Agent de voyage vs société de gestion de voyages : principales différences et comment choisir

Dans le monde du Corporate Travel, comprendre la différence entre un agent de voyage et une société de gestion de voyages (TMC) est essentiel. Bien que les deux aident aux réservations de voyage, une TMC offre une gamme plus complète de services adaptés aux besoins des entreprises. Cet article examine les distinctions entre un agent de voyage et une société de gestion de voyages, en soulignant les avantages uniques d’une TMC, en particulier pour des secteurs comme l’énergie où la logistique et la gestion des risques sont cruciales.

Agent de voyage vs société de gestion de voyages : une comparaison approfondie

Agent de voyage :

• Focus : Principalement sur les voyages de loisirs ou les voyages d’affaires simples, gérant les réservations individuelles.
• Services : Fournit des services de réservation pour les vols, hôtels, locations de voitures et autres composants de voyage selon les besoins.
• Gestion des coûts : Capacité limitée à négocier des tarifs spéciaux ou à mettre en œuvre des stratégies d’économies à long terme.
• Support : Offre un support de base, généralement pendant les heures de bureau. Le support d’urgence peut ne pas être disponible 24h/24.
• Technologie : Manque généralement d’outils et de systèmes avancés de gestion de voyages, s’appuyant sur des plateformes de réservation de base.
• Exemple d’utilisation : Un agent de voyage pourrait être le bon choix pour un propriétaire de petite entreprise réservant un voyage occasionnel.

Société de gestion de voyages (TMC) :

• Focus : Solutions de voyage complètes pour les entreprises, incluant des scénarios de voyage complexes et à haut risque.
• Services : Offre une gestion de voyage de bout en bout, incluant réservation, logistique, contrôle des coûts, gestion des risques, conformité et durabilité.
• Gestion des coûts : Met en œuvre des stratégies pour contrôler et réduire les coûts de voyage grâce à des tarifs négociés, des outils de budgétisation et un suivi des dépenses. Elle peut fournir des rapports de dépenses détaillés.
• Support : Fournit un support 24h/24, 7j/7, 365j/an, garantissant une assistance disponible à tout moment, partout dans le monde.
• Technologie : Utilise des systèmes avancés de gestion de voyages et des solutions mobiles pour des données en temps réel, une réservation simplifiée et une expérience voyageur améliorée. Ces outils peuvent s’intégrer aux systèmes d’entreprise pour des opérations fluides.
• Exemple d’utilisation : Une TMC est idéale pour une grande entreprise avec des besoins de voyage complexes, incluant les voyages internationaux, plusieurs voyageurs et des destinations à haut risque.

Clients typiques d’un agent de voyage vs. une société de gestion de voyages

Clients typiques d’un agent de voyage :

• Voyageurs de loisirs : Particuliers ou familles planifiant des vacances ou des voyages personnels. Ils peuvent nécessiter une assistance pour les vols, hôtels et forfaits touristiques.
• Propriétaires de petites entreprises : Petites entreprises ou entrepreneurs qui voyagent occasionnellement pour des réunions ou conférences. Ils ont souvent besoin de services de réservation de base sans les complexités de gestion d’un programme de voyage plus important.
• Voyageurs soucieux du budget : Particuliers recherchant des options de voyage économiques, où l’objectif principal est de trouver les meilleures offres pour les vols et l’hébergement.
• Voyageurs d’affaires occasionnels : Entreprises avec des exigences de voyage minimales qui n’ont pas besoin de la gamme complète de services offerts par une TMC, comme la planification stratégique ou la gestion des risques.

Clients typiques d’une société de gestion de voyages (TMC) :

• Grandes entreprises : Entreprises avec des besoins de voyage fréquents et complexes, incluant les voyages internationaux, de grandes équipes et des voyages vers des destinations à haut risque. Elles nécessitent des services complets comme la gestion des risques, la conformité aux politiques et le contrôle des coûts.
• Secteurs de l’énergie et maritime : Entreprises opérant dans des environnements difficiles, comme les plateformes offshore ou les lieux isolés, où les voyages nécessitent une planification minutieuse, des évaluations de sécurité et un support 24h/24.
• Organisations gouvernementales et non gouvernementales (ONG) : Entités qui nécessitent souvent des voyages vers diverses destinations, parfois dans des circonstances difficiles. Elles ont besoin de services comme le suivi des voyageurs et l’assistance sécuritaire.
• Entreprises axées sur la gestion des coûts : Organisations cherchant à mettre en œuvre des stratégies d’économies et nécessitant des rapports détaillés et un suivi des dépenses pour optimiser leurs dépenses de voyage.
• Entreprises recherchant des solutions de voyage durables : Entreprises ayant un focus sur la responsabilité sociale d’entreprise (RSE) et nécessitant une TMC pouvant aider à mettre en œuvre des pratiques de voyage durables et rapporter sur la réduction de l’empreinte carbone.

Que fait une société de gestion de voyages (TMC) ?

