거의 2,000박의 호텔 숙박, 수십 명의 해외 손님, 그리고 폭설로 마비된 도시와 같은 상황에서 행사 실행은 완벽한 계획보다는 적응력, 팀워크, 그리고 신뢰에 더 중점을 두게 됩니다. 2년 연속으로 ATPI 베네룩스의 프로젝트 매니저인 로히어 보샤(Rogier Bosscha)는 암스테르담에서 열린 글로벌 패션 브랜드의 연례 파트너 행사를 담당했습니다. 이 행사는 다가오는 컬렉션 발표를 위해 패션 회사의 주요 글로벌 파트너 및 직원들을 한자리에 모으는 자리입니다. 하지만 올해는 상황이 결코 평범하지 않았습니다. Rogier는 “이 정도 규모에서는 준비가 전부입니다.”라고 말합니다. “이런 행사는 약 6개월간의 상세한 계획이 필요합니다. 모든 업무, 모든 책임, 모든 가능한 시나리오를 계획하지만, 날씨는 결코 예측할 수 없습니다.”
규모에 대한 계획과 예상치 못한 상황에 대한 대비
숫자만으로도 복잡성을 알 수 있습니다. 암스테르담 3개 호텔에 걸쳐 거의 2,000박에 달하는 호텔 숙박, 현장 ATPI 직원 12명, 그리고 피크 시간에는 최대 85명의 개인 운전기사가 메르세데스 S-클래스, V-클래스, 스프린터 차량을 운행하여 손님들을 도시 전역으로 안전하게 수송했습니다. 물론 기상 악화는 계획 시나리오에 포함되어 있었습니다. 행사 두 달 전, 팀은 이미 행사장으로의 안전한 접근을 보장하기 위해 250kg의 제빙 소금을 확보했습니다. Rogier는 “저희는 항상 악천후에 대비합니다.”라고 말합니다. “예상치 못했던 것은 상황이 너무 극심해져 네덜란드 전역에서 기차, 버스, 지하철 노선, 심지어 항공편까지 거의 완전히 중단될 정도였다는 것입니다.”
계획이 현실과 마주할 때
첫 번째 주요 난관은 첫째 날에 나타났습니다. 대중교통이 완전히 멈춰 서서 암스테르담 외곽에 거주하는 여러 ATPI 팀원들이 도시로 진입하는 것을 막았습니다. Rogier는 “저희는 즉시 전략을 바꿔야 했습니다.”라고 말합니다. “암스테르담에 거주하는 동료들은 말 그대로 자전거를 타고 현장으로 달려갔고, 다른 팀원들을 위해서는 운송 파트너를 통해 직접 픽업을 주선했습니다. 유연성이 구조보다 더 중요했던 분명한 순간이었습니다.” 날씨가 나아지지 않을 것이 분명해지자 ATPI는 고객, 공급업체 및 파트너와 긴밀히 협력하여 계획을 조정했습니다. 가장 큰 난관 중 하나는 발이 묶인 손님들을 암스테르담으로 데려오는 것이었습니다. 많은 해외 참석자들이 네덜란드 밖, 특히 벨기에와 독일에 발이 묶였습니다. “핵심 질문은 ‘어떻게 하면 모두를 암스테르담으로 안전하고 원활하게 데려올 수 있을까?’였습니다.”
실시간 물류 조정
대규모 국제 행사 경험을 바탕으로 Rogier와 팀은 신뢰할 수 있는 공급업체에 의존했습니다. “저희는 많은 공급업체와 수년간 협력해 왔습니다. 그러한 신뢰는 신속하고 단호하게 행동해야 할 때 큰 차이를 만듭니다.” 해결책은 베를린, 브뤼셀, 뒤셀도르프, 샤를루아를 포함한 도시에서 수십 건의 국제 운송을 주선하는 것이었습니다. 그룹 규모와 긴급성에 따라 운송 수단은 메르세데스 미니밴과 스프린터부터 53인승 대형 코치까지 다양했습니다. Rogier는 “경험과 강력한 공급업체 파트너십이 있었음에도 불구하고, 제가 관리했던 행사 중 가장 어려웠던 행사 중 하나였습니다.”라고 인정합니다. “하지만 그만큼 가장 보람 있는 행사 중 하나이기도 했습니다.”
진정한 팀 성과
한 주가 지나면서 압박감은 계속 커졌습니다. 취소, 경로 변경 요청, 막판 변경 등으로 인해 이메일 트래픽은 시간당 평균 5개에서 최대 약 60개로 증가했습니다. ATPI는 행사 내내 높은 서비스 수준을 유지하기 위해 현장 지원과 백오피스 역량을 모두 강화하여 대응했습니다. Rogier는 “이 행사는 진정한 팀의 노력이었습니다.”라고 말합니다. “사람들은 오랜 시간 노력하고, 유연하게 대처하며, 해결책을 찾는 데 집중했습니다. 그러한 헌신이 없었다면, 이 행사는 성공할 수 없었을 것입니다.”
미래를 내다보며
돌이켜보면, 다른 어떤 감정보다도 자부심이 앞섭니다. Rogier는 “저는 팀과 공급업체와 협력했던 방식에 대해 엄청난 자부심을 느낍니다.”라고 말합니다. “이 행사는 준비가 중요하다는 것을 보여주었지만, 그만큼이나 사람들을 신뢰하고 어떤 상황에도 대비해야 한다는 것을 보여주었습니다.” 다음 고객의 파트너 행사가 이미 예정되어 있는 상황에서, 이번 경험은 앞으로의 자신감을 더욱 강화시켜 주었습니다. Rogier는 “오히려 이번 행사를 통해”“앞으로 닥쳐올 일에 대해 더욱 철저히 대비하게 되었습니다.”라고 덧붙입니다.
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