La flotte Ponant est gérée par l’agence de manning Uvea Marine Services (UMS), qui s’occupe de tous les membres d’équipage à bord. Le siège social de Ponant est situé à Marseille, où une équipe de responsables d’équipage supervise l’ensemble du personnel opérationnel, technique et hôtelier à bord. La variété des services de divertissement proposés à bord des croisières Ponant nécessite une équipe importante d’équipage pour chaque voyage, avec des équipages opérationnels, techniques et de divertissement gérés chacun par une équipe dédiée de responsables d’équipage.
Bien que tous les yachts de Ponant opèrent sous pavillon français, l’organisation dispose d’un équipage composé de plus de 25 nationalités différentes. Pour faire face à la complexité d’une équipe aussi diversifiée et gérer les salaires, les formations et les plannings, Ponant a mis en place Adonis Personnel Manager (APM).
Le défi
Les plans de croissance de Ponant exigeaient la création d’un programme de voyage robuste et évolutif, capable de supporter les contraintes liées à l’augmentation du nombre de voyages. C’était une excellente occasion d’améliorer l’efficacité du processus de réservation de voyages de Ponant, dans lequel les équipes de gestion des équipages organisaient les voyages avec deux sociétés de gestion de voyages différentes (TMC).
La flotte de bateaux de croisière de Ponant devant passer de 9 à 12 au cours des deux prochaines années, le volume des voyages d’équipage devrait également augmenter de 111 %, passant de 6 000 transactions par an en 2019 à une estimation de 12 500 en 2021. Par conséquent, la réduction du temps et de l’argent consacrés aux déplacements des équipages était une priorité absolue pour Ponant.
Améliorer l’organisation des voyages des équipages en prévision de l’augmentation des volumes, sans avoir à employer davantage de personnel dans les équipes d’équipage ou de gestion des voyages.
Optimiser les coûts afin que l’augmentation des volumes ne se traduise pas par une augmentation similaire des dépenses totales de voyage.
La solution
Afin d’obtenir une plus grande efficacité et des réductions de coûts, Ponant a fait appel à ATPI Yacht Travel pour l’aider à concevoir un flux de travail de voyage pour l’équipage plus efficace (via ATPI CrewLink), à générer des économies de coûts plus directes (via Global Faring d’ATPI), et à fournir une visibilité des dépenses de voyage afin de mettre en évidence les possibilités de réduction des coûts (via ATPI Analytics).
Afin de développer un processus de gestion des voyages plus efficace, ATPI a collaboré avec Adonis pour créer une intégration transparente entre ATPI CrewLink et APM – une solution qui combine le meilleur des deux systèmes de gestion, guidée par les principes d’ATPI et d’Adonis, « Offrir ce qui compte vraiment » et « Faire ce que vous faites le mieux ».
Adonis a veillé à ce que la planification des voyages soit facile et à ce que les données correctes soient générées dans APM, prêtes à soumettre une demande de voyage à ATPI CrewLink dans le bon format. En retour, ATPI CrewLink gère l’ensemble du cycle de réservation de voyage.
Adonis a intégré ATPI CrewLink dans son logiciel, de sorte que toutes les communications concernant les réservations de voyage de Ponant soient traitées, sans aucune infrastructure informatique supplémentaire requise, ce qui permet aux utilisateurs de Ponant de gérer facilement leurs réservations de voyage depuis leur écran APM.
Ce flux de travail intégré facilite un processus de réservation de voyage plus efficace, plus fiable et plus précis, en éliminant la communication manuelle et toute possibilité d’erreur humaine. Ainsi, les responsables d’équipage de Ponant peuvent désormais prendre le contrôle de chaque réservation, tout en consacrant plus de temps à d’autres tâches importantes lors de l’organisation d’une escale.
L’intégration des systèmes de gestion des voyages et du personnel a permis une plus grande coopération entre les chefs d’équipage de Ponant et leurs collègues, permettant une meilleure gestion du temps et une meilleure communication concernant le statut en direct de chaque rotation.
Avant l’intégration entre ATPI CrewLink et Adonis, nous devions chercher à divers endroits pour trouver les informations sur les voyageurs et la planification, ce qui prenait beaucoup de temps. Désormais, tout est regroupé en un seul endroit. Toutes les réservations et tous les arrangements peuvent être suivis et nous n’avons plus besoin de chercher dans nos boîtes de réception pour trouver des confirmations. Nous sommes incroyablement satisfaits de l’ensemble du système!
Ponant
Le résultat
Les nouveaux processus et technologies ont permis à Ponant de gérer avec succès des volumes de voyage accrus avec moins de ressources.
Le temps consacré à la gestion des déplacements des équipages en service et hors service a considérablement diminué et les processus sont devenus beaucoup plus fiables, améliorant ainsi la précision des données relatives aux déplacements et des informations de gestion.
Les nouveaux processus ont connu un tel succès que Ponant les a étendus au-delà de la réservation des vols, à l’organisation de l’hébergement.
L’intégration d’ATPI CrewLink et d’Adonis a transformé notre façon de travailler pour le mieux. Nous avons certainement gagné en efficacité en termes de gestion des déplacements des équipages, car nous n’avons plus besoin de copier et de transférer plusieurs fois les données personnelles des équipages. Tout est désormais géré au sein d’ATPI CrewLink et d’Adonis, ce qui signifie que les fautes de frappe et les erreurs appartiennent désormais au passé et que l’ensemble du processus de réservation a été réduit à 3 ou 4 clics.
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