Savita Oil Technologies Limited è un’azienda leader specializzata nel settore petrolifero, un marchio affidabile e ben noto in India. Il suo gruppo di produzione di specialità petrolifere ha recentemente lanciato una vasta gamma di lubrificanti per autoveicoli e industriali con il marchio Savsol, per soddisfare un pubblico crescente di clienti attenti alla qualità.
La sfida
Con sede a Mumbai, Savita Oil ha invitato importanti società di eventi di tutta la città a presentare preventivi per assistere 160 dipendenti provenienti da quattro aree metropolitane, Mumbai, Nuova Delhi, Chennai e Kolkata, in una destinazione fuori dal paese per il lancio di un nuovo prodotto.
L’esigenza era quella di trovare una sede interessante per il lancio del prodotto, poiché l’azienda mirava a rivolgersi a un pubblico più ampio. Oltre a presentare il lancio del prodotto, l’azienda voleva evidenziare le caratteristiche e i vantaggi del prodotto attraverso un nuovo spot televisivo da presentare contemporaneamente.
Savita Oil era alla ricerca di un team intraprendente che suggerisse opzioni di sedi pertinenti, per un soggiorno di tre notti in una località straniera, organizzasse la logistica
per tutti i dipendenti provenienti dalle quattro principali aree metropolitane del paese e gestisse il lancio del prodotto dall’inizio alla fine.
La soluzione
In qualità di società di eventi scelta per Savita Oil, ATPI Corporate Eventsha eseguito efficacemente l’evento, dai piani concettuali e dalla ricerca della destinazione alla gestione in loco. A Savita Oil è stata presentata una scelta di destinazioni tra Singapore, Grecia e Turchia e l’azienda ha deciso di optare per Istanbul, in Turchia.
ATPI Corporate Events ha formulato raccomandazioni strategiche per migliorare l’evento e ha offerto un’esperienza vincente. Inoltre, il team ha anche aiutato il cliente con l’allestimento e la logistica, la pre-registrazione e la registrazione, la gestione dei delegati in viaggio da e verso tutto il paese.
Uno dei maggiori ostacoli superati è stato nel settore dei biglietti e dei visti. La maggior parte dei delegati per l’evento proveniva da varie città di livello 2 e livello 3 del paese. Sarebbe stato un compito enorme raccogliere tutti i documenti dei delegati per la procedura del visto. Tuttavia, l’elaborazione del visto si è rivelata un affare senza intoppi, grazie alla piena collaborazione del Consolato Generale di Turchia che ha contribuito a facilitare la situazione.
Tutte le richieste di alloggio e trasporto, i requisiti audio/video, cibo e bevande, materiale per i delegati e articoli da regalo, la generazione di temi e il branding, l’intrattenimento, la definizione del budget e la contabilità sono stati eseguiti senza intoppi. L’evento è consistito in workshop e in una mostra, che è stata realizzata senza intoppi.
Per coordinare la logistica, ATPI Corporate Events ha fatto in modo che ogni dipendente proveniente dalle quattro aree metropolitane fosse accompagnato da un membro del team MICE per garantire un’ingegneria coerente.
L’evento è consistito in una conferenza di un giorno che comprendeva workshop, sessioni plenarie e parallele. È stato seguito dal grande lancio del prodotto e dalla presentazione dello spot televisivo. Infine, sono state incluse attività turistiche e ricreative come evento di un’intera giornata alle Isole dei Principi, nell’ultima tappa del tour. Il team di ATPI Corporate Events ha inoltre assicurato una serata di gala di successo al Gar Muzikhol e una crociera costellata di stelle sullo stretto del Bosforo.
Il risultato
Il team di Savita Oil ha salutato il lancio del prodotto con ATPI Corporate Events “come se avesse superato tutte le aspettative”. Il team di ATPI Corporate Events è stato acclamato da Savita Oil per aver aiutato l’azienda a presentare messaggi chiave in un ambiente esclusivo con un’esperienza più grande della vita. Lavorando su una piattaforma di successo, ATPI Corporate Events ha garantito un evento produttivo per Savita Oil.
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