Erfahren Sie, wie ATPI SportsEvents ein unvergessliches Erlebnis für das Kanadische Olympische Komitee geschaffen hat. Während die Augen der Welt fest auf die Olympischen Winterspiele Pyeongchang 2018 gerichtet waren, führte ATPI Sports Events ein maßgeschneidertes, einmaliges Olympisches Hospitality-Erlebnis für die Marketingpartner des Kanadischen Olympischen Komitees durch.
Zielsetzung
Seit 2017 ist ATPI Sports Events der offizielle Ticketing-, Reise- und Hospitality-Partner des Kanadischen Olympischen Komitees (COC). Das COC wandte sich an ATPI mit der Bitte, ein maßgeschneidertes Hospitality-Programm für die Führungskräfte ihrer wichtigsten Marketingpartner für die Olympischen Winterspiele PyeongChang 2018 zu entwickeln.
Die Herausforderung
Dieses Programm musste Bildungselemente nahtlos in das Hospitality-Programm integrieren. Während es dem Kanadischen Olympischen Komitee wichtig war, ein einmaliges Erlebnis für diese Gäste zu schaffen, hatte es auch oberste Priorität, „Hinter-den-Kulissen“-Erlebnisse einzubeziehen, um die Gäste über die Rolle des COC vor Ort während der Spiele zu informieren. Dies führte zu einem Bedarf an einem sehr straffen Zeitplan.
Da die eingeladenen Gäste hochrangige Positionen innehaben, war es auch entscheidend, ein Programm zu entwickeln, das die Gäste nicht zu lange vom Büro fernhielt. Die Reisezeit von Kanada nach Südkorea beträgt 14 Stunden zuzüglich einer Zeitverschiebung von 14 Stunden, wodurch eine Nacht während der Reise „verloren“ ging.
Die in der Gastgeberstadt verfügbaren Hotelkategorien waren nicht so luxuriös, wie es die Gäste des Programms gewohnt waren. Aufgrund der begrenzten Verfügbarkeit bat das COC ATPI um Unterstützung bei der Verbesserung des Hotelerlebnisses für die Gäste, während die Kosten im Rahmen des bestehenden Programm budgets blieben.
Die Lösung
Um den Gästen einen reibungslosen und angenehmen Reiseplan zu bieten, wurden Bildungskomponenten in das Programm integriert und, wenn möglich, mit Mahlzeiten oder anderen Aktivitäten kombiniert. Eine Informationsveranstaltung des Internationalen Olympischen Komitees fand während eines besonderen Mittagessens im exklusiven Veranstaltungsort „The Olympic Club“ statt.
Das Networking mit dem Chief Executive Officer und dem Chief Marketing Officer des COC fand in der speziellen COC „Be Olympic Lounge“ im Programmhotel statt, wo keine zusätzliche Anreise erforderlich war.
ATPI Sports Events arbeitete eng mit dem COC-Team zusammen, um ein siebentägiges, fünfnächtiges Full-Service-Programm über ein Wochenende zu entwickeln, das Folgendes umfasste: Flüge, Unterkunft, Mahlzeiten, Olympische Tickets, Sonderveranstaltungen, Bildungskomponenten, Geschenke und kulturelle Ausflüge.
ATPI Sports Events entwickelte eine maßgeschneiderte und gebrandete „Be Olympic Lounge“ des Kanadischen Olympischen Komitees, die exklusiv für die Gäste des Programms bestimmt war. Die „Be Olympic Lounge“ befand sich im Programmhotel und bot leichte Snacks und Getränke von 7:00 Uhr bis 2:00 Uhr an.
Der Raum wurde auch für Mittagsbuffets und Snacks nach der Veranstaltung genutzt. Die Bereitstellung dieses Raumes im Hotel ermöglichte den Gästen einen ruhigen Ort zum Netzwerken, Entspannen und Aufholen der Arbeit, während sie für längere Zeit nicht im Büro waren.
Um das Hotelerlebnis für die Gäste zu verbessern, fand ATPI Sports Events Einsparungen im Programm budget, um Verbesserungen der Gästezimmer zu arrangieren, darunter verbesserte Badezimmerausstattung, Raumduft-Diffusoren, Matratzenauflagen, Blumen, Kuscheldecken und Hausschuhe.
Das Ergebnis
Die Gäste des COC-Programms erlebten eine sehr exklusive Seite der Olympischen Spiele. ATPI Sports Events entwickelte einen Programmablauf, um die besonderen „Hinter-den-Kulissen“-Erlebnisse hervorzuheben, die das Kanadische Olympische Komitee durch seine Partnerschaft mit dem Internationalen Olympischen Komitee sichern konnte.
Die Gäste des COC-Programms genossen besondere Abendessen im Canada Olympic House, besuchten den exklusiven Veranstaltungsort Olympic Club zum Mittagessen und machten eine Tour durch das Athletendorf.
Ein kanadischer Goldmedaillengewinner der Olympischen Spiele empfing die Gruppe und vermittelte fundiertes Wissen über die Athletenerfahrung bei den Olympischen Spielen. Darüber hinaus sicherte ATPI Sports Events Veranstaltungstickets, die es den Gästen ermöglichten, dabei zu sein und zu feiern, als Kanada mehrere Medaillen gewann. ATPI arrangierte Pässe für das Holland Heineken House für Gäste, die daran interessiert waren, teilzunehmen.
Die Reise wurde abgerundet durch gehobene Küche, ein koreanisches Barbecue-Erlebnis, eine Palastführung mit einem lokalen Führer und Freizeit für die Gäste zum Einkaufen, Sightseeing oder zum Besuch weiterer Olympischer Veranstaltungen.
Alle Gäste, die die Umfrage nach der Veranstaltung ausfüllten, gaben an, dass die Reise ihnen umfassendere Kenntnisse über die COC-Spieleoperationen vermittelt habe und dass sie daran interessiert wären, erneut teilzunehmen.
Das COC sollte wirklich stolz auf diese Reise sein! Sie wurde auf einem sehr hohen Niveau durchgeführt, in einem logistisch anspruchsvollen Umfeld! Ich bin begeistert, die Möglichkeit gehabt zu haben, teilzunehmen, und kann allen nicht genug für die Arbeit danken, die dazu beigetragen hat, dies zu ermöglichen.
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