Perché una rete globale di uffici è importante nella gestione dei viaggi

Se la tua azienda richiede viaggi in tutto il mondo, collaborare con una società di gestione dei viaggi dotata di una rete globale di uffici potrebbe essere fondamentale per il tuo successo.

Una rete mondiale di uffici consente alle società di gestione dei viaggi di fornire un servizio affidabile in tutte le regioni, mantenendo al contempo la conoscenza locale necessaria per navigare efficacemente in ogni mercato. I tuoi viaggiatori beneficeranno di una preziosa competenza locale, di un supporto di viaggio 24 ore su 24, 7 giorni su 7 e di elevati standard di dovere di assistenza mantenuti in tutto il mondo. Quando si verificano interruzioni di viaggio impreviste, una società di gestione dei viaggi globale può prendersi cura dei tuoi viaggiatori ovunque si trovino e offrire opzioni alternative per aiutarli ad arrivare in tempo con il minimo disagio per l’azienda.

Questo articolo spiegherà i vantaggi di collaborare con una TMC con portata globale e competenza locale.

La sfida di gestire programmi di viaggio globali

Gestire i viaggi e l’alloggio dei dipendenti in più paesi è complesso. Le aziende devono districarsi tra:

• Molteplici valute e sistemi di pagamento
• Diversi requisiti per visti e ingressi
• Varie normative di viaggio, comprese le politiche di immigrazione e le regole doganali
• Differenze linguistiche e culturali
• Differenze di fuso orario
• Interruzioni di viaggio impreviste ed eventi regionali

Per le organizzazioni che operano in settori specialistici come quello marittimo, dell’energia e minerario, le sfide nel coordinare i viaggi internazionali diventano ancora più grandi.

Questi settori richiedono spesso viaggi verso località remote, installazioni offshore o siti operativi dove le opzioni di trasporto sono limitate e la logistica dei viaggi deve essere coordinata con cura. Le rotazioni dei cambi equipaggio, i programmi dei progetti e le rigide tempistiche operative possono anche rendere la pianificazione dei viaggi molto più sensibile al fattore tempo rispetto ai tradizionali viaggi d’affari.

Senza l’assistenza di una società di gestione dei viaggi globale, le organizzazioni possono trovarsi ad affrontare diverse sfide nel coordinare i programmi di viaggio globali. Tra queste:

• Difficoltà nel fornire un’esperienza di viaggio coerente in diverse regioni e fusi orari
• Difficoltà nel coordinare viaggi complessi o con più tappe, specialmente se urgenti
• Sfide nel mantenere un supporto di viaggio 24 ore su 24, 7 giorni su 7
• Visibilità limitata degli spostamenti dei viaggiatori e della spesa globale per i viaggi
• Potere contrattuale ridotto con compagnie aeree e hotel locali
• Sfide nel rispettare gli standard del dovere di assistenza per i dipendenti che lavorano in ambienti ad alto rischio, come quelli marittimi, minerari o energetici

L’importanza di una rete globale di uffici

Una rete globale di uffici consente alle società di gestione dei viaggi di fornire supporto locale utilizzando team regionali che comprendono le sfumature dei loro mercati.

Gli uffici locali apportano diversi vantaggi ai programmi di viaggio globali.

Conoscenza del mercato locale

Ogni mercato dei viaggi ha caratteristiche uniche. Le compagnie aeree, i fornitori ferroviari, gli hotel e le opzioni di trasporto via terra variano notevolmente tra le regioni.

I team locali comprendono:

• Relazioni con i fornitori regionali
• Rotte e vettori preferiti
• Modelli di viaggio stagionali
• Strutture dei prezzi all’interno del mercato locale

Questa conoscenza consente alle società di gestione dei viaggi globali di offrire itinerari più efficienti e negoziare prezzi migliori per viaggi e alloggi.

