi. Il loro personale è supportato da tre super hub a Houston, Manchester e Singapore.
La natura dei viaggi di Airswift è globale e circa il 60% della loro forza lavoro viaggia per affari. I viaggiatori includono appaltatori e il loro personale, la maggior parte dei quali prenota i propri viaggi, mentre i responsabili delle prenotazioni gestiscono i viaggi dei dipendenti di livello C.
La sfida
ATPI ha servito sia Air Energi che Swift Worldwide Resources per un certo numero di anni in varie località, tra cui Regno Unito, Dubai, Canada e Asia. Dopo che le società si sono fuse per formare Airswift, nel 2017 è stato nominato un nuovo responsabile degli acquisti, che ha identificato i viaggi e le spese come un settore chiave di interesse nel 2018.
Airswift ha deciso di procedere con un consolidamento globale di tutti i suoi viaggi attraverso un’unica società di gestione dei viaggi (TMC).
La motivazione principale era una maggiore visibilità, controllo e conformità a livello globale, con ulteriori fattori trainanti tra cui una maggiore produttività e adozione online, nonché processi di sicurezza più solidi per adempiere agli obblighi di diligenza.
Poiché ATPI Energy Travel gestiva già i viaggi di Airswift in diverse località, è stata selezionata per gestire i viaggi a livello globale. La natura globale del progetto ha fatto sì che non fosse privo di complessità.
I viaggi in diverse sedi di Airswift erano storicamente non gestiti, pertanto educare i responsabili delle prenotazioni e i viaggiatori sui nuovi processi era fondamentale.
La soluzione
È stato concordato un piano di progetto globale tra Airswift e ATPI Marine & Energy. A causa delle dimensioni e della natura globale del progetto, è stato concordato che l’account sarebbe stato re-implementato o implementato a seconda della località, adottando un approccio ‘hubbed’ e graduale. A seconda del paese e dei requisiti locali, il corso d’azione è stato diverso; in alcune località il servizio online è stato avviato per primo, mentre in altri paesi il servizio offline è stato il percorso iniziale. Anche la gradualità degli appaltatori e del personale di Airswift è stata diversa a seconda delle località.
L’implementazione del servizio offline è stata estremamente rapida, soprattutto negli Stati Uniti e a Singapore, dove il processo ha richiesto meno di quattro settimane. Questa implementazione efficiente è stata resa possibile da una combinazione vincente del mandato globale di Airswift di consolidare tutti i viaggi e della flessibilità di ATPI Marine & Energy.
Inoltre, la ricchezza di esperienza apportata al progetto dal team di implementazione globale di ATPI Marine & Energy e dai suoi team di supporto locali ha fatto sì che il progetto rispettasse le sue rigide scadenze.
Il servizio online è seguito negli Stati Uniti e a Singapore, con l’implementazione di uno strumento di prenotazione online (OBT) per le prenotazioni di voli, hotel e treni. L’OBT è accessibile tramite ATPI TravelHubTM, una dashboard di viaggio all-in-one che si collega anche a ATPI Traveller Tracking SystemTM, tramite single sign on. Lo strumento di tracciamento dei viaggiatori garantisce che Airswift rispetti i suoi obblighi di diligenza e abbia visibilità dei suoi viaggiatori a livello globale.
Un ulteriore obiettivo per Airswift nel 2018 era la produttività, pertanto migliorare i processi relativi ai viaggi e all’esperienza dei viaggiatori era fondamentale. Un modo in cui ciò è stato ottenuto è stato attraverso lo strumento di prenotazione online configurato con l’approvazione pre-viaggio e l’acquisizione di informazioni chiave, come i centri di costo.
Ciò ha consentito ad Airswift di implementare una soluzione di pagamento con carta, utilizzando carte lodge e virtuali. Ciò significa ora che tutti i viaggi vengono saldati centralmente in anticipo e i dipendenti non devono più presentare note spese o saldare il conto dell’hotel alla partenza.
La produttività è stata ulteriormente incrementata dall’adozione dell’OBT, poiché lo strumento ha semplificato il processo di prenotazione dei viaggi per i dipendenti che viaggiano verso uno qualsiasi degli uffici globali di Airswift. Ad esempio, prima di lavorare con ATPI Marine & Energy, un dipendente di Airswift contattava l’ufficio nella località prescelta e chiedeva loro di prenotare e gestire la propria sistemazione.
Ora, il viaggiatore accede all’OBT e seleziona l’ufficio Airswift prescelto da un elenco a discesa, che quindi fornisce un elenco di hotel pertinenti che offrono tariffe pre-negoziate.
Il risultato
Il consolidamento globale ha avuto successo, con Europa e Africa, APAC, Medio Oriente e Nord America tutti implementati entro 6 mesi. La relazione è gestita dal Regno Unito da un Global Account Manager e supportata da un rappresentante di ATPI Marine & Energy in ogni paese. Airswift ora ha una maggiore visibilità della spesa, un maggiore controllo sui viaggi globali e una maggiore conformità in materia di diligenza. I futuri sviluppi della partnership non faranno altro che rafforzare i risultati, con il prossimo passo che sarà l’implementazione del servizio offline nella regione del Commonwealth degli Stati Indipendenti (CSI).
Come per qualsiasi progetto di queste dimensioni, ci sono stati problemi iniziali e sfide tecnologiche locali lungo il percorso. Tuttavia, la gestione proattiva dell’account e il mandato globale pratico di Airswift hanno portato alla creazione di una partnership di supporto tra Airswift e ATPI Marine & Energy, ottenendo il consolidamento globale.
ATPI ci ha permesso di allineare i valori di Airswift al programma di viaggio su scala globale, fornendo trasparenza delle transazioni di viaggio, guidando l’innovazione attraverso soluzioni tecnologiche e, soprattutto, garantendo la sicurezza dei nostri dipendenti e appaltatori. Accanto a questo c’è stato il costante supporto del team di gestione degli account ATPI da tutto il mondo in ogni fase del percorso.
James Lloyd – responsabile degli acquisti del gruppo
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