Con 447 atleti pronti per partire per Lima, la sfida per ATPI Sports Travel era lanciata…
Il Comitato Olimpico Canadese (COC) ha stretto una partnership con ATPI Sports Events nel 2017, con i Giochi Olimpici Invernali di PyeongChang 2018 che si sono svolti subito dopo.
I Giochi hanno presentato una scadenza ravvicinata e una serie di complesse sfide logistiche, ma grazie alla sua esperienza nel settore degli eventi e dei viaggi, ATPI Sports Events ha offerto una soluzione che combinava la gestione completa dei servizi di viaggio, ospitalità e biglietteria, oltre alla gestione delle esigenze degli stakeholder del COC.
Le conoscenze acquisite da ATPI Sports Events durante i Giochi Olimpici Invernali hanno permesso loro di personalizzare ulteriormente una soluzione che rafforzasse la fiducia e aprisse linee di comunicazione, pronta per ulteriori progetti come i Giochi Panamericani di Lima 2019 e i Giochi Olimpici di Tokyo 2020.
Il cliente
Il Comitato Olimpico Canadese (COC) guida il raggiungimento del successo sul podio del Team Canada e promuove i valori olimpici in tutto il Canada. Indipendente e finanziato prevalentemente da privati, il COC fornisce le risorse di cui gli atleti d’élite canadesi hanno bisogno per dare il massimo e dare tutto ogni giorno. Condividendo le storie degli atleti, ispirano tutti i canadesi attraverso il potere dello sport – 24 ore al giorno, 7 giorni su 7, 365 giorni all’anno.
La sfida
I Giochi Panamericani sono un importante evento sportivo nelle Americhe in cui migliaia di atleti partecipano a una varietà di sport. La competizione si svolge tra atleti delle nazioni delle Americhe ogni quattro anni.
A Lima 2019, il team panamericano canadese, composto da 447 atleti e da ulteriori membri del team di supporto, ha richiesto servizi di logistica di viaggi ed eventi. Tuttavia, c’erano tre sfide significative da superare durante il progetto.
Viaggio per gli atleti
Il numero di atleti in viaggio per i Giochi Panamericani era superiore al numero di quelli in viaggio per i Giochi Olimpici e quindi l’aumento del volume ha rappresentato una sfida di per sé. Inoltre, la natura della competizione ha fatto sì che i programmi di qualificazione lasciassero meno tempo per prenotare gli atleti su un volo rispetto a quanto sarebbe consigliabile per un tipico viaggiatore.
Comunicazione delle informazioni
A causa del numero di persone che necessitavano di viaggiare, la disponibilità di voli e posti a sedere doveva essere aggiornata in tempo reale per evitare confusione. Definire procedure e strumenti per condividere queste informazioni nel modo più efficiente e utile era una priorità.
Voli limitati
I Giochi Panamericani del 2019 si sono svolti a Lima, in Perù, il che ha presentato ulteriori sfide in termini di trasporto degli atleti
canadesi all’evento. I voli dal Canada a Lima erano scarsi, come dimostrato dall’unico volo giornaliero disponibile da Toronto o Montreal. Qualsiasi atleta in viaggio per i Giochi avrebbe dovuto dirigersi a est per prendere il volo da uno di questi hub. Ad aumentare ulteriormente la pressione sulla logistica dei viaggi, il Comitato Organizzatore di Lima 2019 non ha permesso agli sport di entrare nel villaggio fino a 5 giorni prima del loro primo giorno di competizione e ha imposto un orario di partenza fissato per 48 ore dopo la conclusione del loro evento.
La soluzione
Il primo passo di ATPI Sports Event per facilitare il buon funzionamento del trasporto degli atleti ai Giochi Panamericani di Lima 2019 è stato quello di costruire relazioni con i Team Leader delle Organizzazioni Sportive Nazionali (NSO) e di conoscere le loro esigenze specifiche.
Per costruire queste relazioni, i consulenti ATPI sono stati dedicati a uno sport specifico, garantendo che il COC beneficiasse di un servizio specializzato.
Gestione di scadenze ravvicinate
Superare i tempi di consegna drasticamente ridotti ha richiesto un’attenta pianificazione da parte dei consulenti di ATPI Sports Events, con la flessibilità che si è rivelata fondamentale per garantire che tutti gli atleti arrivassero alla loro competizione al momento giusto. I consulenti ATPI hanno coordinato questo processo lavorando a stretto contatto con le compagnie aeree e i team leader del COC, rispondendo immediatamente quando venivano pubblicati i programmi di qualificazione.
Condivisione di informazioni di prenotazione e itinerari
Con molte persone su entrambi i lati che richiedevano informazioni di volo aggiornate, trovare il metodo giusto per condividerle è stato essenziale per il successo del progetto. ATPI Sports Events ha implementato l’uso di un software personalizzato per soddisfare i suoi obiettivi. Il software visualizzava un inventario dei posti disponibili, pronto per essere suddiviso nei posti necessari per ogni atleta o squadra. Questi sono stati quindi assegnati ai viaggiatori e comunicati ai consulenti ATPI, che potevano prenotare e condividere le informazioni.
Il software ha anche tenuto un registro completo di tutte le comunicazioni effettuate durante il processo di prenotazione e ha consentito di fornire al COC e a tutti i team leader report in tempo reale di tutti i dati dei viaggiatori, con un processo di approvazione online prima dell’emissione dei biglietti.
Superare le sfide logistiche
Il numero limitato di voli dal Canada a Lima, combinato con il prerequisito per gli atleti di arrivare cinque giorni prima del loro evento e partire due giorni dopo, ha richiesto una pianificazione rigorosa. Per superare questo problema, ATPI Sports Events ha lavorato con il vettore preferito per bloccare un inventario sufficiente di posti da ogni gateway e ha organizzato voli di collegamento per spostare gli atleti da tutto il Canada agli hub di Toronto o Montreal affinché potessero viaggiare a Lima quando necessario.
ATPI ha implementato l’uso di un software personalizzato per soddisfare i suoi obiettivi
Il risultato
L’obiettivo del team panamericano canadese era creare il miglior ambiente di performance possibile per gli atleti durante la competizione. Questo processo, iniziato con il viaggio, è stato un viaggio fluido e senza stress che ha permesso loro di rimanere concentrati.
Di conseguenza, la performance del team a Lima 2019 è stata una delle migliori di sempre, con il team che ha portato a casa 35 medaglie d’oro, 64 d’argento e 53 di bronzo. ATPI è incredibilmente orgogliosa di aver svolto un ruolo di supporto.
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