Avec des bureaux sur les cinq continents et des relations solides avec des entreprises indépendantes en Europe, au Moyen-Orient et en Amérique latine, notre client conseille une clientèle diversifiée, des entreprises du Fortune 100 et du FTSE 100 aux sociétés émergentes, des particuliers aux gouvernements locaux et nationaux. ATPI Corporate Travela commencé à travailler avec les bureaux britanniques de ce cabinet juridique début 2010.
Le défi
Le cabinet d’avocats faisait appel à une société de gestion des voyages (TMC) et à une agence de réservation d’hôtels de premier plan pour répondre à ses besoins en matière de voyages. Mais l’entreprise avait perdu ses illusions quant au service qu’elle recevait.
Le TMC ne disposait pas d’une politique de voyage claire et n’avait donc aucun contrôle sur les réservations. La procédure était compliquée et nécessitait de remplir un formulaire de voyage et d’envoyer une télécopie ou d’appeler un prestataire de services. Les dérapages vers d’autres TMC et moteurs de réservation en ligne non agréés atteignaient 42 %, ce qui a entraîné le non-respect de la politique, des erreurs de facturation et des problèmes de gestion des risques.
Ce cabinet juridique souhaitait consolider ses voyages d’affaires, pouvoir réserver en ligne et recevoir des informations de gestion plus efficaces pour l’aider à prendre des décisions importantes en matière de voyages et à améliorer continuellement ses processus.
La solution
Pour atteindre les objectifs du cabinet juridique, ATPI Corporate Travel s’est concentré sur les points suivants :
Développement d’un guichet unique de voyage en ligne pour les utilisateurs
Des économies réelles grâce à une meilleure gestion des opportunités
Amélioration de la fiabilité des processus de facturation, de conformité et de contrôle de gestion
Apporter une valeur ajoutée spécifique au secteur grâce à des services supplémentaires
L’outil de réservation en ligne constitue un guichet unique pour les utilisateurs. Il comprend un tableau de bord avec connexion unique, un système de suivi des voyageurs, une fonction de retour d’information, des liens vers l’ATPI et des services tiers pertinents, ainsi que différents niveaux de gestion et d’autorisation de la politique des voyages.
Il y a également eu une formation complète pour tous les utilisateurs dans les bureaux britanniques, suivie de sessions pour les « Super Utilisateurs » dans chaque site.
En passant à ATPI Corporate Travel, le cabinet juridique a réalisé des économies dans de nombreux domaines. L’accès à un programme d’hôtels privilégiés a augmenté la conformité et réduit les coûts. La nouvelle politique a également éliminé les billets de train entièrement flexibles et réalisé des économies notables en utilisant l’option de tarif ‘aller simple
‘ avec l’outil de réservation Evolvi. De plus, suite à la révision des programmes de récompense des compagnies aériennes, les « miles » n’expirent plus et l’utilisation des récompenses est gérée de manière centralisée.
ATPI Corporate Travel a également identifié le besoin d’améliorer les rapports de gestion pour le cabinet, en développant des rapports personnalisés incluant des informations pré-voyage, le suivi des dépenses facturables et non facturables, ainsi que les données d’émissions de carbone.
Les services supplémentaires offerts au cabinet juridique comprennent des voyages VIP pour les partenaires, l’attribution automatisée de numéros de dossiers pour la facturation, la gestion de conférences pour les partenaires et un programme personnalisé d’événements et de réunions .
Le résultat
Quatre mois après l’entrée en vigueur du contrat, le taux d’adoption des réservations en ligne était déjà élevé. Il y a eu des économies de 30 % à conditions équivalentes et les voyages non autorisés ou non conformes ont été éliminés.
En 2012, le cabinet d’avocats réalisait encore des économies mensuelles de 27 % sur les voyages en avion, et 94 % des voyages en train étaient réservés en ligne. L’amélioration des rapports MI d’ATPI Corporate Travel permet au cabinet de comparer les chiffres d’une année sur l’autre et de suivre les taux d’adoption.
Nous ne pourrions pas être plus satisfaits des services d’ATPI Corporate Travel. Le fait de traiter avec un TMC unique et très efficace nous a permis d’améliorer le système de gestion de l’information et les outils de réservation en ligne.
Directeur de la facturation globale – Cabinet d’avocats
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