Une TMC offre une approche holistique pour gérer les voyages d’entreprise. Voici une analyse détaillée des services clés fournis par une TMC comme ATPI :

• Planification stratégique et conseil : Travaille avec les entreprises pour développer des politiques et stratégies de voyage sur mesure qui s’alignent avec les objectifs et budgets d’entreprise. Cela inclut la mise en place de processus d’approbation de voyage et de protocoles de sécurité des voyageurs.
• Services de réservation complets : Gère tous les aspects des arrangements de voyage, incluant vols, hôtels, transport terrestre et visas. Les TMC ont souvent accès à des tarifs exclusifs et peuvent offrir aux clients une gamme d’options.
• Contrôle des coûts et économies : Exploite les partenariats industriels pour sécuriser des tarifs préférentiels, mettre en œuvre des stratégies d’économies et fournir des rapports de dépenses détaillés. Les TMC utilisent souvent la technologie pour suivre et rapporter les dépenses de voyage, identifiant les domaines d’économies.
• Gestion des risques et sécurité : Effectue des évaluations de risques approfondies, fournit des alertes de voyage en temps réel et offre des services de réponse d’urgence pour assurer la sécurité des voyageurs. Cela inclut la gestion des voyages vers des destinations à haut risque et le support en cas d’urgence.
• Intégration technologique : Utilise des systèmes avancés de gestion de voyages et des solutions mobiles pour rationaliser les processus de réservation, fournir des mises à jour en temps réel et améliorer l’expérience de voyage globale. Les fonctionnalités peuvent inclure des outils de réservation en ligne, le suivi des voyageurs et des rapports automatisés.
• Durabilité et conformité : Aide les clients à respecter les exigences réglementaires et les objectifs de responsabilité sociale d’entreprise (RSE) grâce à des pratiques de voyage durables et une gestion de la conformité. Cela inclut les rapports sur les empreintes carbone et la recommandation d’options de voyage écologiques.

Gestion de voyages expliquée

La gestion de voyages implique la planification stratégique, l’organisation et le suivi des activités de voyage d’une entreprise. Elle englobe une large gamme de services, incluant :

• Développement de politiques : Établissement de politiques de voyage qui guident le comportement de voyage des employés, contrôlent les coûts et assurent la conformité aux réglementations. Une politique de voyage bien définie aide à rationaliser le processus de réservation et fournit de la clarté sur les dépenses autorisées.
• Réservation et logistique : Coordination des arrangements de voyage pour assurer l’efficacité, la rentabilité et la commodité du voyageur. Cela implique la gestion d’itinéraires complexes et l’assurance de la conformité aux politiques de voyage de l’entreprise.
• Gestion des dépenses : Suivi et gestion des dépenses de voyage pour maximiser les économies et maintenir le contrôle budgétaire. Les TMC peuvent fournir des analyses et rapports détaillés, offrant des insights sur les dépenses de voyage et aidant à identifier les opportunités d’économies.
• Gestion des risques et de la sécurité : Identification des risques potentiels, fourniture de support pour les voyageurs dans les zones à haut risque et assurance de la conformité aux réglementations de santé et sécurité. Cela inclut le suivi des voyageurs et la communication proactive en cas d’urgence.
• Analyse de données et rapports : Collecte et analyse des données de voyage pour optimiser les programmes de voyage, améliorer la conformité aux politiques et améliorer la prise de décision. Les insights de données peuvent aider à identifier les tendances, les domaines d’amélioration et les opportunités de négociation avec les fournisseurs.

Choisir entre un agent de voyage et une TMC

Lors de la décision d’utiliser un agent de voyage ou une société de gestion de voyages, considérez les facteurs suivants :

• Taille et complexité de l’entreprise : Si votre entreprise a des besoins de voyage complexes, comme des voyages internationaux fréquents ou des voyages vers des zones à haut risque, une TMC est probablement plus appropriée.
• Besoins de contrôle des coûts : Les TMC sont mieux équipées pour mettre en œuvre des stratégies d’économies et fournir un suivi détaillé des dépenses.
• Exigences de support : Pour les entreprises qui nécessitent un support 24h/24 et des services de gestion des risques, une TMC offre une solution plus robuste.
• Intégration technologique : Les TMC fournissent des solutions technologiques avancées, qui peuvent s’intégrer à vos systèmes existants pour une meilleure gestion de voyages et des rapports.

Pourquoi choisir ATPI comme votre TMC ?

ATPI se distingue comme une société de gestion de voyages leader avec une expertise spécialisée dans des secteurs comme l’énergie, où la logistique complexe, les destinations à haut risque et la durabilité sont des considérations clés. Voici pourquoi ATPI est le choix privilégié des entreprises :

• Expertise en voyages complexes : Nous nous spécialisons dans la gestion de voyages vers des lieux isolés, des plateformes offshore et des régions à haut risque, offrant des solutions sur mesure qui répondent aux défis uniques de ces environnements.
• Support 24h/24, 7j/7, 365j/an : Notre support permanent assure que les voyageurs ont accès à l’assistance à tout moment, partout dans le monde, offrant la tranquillité d’esprit et garantissant la sécurité.
• Technologie avancée : Nos systèmes de gestion de voyages de pointe et solutions mobiles rationalisent les processus de réservation, fournissent des données en temps réel et améliorent l’expérience voyageur.
• Engagement pour la durabilité : ATPI s’engage à promouvoir des pratiques de voyage durables, aidant les clients à réduire leur impact environnemental et à atteindre leurs objectifs RSE.
• Services complets : De la planification stratégique et du contrôle des coûts à la gestion des risques et de la conformité, nous fournissons des services de gestion de voyages de bout en bout qui améliorent l’efficacité, la sécurité et les économies.

Alors que les agents de voyage offrent des services de réservation de base, une société de gestion de voyages comme ATPI fournit une gamme complète de services qui vont au-delà des simples réservations. En gérant chaque aspect du Corporate Travel — de la planification stratégique et du contrôle des coûts à la sécurité et à la conformité — une TMC assure une expérience de voyage fluide, sûre et efficace. Si votre entreprise recherche un partenaire pour gérer des besoins de voyage complexes, en particulier dans des lieux à haut risque et isolés, contactez ATPI dès aujourd’hui pour apprendre comment nous pouvons soutenir vos objectifs de gestion de voyages.