Mit Büros auf allen fünf Kontinenten und starken Beziehungen zu unabhängigen Firmen in Europa, dem Nahen Osten und Lateinamerika berät unser Kunde eine vielfältige Mischung von Klienten, von Fortune-100- und FTSE-100-Unternehmen bis hin zu aufstrebenden Firmen und von Einzelpersonen bis hin zu lokalen und nationalen Regierungen. ATPI Corporate Travelbegann Anfang 2010 die Zusammenarbeit mit den britischen Büros dieser Anwaltskanzlei.
Die Herausforderung
Die Anwaltskanzlei hatte eine der vier größten Reisemanagement-Firmen (TMC) und eine führende Hotelbuchungsagentur genutzt, um ihre Reisebedürfnisse zu decken. Doch die Kanzlei war mit dem erhaltenen Service unzufrieden geworden.
Dem TMC fehlte eine klare Reiserichtlinie und hatte daher keine Kontrolle über Buchungen. Der Prozess war umständlich und bedeutete das Ausfüllen eines Reiseformulars und das Faxen oder Anrufen eines Dienstleisters. Die Abwanderung zu anderen, nicht genehmigten TMCs und Web-Buchungsmaschinen lag bei 42 %, was zu Nichteinhaltung der Richtlinien, Abrechnungsfehlern und Risikomanagementproblemen führte.
Die Anwaltskanzlei wollte ihre Geschäftsreisen konsolidieren, online buchen können und effizientere Management-Informationen (MI) erhalten, um wichtige Reiseentscheidungen zu treffen und Prozesse kontinuierlich zu verbessern.
Die Lösung
Um die Ziele der Anwaltskanzlei zu erfüllen, konzentrierte sich ATPI Corporate Travel auf Folgendes:
Entwicklung eines Online-Reise-„Shops“ aus einer Hand für Nutzer
Bereitstellung echter Einsparungen durch besseres Management von Möglichkeiten
Verbesserung der Prozesszuverlässigkeit für Abrechnung, Compliance und MI
Bereitstellung branchenspezifischen Mehrwerts mit zusätzlichen Dienstleistungen
Das Online-Buchungstool bietet Nutzern einen Reise-„Shop“ aus einer Hand, indem es ein Dashboard mit Single Sign-On, ein Reisenden-Tracking-System, eine Feedback-Funktion, Links zu ATPI und relevanten Drittanbieterdiensten sowie verschiedene Ebenen des Reisemanagements und der Genehmigung enthält.
Es gab auch umfassende Schulungen für alle Nutzer in den britischen Büros, gefolgt von Sitzungen für „Super-User“ an jedem Standort.
Durch den Wechsel zu ATPI Corporate Travel erzielte die Anwaltskanzlei Einsparungen in vielen Bereichen. Der Zugang zu einem bevorzugten Hotelprogramm erhöhte die Compliance und senkte die Kosten. Die neue Richtlinie eliminierte auch vollständig flexible Bahntickets und erzielte bemerkenswerte Einsparungen durch die Nutzung der Option „Einzel
reise“ mit dem Evolvi-Buchungstool. Und infolge der Überprüfung von Firmenprämienprogrammen der Fluggesellschaften verfielen „Meilen“ nicht mehr, und die Prämiennutzung wurde zentral verwaltet.
ATPI Corporate Travel erkannte auch die Notwendigkeit für ein verbessertes MI-Reporting für die Kanzlei und entwickelte maßgeschneiderte Berichte, die Vorabreiseinformationen, die Verfolgung abrechenbarer und nicht abrechenbarer Ausgaben sowie Daten zu Kohlenstoffemissionen umfassen.
Zusätzliche Dienstleistungen für die Anwaltskanzlei umfassen VIP-Reisen für Partner, automatisierte Zuordnung von Aktennummern für die Rechnungsstellung, Management von Partnerkonferenzen und ein maßgeschneidertes Veranstaltungs- und Tagungsprogramm.
Das Ergebnis
Vier Monate nach Vertragsbeginn war die Akzeptanz der Online-Buchung bereits hoch. Es gab vergleichbare Einsparungen von 30 % und nicht autorisierte oder nicht konforme Reisen waren eliminiert worden.
Im Jahr 2012 erzielte die Anwaltskanzlei immer noch monatliche Einsparungen bei Flugreisen von 27 %, und 94 % der Bahnreisen wurden online gebucht. Die verbesserte MI-Berichterstattung von ATPI Corporate Travel bedeutet, dass die Kanzlei die Zahlen Jahr für Jahr vergleichen kann und die Akzeptanzraten verfolgen kann.
Wir könnten mit dem Service von ATPI Corporate Travel nicht zufriedener sein. Die Zusammenarbeit mit einem einzigen, hochwirksamen TMC hat uns verbesserte MI und bessere Online-Buchungstools gebracht.
Direktor für globale Abrechnung – eine Anwaltskanzlei
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