Scopri come ATPI SportsEvents ha creato un’esperienza indimenticabile per il Comitato Olimpico Canadese. Mentre gli occhi del mondo erano puntati saldamente sui Giochi Olimpici Invernali di Pyeongchang 2018, ATPI Sports Events stava realizzando un’esperienza di ospitalità olimpica su misura, unica nella vita, per i partner di marketing del Comitato Olimpico Canadese.
Obiettivo
Dal 2017, ATPI Sports Events è il Partner Ufficiale per la biglietteria, i viaggi e l’ospitalità del Comitato Olimpico Canadese (COC). Il COC si è rivolto ad ATPI con la richiesta di sviluppare un programma di ospitalità su misura per i dirigenti senior dei loro principali partner di marketing per i Giochi Olimpici Invernali di PyeongChang 2018.
La sfida
Questo programma doveva integrare elementi educativi senza soluzione di continuità nel programma di ospitalità. Sebbene fosse importante per il Comitato Olimpico Canadese creare un’esperienza unica nella vita per questi ospiti, era anche una massima priorità includere esperienze ‘dietro le quinte’ per educare gli ospiti sul ruolo del COC in loco durante i Giochi. Ciò ha creato la necessità di un programma molto intenso.
Dato che il livello degli ospiti che sarebbero stati invitati al viaggio ricopriva ruoli di alta responsabilità, era anche fondamentale sviluppare un programma che non richiedesse agli ospiti di stare fuori ufficio troppo a lungo. Il tempo di viaggio dal Canada alla Repubblica di Corea è di 14 ore più un cambio di fuso orario di 14 ore, con conseguente ‘perdita’ di una notte durante il viaggio.
La categoria di hotel disponibili nella città ospitante non era lussuosa come quella in cui gli ospiti del programma sarebbero stati abituati a soggiornare. Data la disponibilità limitata, il COC ha chiesto il supporto di ATPI per migliorare l’esperienza alberghiera per gli ospiti, mantenendo al contempo i costi entro il budget del programma esistente.
La soluzione
Per offrire agli ospiti un itinerario piacevole e senza intoppi, i componenti educativi sono stati integrati nel programma e abbinati a pasti o altre attività quando possibile. Una sessione informativa del Comitato Olimpico Internazionale si è svolta durante un pranzo speciale presso l’esclusivo locale ‘The Olympic Club’.
Il networking con l’Amministratore Delegato e il Direttore Marketing del COC si è svolto all’interno della ‘Be Olympic Lounge’ dedicata al COC all’interno dell’hotel del programma, dove non erano necessari ulteriori spostamenti.
ATPI Sports Events ha lavorato a stretto contatto con il team del COC per sviluppare un programma completo di sette giorni e cinque notti durante un fine settimana, che includesse: voli, alloggio, pasti, biglietti olimpici, eventi speciali, componenti educativi, omaggi ed escursioni culturali.
ATPI Sports Events ha sviluppato una ‘Be Olympic Lounge’ del Comitato Olimpico Canadese personalizzata e con marchio esclusivo per gli ospiti del programma. La Be Olympic Lounge si trovava all’interno dell’hotel del programma e offriva snack leggeri e bevande dalle 7:00 alle 2:00.
Lo spazio è stato utilizzato anche per pranzi a buffet e spuntini post-evento. Fornire questo spazio all’interno del loro hotel ha permesso agli ospiti di avere un luogo tranquillo dove fare networking, rilassarsi e recuperare il lavoro pur essendo fuori ufficio per un periodo prolungato.
Per migliorare l’esperienza alberghiera per gli ospiti, ATPI Sports Events ha trovato risparmi nel budget del programma per organizzare miglioramenti alle camere degli ospiti, tra cui articoli da bagno di qualità superiore, diffusori di canne, coprimaterassi, composizioni floreali, coperte e pantofole.
Il risultato
Gli ospiti del programma COC hanno vissuto un lato molto esclusivo dei Giochi Olimpici. ATPI Sports Events ha sviluppato un itinerario del programma per evidenziare le speciali esperienze dietro le quinte che il Comitato Olimpico Canadese è stato in grado di assicurarsi attraverso la sua partnership con il Comitato Olimpico Internazionale.
Gli ospiti del programma COC hanno apprezzato cene speciali presso la Canada Olympic House, hanno visitato l’esclusivo locale Olympic Club per il pranzo e hanno fatto un tour del Villaggio degli Atleti.
Un medagliato d’oro olimpico canadese ha ospitato il gruppo e ha fornito conoscenze approfondite sull’esperienza degli atleti ai Giochi Olimpici. Inoltre, ATPI Sports Events ha assicurato biglietti per eventi che hanno permesso agli ospiti di essere lì per festeggiare mentre il Canada vinceva diverse medaglie. ATPI ha organizzato pass per la Holland Heineken House per gli ospiti interessati a partecipare.
Il viaggio è stato completato con una cena raffinata, un’esperienza di barbecue coreano, un tour di un palazzo con una guida locale e tempo libero per gli ospiti per fare shopping, visitare la città o partecipare ad altri eventi olimpici.
Tutti gli ospiti che hanno completato il sondaggio post-evento hanno indicato che il viaggio ha fornito loro una maggiore conoscenza delle operazioni di gioco del COC e che sarebbero interessati a partecipare di nuovo.
Il COC dovrebbe essere davvero orgoglioso di questo viaggio! È stato eseguito ad un livello molto alto in quello che può essere un ambiente logistico impegnativo! Sono entusiasta di aver avuto la possibilità di partecipare e non posso ringraziare abbastanza tutti per il lavoro che è stato fatto per realizzare tutto questo
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