Soutenir les réservations de voyage spécialisées de TUI cruises

Le client

TUI Cruises, une compagnie de croisières allemande de premier plan basée à Hambourg, fonctionne comme une coentreprise entre TUI AG et Royal Caribbean Cruises Ltd. TUI Cruises est réputée pour ses marques : Mein Schiff, spécialisée dans les croisières contemporaines du segment premium, et Hapag-Lloyd Cruises, leader des croisières de luxe et d’expédition sur les marchés germanophones. La gestion des demandes de réservation de voyage pour les groupes de participants spéciaux non-passagers de TUI Cruises présentait des défis uniques, les amenant à s’associer avec l’équipe d’ATPI à Hambourg.

Besoins de voyage

Bien que les arrangements de voyage pour tous les passagers soient gérés en interne, la gestion des voyages vers et depuis les ports de croisière pour les participants spéciaux tels que les artistes invités, conférenciers, pasteurs, scientifiques et médecins nécessitait une approche nuancée. La flexibilité, les exigences complexes en matière de bagages pour l’équipement et les ajustements immédiats étaient cruciaux pour garantir que ce personnel clé puisse remplir ses fonctions à bord.

Défis et facteurs motivant l’embauche d’ATPI

TUI Cruises a fait appel à l’expertise d’ATPI pour gérer ses réservations de voyage spécialisées. Les principaux facteurs motivant ce partenariat étaient l’expertise du département loisirs d’ATPI, la disponibilité de spécialistes dédiés et un portefeuille élargi.

Le projet présentait plusieurs complexités, notamment la gestion des bagages liés à la sécurité et surdimensionnés, l’adaptation aux changements de dernière minute, la gestion des voyages de groupe ainsi que des arrangements individuels, et la fourniture de flexibilité avec des horaires changeants et la disponibilité des participants. Ces défis nécessitaient un partenaire ayant une compréhension approfondie de l’industrie des croisières et la flexibilité de s’adapter rapidement.

Solution fournie par ATPI

La solution d’ATPI impliquait une compréhension globale des exigences spécifiques de TUI Cruises et une communication efficace pour gérer les exigences XBAG et autres détails logistiques. Leur approche des arrangements flexibles était évidente lors du voyage inaugural d’un nouveau navire au départ de Turku, où un partenaire fiable et flexible était nécessaire pour accommoder la portée complexe de diverses parties de voyage.

Le réseau local robuste d’ATPI a facilité les hébergements hôteliers à court terme et les services de navette à Helsinki, garantissant que tout le personnel spécialisé soit logé malgré les changements de dernière minute. ATPI a démontré sa capacité à fournir des solutions rapides et efficaces même pendant les périodes de forte demande, comme le match d’ouverture du Championnat d’Europe à Hambourg. La coopération harmonieuse entre les départements groupe, train et opérations d’ATPI a assuré des expériences de voyage fluides pour tous les participants, soulignant leur capacité à gérer efficacement les exigences de voyage complexes.

Résultats

Les bénéfices directs pour TUI Cruises comprenaient un allègement opérationnel significatif, permettant à l’équipe vol de TUI Cruises de se concentrer sur ses responsabilités principales et réduisant la charge de travail manuel associée aux réservations spécialisées. L’expertise d’ATPI a assuré une gestion efficace des exigences de voyage complexes, contribuant à des opérations plus fluides pour TUI Cruises.

« Notre équipe est responsable de toutes les tâches organisationnelles, logistiques et administratives (de voyage) relatives aux programmes étendus d’artistes invités à bord des navires de notre flotte. Nous transportons également régulièrement des musiciens avec des instruments volumineux, délicats et parfois historiques (par exemple des violoncelles) vers leurs missions, parfois vers des destinations très éloignées. Ces instruments ne peuvent pas être transportés en soute d’un avion. Nous réservons de tels billets spéciaux avec ATPI – et apprécions la bonne coopération toujours fiable et le service rapide. »

Dorothee timm Directrice senior administration voyage, hapag-Lloyd cruises