ATPI Events è un punto di svolta nell’organizzazione di programmi di ospitalità ed esperienze indimenticabili per gli ospiti in occasione di importanti eventi sportivi come le Olimpiadi, The Ocean Race e le competizioni UEFA, come l’ambita Champions League. Con sedici anni di eccellenza costante, ATPI è pronta a offrire un’altra performance impeccabile alla finale di Champions League 2023 a Istanbul il 10 giugno. Abbiamo incontrato John Bergmann, Commercial Head Corporate & Sports Events di ATPI, per scoprire i retroscena delle sfide legate all’organizzazione di un evento così spettacolare.
“Quando si tratta della finale di Champions League, la nostra priorità principale è trovare gli hotel perfetti”, afferma Bergmann. “Ma questa è solo la punta dell’iceberg. Dobbiamo anche considerare la logistica della città: Istanbul, ad esempio, ha più aeroporti e il traffico può essere un vero problema. Lavoriamo a stretto contatto con i nostri clienti per determinare le loro esigenze, preferenze e priorità. Vogliono essere al centro dell’azione o più vicini allo stadio? Queste sono solo alcune delle domande che affrontiamo per garantire un’esperienza memorabile e senza stress per tutti i soggetti coinvolti.”
Piani di costruzione
ATPI sa che, quando si tratta della finale di Champions League, i giocatori e i funzionari sono essenzialmente visitatori in un paese straniero, soprattutto quando si tratta di una destinazione come Istanbul, con la sua cultura e le sue tradizioni uniche. “Anche se la posta in gioco è alta, rispettiamo sempre la cultura e le regole locali”, afferma Bergmann. “Istanbul è molto diversa da città come Monaco o Madrid, quindi ci sono alcune sfide uniche che dobbiamo affrontare.”
Una delle maggiori sfide che ATPI deve affrontare quest’anno è la sicurezza, soprattutto alla luce dei recenti attentati e terremoti che hanno scosso il paese. “Stiamo prendendo tutte le precauzioni possibili per garantire la sicurezza dei nostri ospiti e del nostro personale”, afferma Bergmann. “Stiamo persino richiedendo i piani di costruzione degli hotel, cosa che non avevamo mai dovuto fare prima. Vogliamo assicurarci che ogni aspetto del viaggio sia il più sicuro possibile e questa è la nostra priorità numero uno quest’anno.” In ATPI, la sicurezza viene sempre al primo posto.
Comunicare con gli ospiti
L’anno scorso a Parigi, ATPI ha dovuto affrontare una situazione fuori dal suo controllo durante la finale di Champions League. Migliaia di visitatori sono stati fermati fuori dallo stadio, alcuni sostenitori hanno persino cercato di scavalcare le recinzioni e la polizia ha dovuto intervenire. Bergmann ricorda l’intensità della situazione: “È stata una scena caotica, ma in quei momenti abbiamo dovuto farci avanti e gestire la situazione. La comunicazione è stata la chiave del nostro successo.”
Ed è qui che sono entrati in gioco gli strumenti di comunicazione digitale di ATPI. L’azienda ha investito molto negli strumenti digitali negli ultimi anni e uno degli strumenti più preziosi che ha sviluppato è un’app che può essere personalizzata per adattarsi all’identità aziendale dei propri clienti.
L’app consente ai clienti di invitare i propri ospiti e agli ospiti di registrarsi, semplificando le prenotazioni alberghiere e tenendo traccia dei dettagli dell’evento. “L’app è pratica in quanto ci fornisce i dati necessari per le prenotazioni alberghiere”, afferma Bergmann. “Ma fornisce anche agli ospiti dettagli importanti come gli indirizzi degli hotel e i codici di abbigliamento per eventi specifici.”
A Parigi, l’app per eventi si è rivelata un’ancora di salvezza. Con la situazione caotica fuori dallo stadio, è stato fondamentale tenere gli ospiti informati e aggiornati sugli ultimi sviluppi. “Abbiamo lavorato a stretto contatto con l’agenzia di sicurezza locale per fornire aggiornamenti tempestivi ai nostri ospiti”, afferma Bergmann. “Abbiamo persino inviato una notifica push a tutti gli ospiti avvisandoli di rimanere seduti per mezz’ora dopo la partita per motivi specifici.” Grazie all’app, ATPI è stata in grado di contattare privatamente i singoli ospiti e inviare messaggi a tutti gli ospiti contemporaneamente. L’annuncio sulla sicurezza ha avuto successo e ha contribuito a tenere tutti informati durante la situazione tumultuosa.
