BBC Sport ist eine Abteilung der BBC, die nationale Sportberichterstattung für BBC-Fernsehen, -Radio und digitale Dienste bereitstellt. Der Hauptsitz von BBC Sport befindet sich in MediaCity UK in Salford, England. Sie berichten über eine Vielzahl von Sportarten in einem riesigen geografischen Gebiet, darunter einige der beliebtesten Turniere der Welt.
Die Bandbreite der Veranstaltungen und Orte, die BBC Sport abdeckt, bedeutet, dass sie vielfältige und unterschiedliche Reisevorkehrungen für alle Aspekte der Sportproduktion benötigen; von Geschäftstreffen mit Sportorganisationen und Produktionsbesichtigungen bis hin zur Berichterstattung über große Sportturniere. Die Reisen von BBC Sport werden über das BBC-Beschaffungsteam arrangiert, das bevorzugte Lieferanten für nationale und internationale Reisen hat.
Da die FIFA Fussball-Weltmeisterschaft 2018 schnell näher rückte, benötigte BBC Sport einen Reisedienstleister, der sie bei der Produktion des Turniers unterstützt. Nach einem Ausschreibungsverfahren (RFP-Prozess) wurde ATPI Sports Events im Herbst 2016 als offizieller Reisedienstleister beauftragt, aufgrund ihrer Erfahrung in der Bereitstellung von Transport und Logistik für frühere Fußballturniere und ihres Wissens über andere große Sportveranstaltungen in Russland, einschließlich der Olympischen und Paralympischen Spiele in Sotschi. Darüber hinaus profitierte ATPI Sports Events auch von bestehenden und erfahrenen Büros in Russland.
Da die FIFA Fussball-Weltmeisterschaft 2018 schnell näher rückte, benötigte BBC Sport einen Reisedienstleister, der sie bei der Produktion des Turniers unterstützt. Nach einem Ausschreibungsverfahren (RFP-Prozess) wurde ATPI Sports Events im Herbst 2016 als offizieller Reisedienstleister beauftragt, aufgrund ihrer Erfahrung in der Bereitstellung von Transport und Logistik für frühere Fußballturniere und ihres Wissens über andere große Sportveranstaltungen in Russland, einschließlich der Olympischen und Paralympischen Spiele in Sotschi. Darüber hinaus profitierte ATPI Sports Events auch von bestehenden und erfahrenen Büros in Russland.
Da die FIFA Fussball-Weltmeisterschaft 2018 schnell näher rückte, benötigte BBC Sport einen Reisedienstleister, der sie bei der Produktion des Turniers unterstützt. Nach einem Ausschreibungsverfahren (RFP-Prozess) wurde ATPI Sports Events im Herbst 2016 als offizieller Reisedienstleister beauftragt, aufgrund ihrer Erfahrung in der Bereitstellung von Transport und Logistik für frühere Fußballturniere und ihres Wissens über andere große Sportveranstaltungen in Russland, einschließlich der Olympischen und Paralympischen Spiele in Sotschi. Darüber hinaus profitierte ATPI Sports Events auch von bestehenden und erfahrenen Büros in Russland.
Die Herausforderung
Die FIFA Fussball-Weltmeisterschaft 2018 in Russland findet vom 14. Juni bis 15. Juli 2018 statt, an der zweiunddreißig Herren-Nationalmannschaften teilnehmen. Das Turnier umfasst vierundsechzig Spiele, die in zwölf Stadien in elf Städten ausgetragen werden. Obwohl die überwiegende Mehrheit der Spiele im europäischen Teil Russlands ausgetragen wird, erstrecken sich die Austragungsorte über ein weites Gebiet.
Von Kaliningrad im Westen und Jekaterinburg im Osten, Sankt Petersburg im Norden und Sotschi im Süden. Wie viele große Sportveranstaltungen birgt Russland 2018 einige logistische Herausforderungen, zum Beispiel aufgrund der Anzahl der Austragungsstädte und der schieren Größe des Gastgeberlandes. Diese Herausforderungen könnten auch durch kulturelle und sprachliche Unterschiede verschärft werden.
