BBC Sport è un dipartimento della BBC che fornisce copertura sportiva nazionale per la televisione, la radio e i servizi digitali della BBC. La sede principale di BBC Sport è a MediaCity UK a Salford, in Inghilterra. Offre copertura di una vasta gamma di sport in un’ampia area geografica, inclusi alcuni dei tornei più popolari al mondo.
La gamma di eventi e località coperti da BBC Sport implica che siano necessarie diverse disposizioni di viaggio per tutti gli aspetti della produzione sportiva: dagli incontri di lavoro con le organizzazioni sportive e le ricognizioni di produzione, alla copertura dei principali tornei sportivi. I viaggi di BBC Sport sono organizzati tramite il team di approvvigionamento della BBC, che ha fornitori preferenziali per i viaggi nazionali e internazionali.
Con l’avvicinarsi della Coppa del Mondo FIFA 2018, BBC Sport aveva bisogno di un fornitore di viaggi per supportare la produzione del torneo. A seguito di una procedura di RFP, ATPI Sports Events è stata nominata fornitore di viaggi ufficiale nell’autunno del 2016, data la sua esperienza nella fornitura di trasporti e logistica per i precedenti tornei di calcio e la sua conoscenza di altri eventi sportivi su larga scala in Russia, inclusi i Giochi olimpici e paralimpici di Sochi. Inoltre, ATPI Sports Events ha beneficiato anche di uffici esistenti ed esperti in Russia.
Con l’avvicinarsi della Coppa del Mondo FIFA 2018, BBC Sport aveva bisogno di un fornitore di viaggi per supportare la produzione del torneo. A seguito di una procedura di RFP, ATPI Sports Events è stata nominata fornitore di viaggi ufficiale nell’autunno del 2016, data la sua esperienza nella fornitura di trasporti e logistica per i precedenti tornei di calcio e la sua conoscenza di altri eventi sportivi su larga scala in Russia, inclusi i Giochi olimpici e paralimpici di Sochi. Inoltre, ATPI Sports Events ha beneficiato anche di uffici esistenti ed esperti in Russia.
Con l’avvicinarsi della Coppa del Mondo FIFA 2018, BBC Sport aveva bisogno di un fornitore di viaggi per supportare la produzione del torneo. A seguito di una procedura di RFP, ATPI Sports Events è stata nominata fornitore di viaggi ufficiale nell’autunno del 2016, data la sua esperienza nella fornitura di trasporti e logistica per i precedenti tornei di calcio e la sua conoscenza di altri eventi sportivi su larga scala in Russia, inclusi i Giochi olimpici e paralimpici di Sochi. Inoltre, ATPI Sports Events ha beneficiato anche di uffici esistenti ed esperti in Russia.
La sfida
La Coppa del Mondo FIFA 2018 in Russia si terrà dal 14 giugno al 15 luglio 2018, con la partecipazione di trentadue squadre nazionali maschili. Il torneo prevede sessantaquattro partite giocate in dodici sedi in undici città. Nonostante la stragrande maggioranza delle partite si giochi nella Russia europea, le località coprono una vasta area.
Da Kaliningrad a ovest ed Ekaterinburg a est, San Pietroburgo a nord e Sochi a sud. Come molti grandi eventi sportivi, Russia 2018 presenta alcune sfide logistiche dovute, ad esempio, al numero di città ospitanti e alle dimensioni della nazione ospitante. Queste sfide potrebbero anche essere esacerbate dalle differenze culturali e linguistiche.
ATPI Sports Events ha riconosciuto che le società di media presentano le proprie sfide, poiché molti dei viaggiatori sono freelance e quindi le loro informazioni di viaggio sono sconosciute fino a quando l’evento non è più vicino. Alcuni membri della troupe di BBC Sport richiederanno un notevole eccesso di bagaglio che deve essere preso in considerazione.
La soluzione
ATPI Sports Events ha iniziato a prepararsi e pianificare attentamente l’evento sportivo quadriennale subito dopo l’assegnazione. È stato istituito un team di progetto ATPI Sports Events per servire il team, composto da quattro persone: un team leader, due consulenti di viaggi d’affari e un consulente di gruppo. Il team di progetto ha lavorato a fianco dell’ufficio ATPI di Mosca, dei fornitori locali e delle compagnie aeree per acquisire una conoscenza approfondita di ciascuna delle città ospitanti. Inoltre, il team è supportato dal nostro ufficio di Mosca per la prenotazione dei biglietti ferroviari russi e la loro conoscenza locale. In preparazione ai giochi, un membro del team di progetto con sede nel Regno Unito si è recato in Russia alla fine della fase a gironi.
Una pianificazione accurata e una stretta collaborazione sono fondamentali per il successo di progetti di queste dimensioni. Pertanto, i team di ATPI Sports Events e BBC Sport si incontrano regolarmente per garantire che tutte le disposizioni di viaggio siano coperte e pianificate, comprese le opzioni di viaggio e gli extra che assisteranno BBC Sport mentre si trova sul posto durante l’evento. Una pianificazione meticolosa e la flessibilità hanno permesso al team di ATPI Sports Events di adattarsi alla cronologia di produzione, ad esempio garantendo il corretto livello di personale in ogni pietra miliare importante.
Una pianificazione accurata e una stretta collaborazione sono fondamentali per il successo di progetti di queste dimensioni. Pertanto, i team di ATPI Sports Events e BBC Sport si incontrano regolarmente per garantire che tutte le disposizioni di viaggio siano coperte e pianificate, comprese le opzioni di viaggio e gli extra che assisteranno BBC Sport mentre si trova sul posto durante l’evento. Una pianificazione meticolosa e la flessibilità hanno permesso al team di ATPI Sports Events di adattarsi alla cronologia di produzione, ad esempio garantendo il corretto livello di personale in ogni pietra miliare importante.
A causa dell’alta percentuale di viaggiatori per la Coppa del Mondo che sono freelance, finora c’è stata una mancanza di informazioni confermate sui viaggiatori. ATPI Sports Events è stata in grado di aggirare questo problema trattenendo posti di gruppo che non richiedono queste informazioni fino a quando non si avvicina la data di partenza. Per risolvere il problema di alcuni membri della troupe che necessitano di bagaglio extra, in alcuni casi fino a cinque bagagli, ATPI Sports Events ha negoziato con successo tariffe per bagagli media con le compagnie aeree. A sua volta, il team di progetto ha completato i controlli di due diligence sui voli nazionali per garantire che possano soddisfare il bagaglio extra.
Il risultato
Con l’evento a pochi mesi di distanza, il lavoro è ancora in corso per garantire che BBC Sport benefici di viaggi senza interruzioni durante l’evento. Tuttavia, finora riteniamo che BBC Sport abbia beneficiato di alti livelli di servizio clienti e capacità organizzative, supportati da una conoscenza esperta dei viaggi e dalla comprensione locale dell’ambiente in Russia.
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