예약의 이면: ATPI 호텔 데스크가 행사 단체 숙박을 간소화하는 방법

“10명의 숙박을 관리하는 것도 까다로울 수 있습니다. 1,000명이라면요? 바로 저희가 필요한 부분입니다.”

ATPI는 특히 행사 단체 숙박과 관련하여 여행의 어려움을 원활하고 번거로움 없는 경험으로 바꾸는 데 자부심을 느낍니다. 저희는 ATPI의 호텔 & 장소 소싱 프로젝트 매니저인 메건 카이퍼스(Megan Kuipers)와 이야기를 나누었습니다. 그녀는 ATPI 호텔 데스크의 전문가 중 한 명입니다. 이 팀이 어떻게 정밀함, 열정, 전문 지식, 그리고 글로벌 네트워크 접근성을 통해 행사 주최자들에게 힘을 실어주는지 계속 읽어보십시오.

ATPI 호텔 데스크는 행사 주최자들을 위해 정확히 무엇을 하나요?

“수백 명의 손님을 위해 예약할 때는 모든 세부 사항이 중요하며, 바로 이 부분에서 저희가 탁월합니다.”라고 메건은 말합니다. “저희 호텔 데스크 및 이벤트 팀은 주최자들을 처음부터 끝까지 지원합니다. 저희는 호텔 및 장소 소싱을 관리하고, 계약을 협상하며, 모든 조건이 상호 이익이 되도록 보장합니다. 계약이 체결되면 저희 프로젝트 매니저들이 인계받아 객실 배정 목록을 조율하고 불가피한 막바지 요청들을 처리합니다.” 하지만 이것은 단순히 물류에 관한 것만이 아닙니다. 그녀는 “소규모 레저 그룹이든 대규모 기업 또는 스포츠 행사든, 저희는 주최자들의 삶을 더 쉽게 만들기 위해 여기에 있습니다.”라고 덧붙입니다. “단일 연락 창구, 간소화된 프로세스, 그리고 훨씬 적은 스트레스.”

행사 장소 근처 호텔을 확보하는 방법은 무엇입니까?

메건은 “사전 계획이 전부입니다.”라고 말합니다. “고객의 요구 사항을 일찍 알수록, 행사 장소 근처의 최고급 호텔을 독점적인 요금으로 더 잘 확보할 수 있습니다.” 주요 호텔 체인 및 독립적인 우수 호텔들과의 오랜 파트너십 덕분에 ATPI 호텔 데스크는 무료 업그레이드부터 늦은 체크아웃까지 유연한 정책과 추가 혜택을 협상할 수 있습니다. 그녀는 “저희는 또한 지속 가능성을 염두에 둡니다.”라고 덧붙입니다. “저희는 친환경 인증을 받은 숙소를 우선시하지만, 항상 고객의 선택에 따릅니다.” 호텔 데스크는 프로젝트 매니저들과 긴밀히 협력하여 공항까지의 거리, 물류, 주요 명소, 그리고 행사 장소 위치를 파악합니다. “저희는 단순히 호텔을 예약하는 것이 아니라, 호텔을 중심으로 전체적인 고객 경험을 구축하는 데 도움을 드립니다.”

단체 예약은 비용이 많이 들 수 있습니다. 호텔 데스크는 비용 관리에 어떻게 도움을 줍니까?

메건은 “물량이 저희의 강점입니다.”라고 설명합니다. “저희는 글로벌 호텔 네트워크 덕분에 수수료 지급 가능 요금, 대량 할인, 그리고 추가 혜택을 이용할 수 있습니다.” 호텔 데스크는 모든 요청에 맞춤형 접근 방식을 취하며, 최고의 경험을 보장하면서도 예산을 효과적으로 관리합니다. “저희의 목표는 품질을 저해하지 않으면서 가치를 제공하는 것이며, 바로 이 부분에서 저희의 경험이 빛을 발합니다.”

호텔 데스크와 이벤트 팀이 위기 상황을 해결했던 특별한 사례가 있습니까?

메건은 “아, 물론이죠.”라고 말했습니다. “최근 몇 년간 저희의 가장 큰 도전 중 하나는 2022년 챔피언스 리그 결승전이었습니다. 원래 상트페테르부르크에서 열릴 예정이었으나, 우크라이나 전쟁으로 인해 UEFA는 행사 불과 3개월 전에 파리로 장소를 옮겼습니다.” 장소 변경으로 인해 이전에 계약된 모든 호텔을 빠르게 교체해야 했습니다. “매우 어려운 상황이었지만, 저희는 해냈습니다. 저희 프로젝트 매니저들은 모든 것을 다시 예약하고, 혼란 속에서 길을 찾아 고객들이 파리에서 원활하게 머무를 수 있도록 했습니다. 이는 ATPI 이벤트의 접근 방식을 완벽하게 보여주는 이야기입니다: 침착하게, 빠르게 움직여 결과를 제공하는 것입니다.”

마지막으로 하실 말씀이 있으십니까?

메건은 미소를 지으며 “저희는 단순히 객실을 예약하는 것을 넘어, 마음의 평화를 드립니다.”라고 말합니다.
“막바지 변경 사항이든, 복잡한 할당 및 계약이든, 혹은 규모가 압도적으로 느껴질 때든, 저희 팀이 나서서 고객의 부담을 덜어드립니다. 저희는 고객과 함께합니다.”

주요 스포츠 행사부터 기업 모임, 그리고 그 사이의 모든 것에 이르기까지, ATPI 호텔 데스크 팀은 귀하의 다음 행사를 지원할 준비가 되어 있습니다.

저희가 무엇을 해드릴 수 있는지 알아보십시오. 오늘 바로 문의하십시오!