ATPI Sports Events erkannte an, dass Medienunternehmen ihre eigenen Herausforderungen mit sich bringen, da viele der Reisenden Freiberufler sind und ihre Reiseinformationen daher erst kurz vor der Veranstaltung bekannt sind. Bestimmte BBC Sport-Crewmitglieder werden erhebliches Übergepäck benötigen, das berücksichtigt werden muss.
Die Lösung
ATPI Sports Events begann kurz nach der Beauftragung mit der Vorbereitung und sorgfältigen Planung des vierjährlichen Sportereignisses. Ein ATPI Sports Events Projektteam wurde zur Betreuung des Teams eingesetzt, bestehend aus vier Personen: einem Teamleiter, zwei Geschäftsreiseberatern und einem Gruppenberater. Das Projektteam arbeitete eng mit dem Moskauer Büro von ATPI, lokalen Lieferanten und Fluggesellschaften zusammen, um ein umfassendes Verständnis jeder der Gastgeberstädte zu erlangen. Darüber hinaus wird das Team von unserem Moskauer Büro bei der Buchung russischer Bahntickets und mit deren Ortskenntnissen unterstützt. Zur Vorbereitung auf die Spiele reiste ein Mitglied des in Großbritannien ansässigen Projektteams am Ende der Gruppenphasen nach Russland.
Gründliche Planung und eine enge Partnerschaft sind der Schlüssel zum Erfolg von Projekten dieser Größenordnung. Daher treffen sich die Teams von ATPI Sports Events und BBC Sport regelmäßig, um sicherzustellen, dass alle Reisevorbereitungen abgedeckt und geplant sind, einschließlich Reiseoptionen und Extras, die BBC Sport vor Ort während der Veranstaltung unterstützen werden. Akribische Planung und Flexibilität haben es dem ATPI Sports Events Team ermöglicht, sich an den Produktionszeitplan anzupassen, zum Beispiel durch die Sicherstellung des richtigen Personalbestands bei jedem wichtigen Meilenstein.
Gründliche Planung und eine enge Partnerschaft sind der Schlüssel zum Erfolg von Projekten dieser Größenordnung. Daher treffen sich die Teams von ATPI Sports Events und BBC Sport regelmäßig, um sicherzustellen, dass alle Reisevorbereitungen abgedeckt und geplant sind, einschließlich Reiseoptionen und Extras, die BBC Sport vor Ort während der Veranstaltung unterstützen werden. Akribische Planung und Flexibilität haben es dem ATPI Sports Events Team ermöglicht, sich an den Produktionszeitplan anzupassen, zum Beispiel durch die Sicherstellung des richtigen Personalbestands bei jedem wichtigen Meilenstein.
Aufgrund des hohen Anteils an Freiberuflern unter den Reisenden für die Weltmeisterschaft gab es bisher einen Mangel an bestätigten Reiseinformationen. ATPI Sports Events konnte dies umgehen, indem sie Gruppensitze reservierten, für die diese Informationen erst kurz vor dem Abreisedatum benötigt werden. Um das Problem zu lösen, dass bestimmte Crewmitglieder zusätzliches Gepäck benötigen, in einigen Fällen bis zu fünf Gepäckstücke, verhandelte ATPI Sports Events erfolgreich Mediengepäcktarife mit den Fluggesellschaften. Im Gegenzug führte das Projektteam Due-Diligence-Prüfungen bei den Inlandsflügen durch, um sicherzustellen, dass diese das zusätzliche Gepäck aufnehmen können.
Das Ergebnis
Da die Veranstaltung noch einige Monate entfernt ist, wird weiterhin daran gearbeitet, dass BBC Sport während des Events von einer reibungslosen Reise profitiert. Bisher sind wir jedoch der Meinung, dass BBC Sport von einem hohen Maß an Kundenservice und organisatorischem Geschick profitiert hat, was durch Expertenwissen im Reisebereich und lokales Verständnis der Gegebenheiten in Russland untermauert wurde.
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