Supporto viaggi 24/7: cosa significa e perché è essenziale per il Corporate Travel e i viaggi specialistici

Il supporto viaggi 24/7 è un servizio essenziale di qualsiasi moderna Società di Gestione Viaggi (TMC).

Ci saranno sempre interruzioni di viaggio. I voli vengono cancellati durante la notte, le navi subiscono ritardi, gli equipaggi perdono le coincidenze e le condizioni meteorologiche o problemi operativi possono lasciare i viaggiatori bloccati in località remote. I viaggi avvengono 24 ore su 24, quindi è fondamentale che le Società di Gestione Viaggi offrano supporto 24/7 per garantire che i loro clienti possano ricevere aiuto in qualsiasi momento della giornata.

Questo articolo spiegherà cos’è il supporto viaggi 24/7 e perché è una necessità sia per il Corporate Travel che per i viaggi specialistici nei settori marittimo, minerario ed energetico.

Cos’è il supporto viaggi 24/7?

Il supporto viaggi 24/7 significa che i viaggiatori possono accedere a un supporto professionale dalla loro Società di Gestione Viaggi in qualsiasi momento della giornata, durante e dopo il normale orario d’ufficio. Questo supporto può avvenire tramite telefono, e-mail o una forma di tecnologia (come un’app di viaggio).

Il supporto viaggi 24/7 di solito implica la possibilità di contattare un consulente di viaggio esperto per aiutare con problemi di viaggio, che potrebbero includere:

• Assistenza con cancellazioni di voli, ritardi e coincidenze perse
• Riprenotazione d’emergenza di voli, alloggi o trasporti terrestri
• Supporto durante eventi meteorologici, azioni industriali o interruzioni operative
• Aiuto attraverso più fusi orari e regioni remote

Un buon supporto 24/7 garantisce che i viaggiatori non siano mai lasciati a gestire le interruzioni da soli, indipendentemente dalla loro posizione, dall’ora o dalla complessità del problema.

Il supporto viaggi 24/7 è fornito da tutte le Società di Gestione Viaggi?

La maggior parte delle Società di Gestione Viaggi, come ATPI, offre il supporto viaggi 24/7 come parte standard del loro servizio senza costi aggiuntivi. Tuttavia, alcune aziende più piccole potrebbero addebitare un costo extra per il supporto al di fuori del normale orario di lavoro.

Il livello di supporto offerto da una Società di Gestione Viaggi dovrebbe essere chiaramente delineato nel loro accordo sul livello di servizio (SLA). Ciò garantisce che le aspettative di supporto siano chiare per i loro clienti prima che si verifichino emergenze. Gli SLA includeranno informazioni come:

• Conferma che il supporto viaggi 24/7 è fornito
• Come i viaggiatori possono accedere al supporto (ad esempio tramite telefono o e-mail)
• Chi fornisce questo supporto (ad esempio utilizzando consulenti di viaggio qualificati)
• Quanto rapidamente vengono risolti i problemi (noti anche come impegni sui tempi di risposta)
• Responsabilità di dovere di diligenza per il viaggiatore finale

Perché il supporto viaggi 24/7 è essenziale per il Corporate Travel

Il Corporate Travel non si svolge solo durante il normale orario d’ufficio. Questo è particolarmente vero per le aziende i cui dipendenti viaggiano a livello internazionale o i cui stakeholder senior sono frequentemente in movimento.

Senza il supporto viaggi 24/7 per il Corporate Travel:

• I viaggiatori d’affari potrebbero essere costretti a riprenotare viaggi alternativi a proprie spese
• Il viaggio alternativo potrebbe non essere prenotato in conformità con la politica aziendale
• Le interruzioni potrebbero peggiorare a causa di un intervento ritardato e della disponibilità limitata di opzioni di viaggio alternative
• Le responsabilità di dovere di diligenza potrebbero essere più difficili da mantenere durante i viaggi notturni o internazionali
• I team interni di risorse umane o operativi potrebbero non essere disponibili per fornire assistenza immediata al dipendente

Il supporto viaggi 24/7 garantisce che i programmi di Corporate Travel mantengano continuità e controllo. I problemi possono essere affrontati immediatamente da consulenti di viaggio esperti, il che aiuta le aziende a proteggere i propri viaggiatori, gestire i costi e minimizzare le interruzioni aziendali.

Il supporto 24/7 di ATPI è stato cruciale per un cliente aziendale durante gli scioperi di Heathrow del 2024, che hanno interrotto molti voli. Il team ha assicurato con successo alloggi alternativi per i loro viaggiatori, chiamando proattivamente i clienti per aggiornarli sulla situazione in corso. Il team 24/7 di ATPI ha anche risposto quando CrowdStrike ha causato interruzioni globali dei viaggi, lavorando tutta la notte per riprenotare i viaggi per i clienti, mantenendo un tempo di risposta alle chiamate di 56 secondi.

Perché il supporto viaggi 24/7 è cruciale per i viaggi nei settori energetico, minerario e Marine Travel

Sebbene il supporto 24/7 sia importante per tutti i viaggi d’affari, è assolutamente essenziale per i settori specialistici in cui i viaggi sono direttamente legati agli orari operativi e ai requisiti di sicurezza.

