Con uffici in tutti e cinque i continenti e solide relazioni con aziende indipendenti in Europa, Medio Oriente e America Latina, il nostro cliente fornisce consulenza a un mix diversificato di clienti, dalle società Fortune 100 e FTSE 100 alle aziende emergenti, dai privati ai governi locali e nazionali. ATPI Corporate Travelha iniziato a collaborare con le sedi britanniche di questo studio legale all’inizio del 2010.
La sfida
Lo studio legale aveva utilizzato una delle prime quattro società di gestione viaggi (TMC) e una delle principali agenzie di prenotazione alberghiera per soddisfare le proprie esigenze di viaggio. Ma lo studio era diventato deluso dal servizio che stava ricevendo.
La TMC non aveva una politica di viaggio chiara e quindi non aveva alcun controllo sulle prenotazioni. Il processo era goffo e prevedeva la compilazione di un modulo di viaggio e l’invio via fax o la chiamata a un fornitore di servizi. Lo slittamento verso altre TMC non approvate e motori di prenotazione web era del 42%, il che ha portato a non conformità alle politiche, errori di fatturazione e problemi di gestione del rischio.
Lo studio legale desiderava consolidare i propri viaggi di lavoro, essere in grado di prenotare online e ricevere informazioni di gestione più efficienti (MI) per aiutarli a prendere importanti decisioni di viaggio e migliorare continuamente i processi.
La soluzione
Per raggiungere gli obiettivi dello studio legale, ATPI Corporate Travel si è concentrata su quanto segue:
Sviluppare un ‘negozio’ di viaggi online unico per gli utenti
Fornire risparmi reali attraverso una migliore gestione delle opportunità
Migliorare l’affidabilità dei processi per la fatturazione, la conformità e il MI
Fornire valore aggiunto specifico per il settore con servizi extra
Lo strumento di prenotazione online fornisce un negozio di viaggi unico per gli utenti includendo una dashboard con single sign-on, un sistema di tracciamento dei viaggiatori, una funzione di feedback, collegamenti ad ATPI e servizi di terze parti pertinenti e diversi livelli di gestione e autorizzazione delle politiche di viaggio.
C’è stata anche una formazione completa per tutti gli utenti presso le sedi del Regno Unito, seguita da sessioni per i ‘Super Users’ in ogni sede.
Passando a ATPI Corporate Travel, lo studio legale ha ottenuto risparmi in molti settori. L’accesso a un programma alberghiero preferenziale ha aumentato la conformità e ridotto i costi. La nuova politica ha inoltre eliminato i biglietti ferroviari completamente flessibili e ha consentito notevoli risparmi grazie all’utilizzo dell’opzione tariffaria ‘singolo
tratta’ con lo strumento di prenotazione Evolvi. Inoltre, a seguito della revisione dei programmi di incentivazione aziendali delle compagnie aeree, le ‘miglia’ non sono più scadute e l’utilizzo dei premi è stato gestito centralmente.
ATPI Corporate Travel ha inoltre riscontrato la necessità di migliorare il reporting MI per l’azienda, sviluppando report personalizzati per includere informazioni pre-viaggio, monitoraggio delle spese fatturabili e non fatturabili e dati sulle emissioni di carbonio.
I servizi aggiuntivi per lo studio legale includono viaggi VIP per i partner, attribuzione automatizzata del numero di pratica per la fatturazione, gestione delle conferenze dei partner e un programma personalizzato di eventi e riunioni.
Il risultato
A quattro mesi dall’inizio del contratto, l’adozione della prenotazione online era già elevata. C’erano risparmi del 30% e i viaggi non autorizzati o non conformi erano stati eliminati.
Nel 2012 lo studio legale stava ancora realizzando risparmi mensili sui viaggi aerei del 27% e il 94% dei viaggi in treno veniva prenotato online. Il MI migliorato di ATPI Corporate Travel reporting significa che l’azienda può confrontare le cifre di anno in anno e tenere traccia dei tassi di adozione.
Non potremmo essere più soddisfatti del servizio di ATPI Corporate Travel. Avere a che fare con una singola TMC altamente efficace ci ha portato un MI migliorato e migliori strumenti di prenotazione online.
Direttore della fatturazione globale – uno studio legale
Skip to content
