Choose another country/language to see content specific to your location.
Voorbereid op alles, ATPI Duty of Care hero image

Voorbereid op alles, ATPI Duty of Care

 

Als hospitality-specialist zijn de professionals van ATPI Sports Events wel gewend om flexibel te schakelen. Zeker tijdens de Champions League Finale wordt er met regelmaat een beroep gedaan op de organisatie-skills van event-managers zoals Monique Koot. Tijdens de 2022-finale in Parijs ontstond er onrust en chaos rond het stadion. Monique legt uit hoe ATPI dankzij een uitgekiend crisisplan en de juiste tools uit het ATPI ‘Duty of Care’ programma kon zorgdragen voor een soepele voortgang van het event voor klanten en gasten.

Een situatie die eerst nog veilig lijkt te zijn, kan binnen enkele ogenblikken veranderen, zo ondervond Monique aan den lijve tijdens de Champions League finale.

“Voor aanvang van de finale leek de sfeer goed te zijn, hoewel het erg druk was rond het stadion. Onze gasten en ons team werden met de touringcar afgezet bij de busparking naast het stadion, waar wij klaarstonden om hen te begeleiden naar het hospitality-gedeelte in het stadion. Om daar te komen moesten we om het stadion heen lopen met onze gasten. Daar werd het onrustig, al gauw kwamen we terecht tussen grote groepen mensen die het stadion in wilden zonder kaartje. Het werd al snel duidelijk dat de situatie niet onder controle was. Het voelde met de minuut onveiliger en de sfeer werd grimmiger. Het werd drukker, de mooie sfeer leek als sneeuw voor de zon te verdwijnen. Gelukkig lukte het om al onze gasten veilig en op tijd de hospitality-gedeeltes en het stadion in te krijgen, waarna bleek dat de wedstrijd zou worden uitgesteld om de situatie buiten weer in het gareel te krijgen. Voor ons het sein om meteen in actie te komen en ons crisisplan uit te rollen.”

Communicatie is alles

Een crisisplan ligt bij ATPI altijd klaar, voor ieder event, zodat alle medewerkers meteen weten welke actie er moet worden ondernomen.

Monique: “Je hoopt natuurlijk dat je zo’n plan niet hoeft te gebruiken, maar als het nodig is zijn we meer dan goed voorbereid. Met ons crisisteam en crisisplan paraat, zijn we meteen aan de slag gegaan met communicatie naar alle betrokkenen, stakeholders en natuurlijk de gasten. Alle noodzakelijke gegevens en informatie hebben we daarvoor van tevoren al paraat, zodat we niet hoeven te zoeken naar contactgegevens bijvoorbeeld. Zo zijn we iedereen met push-berichten op de hoogte gaan stellen van de nodige informatie en geven we antwoord op allerlei vragen. Wat is er aan de hand? Waarom wordt de wedstrijd uitgesteld? Welke stappen ondernemen wij? Wat vragen we van de gast?

Zo was het van belang dat iedereen in het stadion zou blijven, op dat moment de veiligste plek. Toen de wedstrijd van start ging, zijn wij informatie blijven vergaren om uit te zoeken wanneer het veilig zou zijn om terug te keren naar het hospitality-gedeelte. Die boodschap werd vervolgens weer verzonden naar de gasten, zodat iedereen op de hoogte was van de laatste ontwikkelingen. Al tijdens en na de wedstrijd keerde de rust weer terug en verliep alles volgens het programma.”

Duty of Care: altijd bij de les

Een goede voorbereiding maakt het verschil: altijd op de hoogte zijn van de actuele situatie en meteen in actie kunnen komen als er wat aan de hand is. Volgens Monique is die voorbereiding essentieel. “We hebben de juiste tools beschikbaar, zoals mogelijkheden om die push-berichten meteen te maken en te verzenden. Mensen ter plaatse en mensen achter de schermen staan meteen klaar, op die manier kun je optimaal op zoek gaan naar de laatste informatie en mogelijkheden. Wij hebben ervoor gezorgd dat onze gasten en ons team weer snel en veilig naar het hotel vervoerd konden worden. Dat verliep vervolgens weer zonder problemen. Missie geslaagd!”