La flotta Ponant è gestita dall’agenzia di reclutamento Uvea Marine Services (UMS), che fornisce assistenza a tutti i membri dell’equipaggio a bordo. La sede centrale di Ponant è a Marsiglia, dove un team di responsabili dell’equipaggio supervisiona tutto l’equipaggio operativo, tecnico e alberghiero a bordo. La varietà di servizi di intrattenimento offerti a bordo delle crociere Ponant implica che sia necessario un ampio team di equipaggio per ogni viaggio, con equipaggio operativo, tecnico e di intrattenimento ciascuno gestito da un team dedicato di responsabili dell’equipaggio.
Sebbene tutti gli yacht di Ponant operino sotto bandiera francese, l’organizzazione ha un equipaggio composto da oltre 25 diverse nazionalità. Al fine di affrontare le complessità che si verificano a seguito di un team così diversificato, nonché gestire buste paga, formazione e programmazione, Ponant ha implementato Adonis Personnel Manager (APM).
La sfida
I piani di crescita di Ponant richiedevano la creazione di un programma di viaggio solido e scalabile che fosse in grado di sostenere il peso dell’aumento del volume di viaggi. Ciò ha fornito una grande opportunità per migliorare l’efficienza del processo di prenotazione viaggi esistente di Ponant, in cui i team di gestione dell’equipaggio organizzavano i viaggi con due diverse società di gestione viaggi (TMC).
Con la flotta di yacht da crociera di Ponant destinata ad aumentare da 9 a 12 nei prossimi due anni, anche il volume dei viaggi dell’equipaggio aumenterebbe del 111%, da 6000 transazioni di viaggio all’anno nel 2019 a una stima di 12.500 nel 2021. Di conseguenza, ridurre la quantità di tempo e denaro spesi per i viaggi dell’equipaggio era una priorità assoluta per Ponant.
Migliorare l’organizzazione dei viaggi dell’equipaggio in previsione di maggiori volumi, senza dover assumere più persone nei team di gestione dell’equipaggio o dei viaggi.
Promuovere l’ottimizzazione dei costi in modo che l’aumento dei volumi non si traduca in un aumento simile della spesa totale per i viaggi.
La soluzione
Al fine di ottenere una maggiore efficienza e una riduzione dei costi, Ponant ha incaricato ATPI Yacht Travel di assisterli nella progettazione di un flusso di lavoro di viaggio per l’equipaggio più efficiente (tramite ATPI CrewLink), di ottenere maggiori risparmi diretti sui costi (tramite Global Faring di ATPI) e di fornire visibilità sulla spesa di viaggio per evidenziare le opportunità di risparmio sui costi (tramite ATPI Analytics).
Per sviluppare un processo di gestione dei viaggi più efficiente, ATPI ha collaborato con Adonis per creare un’integrazione perfetta tra ATPI CrewLink e APM, una soluzione che combinava il meglio di entrambi i sistemi di gestione, guidata dai principi di ATPI e Adonis, ‘Fornire ciò che conta davvero’ e ‘Fare ciò che sai fare meglio’.
Adonis ha assicurato che la pianificazione del viaggio sarebbe stata facile e che i dati corretti sarebbero stati generati in APM, pronti per inviare una richiesta di viaggio ad ATPI CrewLink nel formato corretto. A sua volta, ATPI CrewLink gestisce l’intero ciclo di prenotazione del viaggio.
Adonis ha integrato ATPI CrewLink nel proprio software, in modo che tutte le comunicazioni relative alle prenotazioni di viaggio di Ponant vengano elaborate, senza richiedere alcuna infrastruttura IT aggiuntiva, consentendo agli utenti di Ponant di gestire facilmente le proprie prenotazioni di viaggio direttamente dalla schermata APM.
Questo flusso di lavoro integrato facilita un processo di prenotazione viaggi più efficiente, affidabile e accurato, eliminando la comunicazione manuale e qualsiasi possibilità di errore umano. Di conseguenza, i responsabili dell’equipaggio di Ponant sono ora abilitati a prendere il controllo di ogni prenotazione, pur essendo in grado di dedicare più tempo ad altre attività importanti durante l’organizzazione di uno scalo.
L’integrazione dei sistemi di gestione dei viaggi e del personale ha consentito una maggiore cooperazione tra i responsabili dell’equipaggio di Ponant e i loro colleghi, consentendo una migliore gestione del tempo e comunicazione in merito allo stato live di ogni rotazione.
Prima dell’integrazione tra ATPI CrewLink e Adonis, dovevamo cercare in diversi posti per trovare informazioni sui viaggiatori e sulla programmazione, il che richiedeva molto tempo. Ora, è tutto in un unico posto. Tutte le prenotazioni e gli accordi sono tracciabili e non dobbiamo più cercare nelle nostre caselle di posta in arrivo per trovare le conferme. Siamo incredibilmente soddisfatti dell’intero sistema !
Ponant
Il risultato
Nuovi processi e tecnologie hanno permesso a Ponant di gestire con successo l’aumento dei volumi di viaggio con meno risorse.
Il tempo dedicato alla gestione dei viaggi per l’equipaggio in entrata e in uscita è diminuito notevolmente e i processi sono diventati molto più affidabili, migliorando l’accuratezza dei dati di viaggio e delle informazioni di gestione.
I nuovi processi si sono dimostrati così efficaci che Ponant li ha ora estesi oltre la prenotazione dei voli, anche all’organizzazione dell’alloggio.
L’integrazione di ATPI CrewLink e Adonis ha trasformato in meglio il nostro modo di lavorare. Siamo certamente diventati più efficienti in termini di gestione dei viaggi dell’equipaggio, poiché non abbiamo più bisogno di copiare e trasferire i dati personali dell’equipaggio più volte. Ora tutto è gestito all’interno di ATPI CrewLink e Adonis, il che significa che errori di battitura ed errori sono ormai un ricordo del passato e l’intero processo di prenotazione è stato ridotto a 3-4 clic.
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