Il nostro cliente fornisce assicurazioni sulla proprietà commerciale e soluzioni di continuità aziendale. L’organizzazione ha uffici in 20 paesi in Europa e Asia, oltre che in Australia e negli Stati Uniti. La sua sede centrale europea si trova nel Regno Unito, dove ha diverse sedi.
Nel gennaio 2013, ATPI Corporate Travel si è aggiudicata il contratto di gestione dei viaggi per l’attività nel Regno Unito. Tre mesi dopo il contratto è stato esteso per coprire Belgio, Germania, Svezia, Paesi Bassi, Italia, Spagna e Francia.
Con uffici in così tanti paesi, l’azienda aveva precedentemente lavorato con diverse società di gestione dei viaggi (TMC) in tutta Europa. Di conseguenza, c’era una mancanza di informazioni di gestione consolidate (MI) con cui migliorare l’efficienza della gestione dei viaggi, il potere d’acquisto non era ottimizzato e la gestione dei viaggiatori variava a seconda della TMC.
L’azienda è stata attratta dalla solida rete di uffici europei di ATPI Corporate Travel, dalla sua esperienza nella gestione della sicurezza dei viaggiatori e dalla sua capacità unica di trovare tariffe globali.
La sfida
Sebbene l’operazione nel Regno Unito non stesse attualmente sperimentando una forte gestione degli account dalla sua TMC esistente, il supporto per il passaggio a una nuova TMC coerente non era universale. La Germania, ad esempio, aveva goduto di una stretta collaborazione con il suo fornitore esistente.
Di conseguenza, la costruzione di relazioni è stata particolarmente importante sia prima che dopo la fase di implementazione per garantire che il massimo supporto e comprensione congiunti fossero applicati per raggiungere un nuovo approccio di partnership alla gestione dei viaggi.
La soluzione
Non appena il contratto è stato concordato, il Global Implementation Team di ATPI Corporate Travel ha iniziato a sviluppare un processo strutturato e coerente per ogni paese, garantendo così una transizione senza interruzioni alla data di ‘go live’.
Ciò includeva la raccolta di dati, la comprensione di informazioni come la politica di viaggio, i profili, i programmi alberghieri e, particolarmente rilevante per l’azienda in quanto specialista in rischi assicurativi, un’analisi dell’approccio al rischio nei diversi paesi.
Attraverso un approccio consultivo diretto tra i referenti chiave di ATPI Corporate Travel e le controparti dei clienti in ogni paese, ATPI Corporate Travel ha acquisito una comprensione dei mercati e delle strategie locali. Ciò ha contribuito a pianificare l’implementazione senza imporre soluzioni identiche a ogni paese e ha garantito che il processo tenesse conto delle diverse sfide.
Per ogni nuovo ufficio in Europa, è stato organizzato un open day come introduzione ad ATPI Corporate Travel; i responsabili delle prenotazioni hanno potuto incontrare i loro consulenti di viaggio, i team Passaporti & Visti e ricevere un pacchetto di benvenuto che includeva i dettagli di contatto chiave e le guide per i responsabili delle prenotazioni nella loro lingua locale.
Il risultato
In un sondaggio tra i clienti quattro mesi dopo la data di entrata in funzione, il 100% degli intervistati negli otto paesi europei ha affermato che l’implementazione era ‘come previsto’ o ‘superava le aspettative’. Nel Regno Unito, il 100% dei dipendenti intervistati ha dichiarato che ‘superava le aspettative’ e tutte le parti interessate hanno concordato che il processo di implementazione aveva soddisfatto con successo il brief originale.
Per quanto riguarda la MI, ATPI Corporate Travel fornisce questo mensilmente, da tutte le otto sedi servite in Europa – questo funziona anche in collaborazione con le altre TMC dei clienti negli Stati Uniti e in Canada – al fine di consolidare tutti i dati e formare una panoramica globale accurata.
La formazione ‘ad accesso diretto’ gratuita consente inoltre al cliente di accedere completamente per recuperare ulteriori report personalizzati su misura per ogni esigenza dipartimentale secondo necessità.
Inoltre, ATPI Corporate Travel collabora a stretto contatto con la società di gestione del rischio preferita dai clienti con sede negli Stati Uniti per garantire che un trasferimento di dati accurato e pulito sia fornito quotidianamente su tutti i viaggiatori, le località, i mezzi di trasporto e i dettagli di contatto aggiornati dei viaggiatori.
ATPI Corporate Travel monitora la conformità alla politica di viaggio per garantire che le restrizioni sul numero di viaggiatori per volo siano registrate prima e dopo l’emissione dei biglietti e che vengano intraprese le azioni appropriate ove richiesto.
ATPI Corporate Travel inoltre riceve e gestisce un rapporto settimanale globale sul livello di rischio dei paesi identificando i paesi che richiedono l’approvazione pre-viaggio per destinazioni predeterminate a rischio medio/alto.
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