Mit 447 Athleten, die alle bereit waren, nach Lima zu reisen, war die Herausforderung für ATPI Sports Travel gestellt…
Das Kanadische Olympische Komitee (COC) ging 2017 eine Partnerschaft mit ATPI Sports Events ein, wobei die Olympischen Winterspiele PyeongChang 2018 kurz darauf stattfanden.
Die Spiele stellten eine knappe Frist und eine Reihe komplexer logistischer Herausforderungen dar, doch mit Expertise im Bereich Event und Reisen bot ATPI Sports Events eine Lösung an, die das komplette Management von Reise-, Hospitality- und Ticketing-Diensten sowie die Verwaltung der Bedürfnisse der Stakeholder des COC umfasste.
Das von ATPI Sports Events während der Olympischen Winterspiele erworbene Wissen ermöglichte es ihnen, eine Lösung weiter anzupassen, die Vertrauen stärken und Kommunikationswege öffnen würde, bereit für weitere Projekte wie die Panamerikanischen Spiele Lima 2019 und die Olympischen Spiele Tokio 2020.
Der Kunde
Das Kanadische Olympische Komitee (COC) führt die Erfolge von Team Kanada auf dem Podium an und fördert die Olympischen Werte in ganz Kanada. Unabhängig und überwiegend privat finanziert, stellt das COC die Ressourcen bereit, die Kanadas Spitzensportler benötigen, um ihr Bestes zu geben und jeden Tag alles zu leisten. Indem sie die Geschichten der Athleten teilen, inspirieren sie alle Kanadier durch die Kraft des Sports – 24 Stunden am Tag, 7 Tage die Woche, 365 Tage im Jahr.
Die Herausforderung
Die Panamerikanischen Spiele sind ein großes Sportereignis in Amerika, an dem Tausende von Athleten in verschiedenen Sportarten teilnehmen. Der Wettbewerb findet alle vier Jahre unter Athleten aus den Nationen Amerikas statt.
Bei Lima 2019 benötigte das kanadische Panamerikanische Team, bestehend aus 447 Athleten sowie zusätzlichen unterstützenden Teammitgliedern, Reise- und Eventlogistik. Es gab jedoch drei große Herausforderungen, die während des Projekts zu bewältigen waren.
Reisen für Athleten
Die Anzahl der Athleten, die zu den Panamerikanischen Spielen reisten, war größer als die derer, die zu den Olympischen Spielen reisten, und so stellte das erhöhte Volumen an sich eine Herausforderung dar. Darüber hinaus bedeutete die Art des Wettbewerbs, dass die Qualifikationspläne weniger Zeit für die Buchung von Flügen für Athleten ließen, als für einen typischen Reisenden ratsam wäre.
Informationsaustausch
Aufgrund der Anzahl der Personen, die reisen mussten, mussten Flug- und Sitzplatzverfügbarkeiten in Echtzeit aktualisiert werden, um Verwirrung zu vermeiden. Die Definition von Verfahren und Tools zum effizientesten und nützlichsten Austausch dieser Informationen hatte Priorität.
Eingeschränkte Flugverbindungen
Die Panamerikanischen Spiele 2019 fanden in Lima, Peru, statt, was weitere Herausforderungen bei der Anreise kanadischer
Athleten zum Event mit sich brachte. Flüge von Kanada nach Lima waren rar, wie der einzige tägliche Flug von Toronto oder Montreal zeigte. Jeder Athlet, der zu den Spielen reiste, müsste nach Osten fliegen, um seinen Flug von einem dieser Drehkreuze aus zu erreichen. Zusätzlich zum Druck auf die Reiselogistik erlaubte das Organisationskomitee Lima 2019 den Sportlern nicht, das Dorf vor 5 Tagen vor ihrem ersten Wettkampftag zu betreten, und schrieb eine Abflugzeit vor, die 48 Stunden nach Abschluss ihres Events festgelegt war.
Die Lösung
Der erste Schritt von ATPI Sports Events, um die reibungslose Anreise der Athleten zu den Panamerikanischen Spielen Lima 2019 zu erleichtern, bestand darin, Beziehungen zu den Teamleitern der Nationalen Sportorganisationen (NSO) aufzubauen und deren spezifische Anforderungen kennenzulernen.
Um diese Beziehungen aufzubauen, widmeten sich ATPI-Berater einer bestimmten Sportart, um sicherzustellen, dass das COC von einem spezialisierten Service profitierte.
Management knapper Fristen
Die Überwindung der drastisch verkürzten Vorlaufzeiten erforderte eine sorgfältige Planung von den Beratern von ATPI Sports Events, wobei Flexibilität entscheidend war, um sicherzustellen, dass alle Athleten pünktlich zu ihrem Wettkampf kamen. ATPI-Berater koordinierten diesen Prozess, indem sie eng mit Fluggesellschaften und den Teamleitern des COC zusammenarbeiteten und sofort reagierten, wenn Qualifikationspläne veröffentlicht wurden.
Austausch von Buchungsinformationen und Reiseplänen
Da viele Personen auf beiden Seiten aktuelle Fluginformationen benötigten, war es für den Erfolg des Projekts unerlässlich, die richtige Methode zum Teilen dieser Informationen zu finden. ATPI Sports Events implementierte den Einsatz einer personalisierten Software, um seine Leistungen zu erbringen. Die Software zeigte ein Inventar verfügbarer Sitzplätze an, die in die für jeden Athleten oder jedes Team benötigten Sitzplätze aufgeteilt werden konnten. Diese wurden dann den Reisenden zugewiesen und an die ATPI-Berater zurückgemeldet, die die Informationen buchen und teilen konnten.
Die Software führte auch eine umfassende Aufzeichnung aller während des Buchungsprozesses erfolgten Kommunikation und ermöglichte die Live-Berichterstattung aller Reisedaten an das COC und alle Teamleiter, mit einem Online-Genehmigungsprozess vor der Ticketausstellung.
Bewältigung logistischer Herausforderungen
Die begrenzte Anzahl von Flügen von Kanada nach Lima, kombiniert mit der Voraussetzung, dass Athleten fünf Tage vor ihrem Event anreisen und zwei Tage danach abreisen mussten, erforderte eine rigorose Planung. Um dies zu überwinden, arbeitete ATPI Sports Events mit dem bevorzugten Carrier zusammen, um ein ausreichendes Kontingent an Sitzplätzen von jedem Gateway zu blockieren, und organisierte Zubringerflüge, um Athleten aus ganz Kanada zu den Drehkreuzen Toronto oder Montreal zu bringen, damit sie bei Bedarf nach Lima reisen konnten.
ATPI implementierte den Einsatz einer personalisierten Software, um seine Leistungen zu erbringen
Das Ergebnis
Der Fokus des kanadischen Panamerikanischen Teams lag darauf, die bestmögliche Leistungsumgebung für die Athleten während des Wettkampfs zu schaffen. Dieser Prozess, der mit der Reise begann, war eine reibungslose, stressfreie Reise, die es ihnen ermöglichte, konzentriert zu bleiben.
Als Ergebnis war die Leistung des Teams bei Lima 2019 eine ihrer besten überhaupt, wobei das Team 35 Gold-, 64 Silber- und 53 Bronzemedaillen mit nach Hause brachte. ATPI ist unglaublich stolz darauf, eine unterstützende Rolle gespielt zu haben.
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