Competenza normativa e di conformità

Le normative sui viaggi differiscono significativamente tra i paesi e tenersi aggiornati sui requisiti in continua evoluzione può essere impegnativo. I team di viaggio locali possono aiutare le aziende a navigare in queste complessità grazie alla conoscenza di:

• Requisiti locali per visti e ingressi
• Normative sull’immigrazione e sulle frontiere
• Requisiti locali in materia di salute e sicurezza
• Requisiti fiscali e di fatturazione locali
• Restrizioni governative ai viaggi in continua evoluzione
• Normative di viaggio specifiche per il settore, in particolare in settori come quello marittimo, minerario ed energetico, dove i movimenti degli equipaggi e i viaggi offshore possono comportare ulteriori considerazioni sulla conformità

Supporto costante ai viaggi in tutto il mondo 24 ore su 24, 7 giorni su 7

Un grande vantaggio di collaborare con una società di gestione dei viaggi globale è il beneficio del supporto ai viaggi 24 ore su 24, 7 giorni su 7. Ciò garantisce che i dipendenti che viaggiano a livello internazionale possano accedere all’assistenza in tutte le regioni e fusi orari.

Con il supporto ai viaggi 24 ore su 24, 7 giorni su 7, i viaggiatori possono contattare un consulente di viaggio esperto per aiutarli con questioni quali:

• Modifiche all’itinerario e riprenotazioni
• Interruzioni e ritardi di viaggio
• Supporto di emergenza
• Richieste di viaggio dell’ultimo minuto

Per i settori specialistici, tra cui quello marittimo, minerario ed energetico, il successo operativo dipende spesso dal fatto che i lavoratori raggiungano in tempo le sedi di lavoro remote. Il supporto ai viaggi 24 ore su 24, 7 giorni su 7 è fondamentale per un coordinamento affidabile dei viaggi e per la gestione delle interruzioni, indipendentemente dalla loro complessità. Avere team regionali che offrono supporto 24 ore su 24 garantisce che i viaggiatori arrivino a destinazione in tempo e aiuta le organizzazioni a proteggere sia il benessere dei viaggiatori che la continuità aziendale.

Mantenere gli standard del dovere di assistenza verso i viaggiatori

Il dovere di assistenza è una priorità assoluta per le organizzazioni che richiedono viaggi internazionali, specialmente per quelle che operano in settori specialistici come quello marittimo, minerario o energetico. Le interruzioni di viaggio sono inevitabili e possono verificarsi in qualsiasi momento. Durante queste interruzioni, le aziende hanno il dovere di localizzare e assistere i propri viaggiatori per garantirne la sicurezza.

Una rete globale di uffici rafforza il dovere di assistenza consentendo alle società di gestione dei viaggi globali di coordinare rapidamente le risposte tra le varie regioni.

I team locali possono reagire rapidamente a:

• Interruzioni dei viaggi regionali
• Eventi meteorologici o naturali
• Sviluppi politici o di sicurezza

Le società di gestione dei viaggi globali possono anche offrire strumenti come il monitoraggio centralizzato dei viaggiatori e le notifiche di viaggio in tempo reale per aiutare le organizzazioni a tenere traccia di tutti i viaggiatori e ricevere notifiche su interruzioni o emergenze. Questi strumenti, combinati con la presenza di uffici locali e il supporto 24 ore su 24, 7 giorni su 7, garantiscono che i viaggiatori siano monitorati e assistiti quando sorgono delle sfide, in modo da mantenere eccellenti standard di dovere di assistenza in tutto il mondo.

ATPI e Direct Travel: Portata globale e competenza locale

Una società di gestione dei viaggi con una rete globale di uffici può fornire un mix di conoscenza del mercato locale, competenza normativa, supporto costante ai viaggi 24 ore su 24, 7 giorni su 7 ed eccellenti standard di dovere di assistenza che costituiscono la base di qualsiasi programma di viaggio globale di successo.

ATPI dispone di una rete globale di uffici con sedi locali in Europa, Asia, Nord America, Australia, Africa e Medio Oriente. In quanto marchio di Direct Travel, la nostra società unificata di gestione dei viaggi globali genera un volume di viaggi totale annuo di 6 miliardi di dollari e serve clienti in 100 mercati in tutto il mondo. La nostra combinazione di portata globale e competenza locale consente ai nostri clienti nei settori aziendale, marittimo, minerario ed energetico di beneficiare di preziose conoscenze regionali e relazioni con i fornitori, unite a un potere d’acquisto globale. Ciò consente ad ATPI e Direct Travel di fornire programmi di viaggio globali coerenti e affidabili con una chiara attenzione al servizio personalizzato, ottenendo un tasso di fidelizzazione dei clienti del 97%.

Se la tua azienda è interessata a collaborare con una società di gestione dei viaggi globale per gestire i viaggi internazionali, mettiti in contatto con noi.