Energy Travel

Nel settore energetico, le operazioni spesso comportano:

• Viaggi verso destinazioni remote con disponibilità limitata di voli commerciali
• Aderenza a orari di forza lavoro a rotazione
• Rigorosi requisiti di conformità e sicurezza

Se un dipendente perde una coincidenza e arriva in ritardo in un cantiere, ciò può interrompere intere tempistiche di progetto e costare centinaia di migliaia di dollari. Il supporto 24/7 per i viaggi nel settore energetico garantisce che i viaggi vengano immediatamente riprenotati e gli itinerari reindirizzati quando voli, charter o trasferimenti vanno storti. Poiché i viaggiatori del settore energetico spesso viaggiano al di fuori dell’orario d’ufficio, il supporto 24/7 è particolarmente importante per questo settore.

Oltre all’efficienza operativa, questo livello di supporto è fondamentale per sostenere gli standard di dovere di diligenza all’interno dell’industria energetica. I datori di lavoro hanno la responsabilità legale e morale di sapere dove si trovano i loro dipendenti, garantirne la sicurezza e rispondere rapidamente quando si verificano incidenti, in particolare in ambienti ad alto rischio o remoti.

Il supporto 24/7 di ATPI è stato cruciale per un cliente del settore energetico quando un volo commerciale è stato dirottato con un dipendente a bordo. Il servizio fuori orario di ATPI ha lavorato rapidamente per confermare la sicurezza del passeggero e avvisare il cliente. La situazione è stata infine risolta pacificamente quando il dirottatore si è arreso alle autorità. Il team 24/7 di ATPI ha poi lavorato con il cliente per garantire che il dipendente tornasse nel Regno Unito in sicurezza.

In un’era di crescente instabilità geopolitica, rischi per la sicurezza in evoluzione e condizioni economiche fluttuanti, tali incidenti stanno diventando più comuni e meno prevedibili. Per le organizzazioni energetiche che operano a livello globale, una robusta gestione dei viaggi 24/7 non è più un ‘optional’, ma una componente critica della mitigazione del rischio, della protezione della forza lavoro e della continuità aziendale.

Mining Travel

Nel settore minerario, le operazioni spesso comportano:

• Viaggi attraverso più paesi e fusi orari
• Siti minerari in località remote
• Programmi Fly-in, fly-out (FIFO) con frequenti viaggi tra località in loco e fuori sede ogni poche settimane
• Finestre di accesso al sito fisse con tempistiche rigorose per quando i lavoratori possono entrare o uscire dai siti minerari che possono coincidere con voli charter

Una buona gestione dei viaggi è essenziale nel settore minerario per garantire che i minatori arrivino e partano dai loro siti minerari in tempo. Il supporto 24 ore su 24 è anche cruciale per mantenere i minatori al sicuro in ogni fase del loro viaggio, poiché possono viaggiare in aree con instabilità geopolitica e conflitti. Similmente al settore energetico, i viaggi minerari spesso avvengono al di fuori del normale orario d’ufficio. Il supporto 24/7 è quindi essenziale per garantire che le interruzioni di viaggio siano gestite immediatamente, i minatori siano ben assistiti e le operazioni minerarie possano svolgersi senza intoppi e in sicurezza.

Marine Travel

Il Marine Travel comporta:

• Cambi di equipaggio che devono allinearsi con gli orari delle navi, inclusi gli orari di arrivo e partenza
• Restrizioni portuali e requisiti di immigrazione
• Cambi di itinerario all’ultimo minuto a causa delle condizioni meteorologiche o delle esigenze operative

La tempistica è assolutamente cruciale nelle operazioni marittime. Le navi operano entro finestre temporali ristrette determinate dalle condizioni meteorologiche, dagli slot portuali e dai regolamenti dell’equipaggio. I cambi di equipaggio riusciti dipendono da un attento allineamento tra gli orari dell’equipaggio e della nave. Se i marinai qualificati (AB) in arrivo giungono in ritardo a una nave a causa di un viaggio ritardato, ciò può compromettere le operazioni marittime e portare a costi più elevati per gli straordinari per coloro che sono a bordo.

Anche il morale dell’equipaggio è importante da mantenere, poiché molti marittimi possono lavorare in mare per mesi senza tornare a terra. Se i loro viaggi da e per le navi non sono gestiti bene, possono subire gravi ritardi di viaggio, maggiore affaticamento e un rischio più elevato di incidenti sul lavoro. Un morale scarso può anche portare a un maggiore turnover del personale. Il supporto viaggi 24/7 garantisce che gli equipaggi possano essere reindirizzati, alloggiati o riposizionati rapidamente per raggiungere le loro navi in tempo, anche quando i cambiamenti si verificano durante la notte o nei fine settimana.

Conclusione: il supporto viaggi 24/7 garantisce continuità e controllo

Il supporto viaggi 24/7 è un servizio importante offerto da molte Società di Gestione Viaggi. Questo supporto garantisce che le interruzioni di viaggio siano gestite in qualsiasi momento della giornata e che le operazioni aziendali continuino con interruzioni limitate. Per settori specialistici come l’energia, il minerario e il Marine Travel, il supporto viaggi 24/7 è una necessità importante per gestire viaggi urgenti verso destinazioni remote.

ATPI offre supporto viaggi 24/7 ai clienti nei settori Corporate, sportivo, energetico, minerario e marittimo. I viaggiatori possono contattare il nostro team dedicato in qualsiasi momento della giornata per supporto, indipendentemente dalla complessità del problema o dalla loro posizione. Il team 24/7 di ATPI è stato riconosciuto nel settore per la qualità della sua assistenza, vincendo il premio Service Excellence agli ITM Achievement Awards nel 2025.

Se hai bisogno di aiuto per organizzare viaggi d’affari con fiducia e tranquillità, contattaci oggi stesso.