Esperienza
L’app per eventi di ATPI non riguarda solo gli aspetti pratici, ma è anche progettata per portare l’esperienza degli ospiti a un livello superiore. Immagina di ricevere un messaggio personalizzato da un ex pilota di Formula 1, che ti saluta per nome e ti entusiasma per l’evento imminente: questo è esattamente ciò che offre l’app. È un piccolo tocco, ma fa molto per migliorare l’esperienza degli ospiti. E non è tutto. L’app offre anche quiz e sondaggi, offrendo agli ospiti l’opportunità di condividere i propri pensieri e feedback. È facoltativo, ma il tasso di risposta è impressionante. I sondaggi completati sono molto apprezzati dagli organizzatori in quanto aiutano a migliorare l’evento per il prossimo anno. È una situazione vantaggiosa per tutti.
Contatto personale
ATPI comprende che, sebbene la comunicazione digitale sia conveniente, c’è ancora un valore significativo nell’elemento umano.
Anche se molti ospiti hanno già fatto viaggi simili, ATPI continua a valorizzare il contatto personale. Danno la priorità al rispetto delle linee guida del cliente in merito alla lingua, all’abbigliamento e persino al colore dello smalto. Inoltre, pongono grande enfasi sulla fornitura di un’eccellente comunicazione digitale. Tuttavia, se un ospite segnala un problema con la chiave della sua camera d’albergo, capiscono che avere un dipendente che lo risolva pazientemente può essere più significativo del semplice invio di un messaggio.
L’impegno di ATPI per il contatto personale si estende al proprio personale durante il viaggio. Si assicurano sempre che qualcuno sia disponibile ad ascoltare i propri dipendenti e ad affrontare eventuali preoccupazioni che possano avere. Ad esempio, durante l’evento di Parigi, ci sono state critiche sul numero limitato di biglietti per i club e sul gran numero per gli sponsor. Per affrontare questo problema, i dipendenti di ATPI si sono vestiti con abiti da sponsor e hanno aspettato il loro arrivo all’aeroporto o alla stazione ferroviaria. Tuttavia, questo a volte ha causato tensione tra i sostenitori. In tali situazioni, il dipendente chiamava per chiedere assistenza e ATPI si adoperava per risolvere il problema. Questa opportunità di intervenire è fondamentale e ATPI la valorizza molto.
Sebbene ATPI riconosca il valore della comunicazione digitale, comprende anche l’importanza di fornire un tocco umano. Credono che trovare un equilibrio tra i due sia essenziale. La connessione personale che il loro personale crea con i loro ospiti garantisce che le loro esigenze siano soddisfatte e che vivano un’esperienza memorabile.
Briefing completo
L’attesa è palpabile mentre il team ATPI si prepara per l’attesissima finale di Champions League a Istanbul. L’irrequietezza si è impadronita mentre il team si prepara a intraprendere un altro viaggio impegnativo ma esilarante. Per garantire che tutti siano sulla stessa lunghezza d’onda, prima della partenza viene tenuto in ufficio un briefing completo, con la partecipazione obbligatoria di tutti. Nonostante i diversi livelli di esperienza tra i partecipanti, dalle reclute ai veterani di 16 anni, il briefing è un passo fondamentale nel processo. Non solo aiuta ad allineare gli sforzi di tutti, ma consente anche agli ospiti di entrare in contatto con volti familiari al loro arrivo.
Con anni di esperienza alle spalle e capacità di comunicazione digitale all’avanguardia, ATPI è fiduciosa nella propria capacità di offrire un altro evento di successo. Il team non vede l’ora di intraprendere il prossimo viaggio a Istanbul con entusiasmo, sapendo che i loro meticolosi preparativi daranno i loro frutti. Secondo Bergmann, il team è ora ansioso di partecipare all’evento, avendo messo a punto ogni aspetto e modificato gli script per garantire che nulla sia lasciato al caso. Sono pienamente preparati per qualsiasi sfida possa sorgere e sono pronti a fornire un’esperienza senza interruzioni a tutti i partecipanti.
Skip to content
