Choose another country/language to see content specific to your location.

Hoe plan je evenementen in het najaar en 2022?

Pete Gill, Sports Accountmanager in de UK, deelt de beste tips voor het gebruik van nieuwe manieren om de ervaring van live-evenementen te verbeteren.

Hoe plan je evenementen in het najaar en 2022?

Grootschalige evenementen, met name in de sportwereld, zijn het voorbeeld geweest voor hoe het leven weer bijna normaal kan worden. Of, misschien nog belangrijker, hoe deelnemers, toeschouwers, sponsors etc. kunnen deelnemen aan evenementen terwijl ze beschermd blijven tegen Covid-19.

Terwijl alle ogen van de wereld waren gericht op Tokio en de allereerste Olympische Spelen die werden uitgesteld, stond er meer op het spel dan alleen medailles. Ons team is niet alleen goed thuis in het plannen van scenario's A tot Z. We zijn ook betrokken geweest bij interessante proef-evenementen die kijken hoe de Covid-19-risico's zo goed mogelijk kunnen worden beheerst en hoe mensen willen deelnemen aan evenementen in deze nieuwe wereld.

Hier valt op dat de rol van de eventmanager nog nooit zo complex is geweest, maar ook dat evenementen een integraal onderdeel van de businessmix zullen blijven, ondanks de uitdagingen waarmee we worden geconfronteerd.

Stel de Covid-19-richtlijnen vroeg op

Beperkingen en maatregelen over de hele wereld veranderen snel. Vóór het evenement precies weten waar je aan toe bent, maakt het allemaal een stuk makkelijker. Ook al zijn de maatregelen op het evenement uiteindelijk minder streng. Testevenementen laten zien dat er niet minder bezoekers komen als je een Covid-paspoort moet laten zien, een negatieve sneltest die maximaal 24 uur geleden is afgenomen of een bewijs van dubbele vaccinatie. In feite zijn bezoekers van een evenement over het algemeen meer geneigd om persoonlijk aanwezig te zijn als ze weten dat er maatregelen zijn genomen.

Plan voor het onverwachte

Naarmate we wennen aan een leven met Covid-19, zijn er meerder scenario’s waar je vooraf al rekening mee moet houden. Sprekers van evenementen moeten misschien last minute in isolatie en daarom vanuit huis presenteren. Reisschema’s kunnen veranderen en lokale Covid-19-beperkingen kunnen snel strenger of versoepeld worden. Zorg ervoor dat je altijd een plan B hebt voor het geval belangrijke mensen er niet persoonlijk kunnen zijn, zoals het van tevoren testen van de internetverbinding thuis en technische instellingen. Zorg dat je voorbereid bent op last-minute veranderingen en uitdagingen. Overweeg ook om maatregelen te nemen die niet in lijn staan met de huidige richtlijnen.

Zie digitale evenementen als een verlengstuk in plaats van een vervanging

De eerste omslag begin 2020 naar digitale evenementen maakte al snel duidelijk dat live-evenementen niet te vervangen zijn. Hoewel het niet alleen verstandig is om een ​​groot deel van een evenement online op te nemen in uw back-upplannen, is het ook belangrijk om te kijken hoe live-evenementen kunnen worden verbeterd door de toevoeging van digitale inhoud. Denk aan online rondleidingen achter de schermen, live hosts voor speciale digitale elementen van een evenement en online exclusieve optredens die een veel langere levensduur hebben dan welk fysiek evenement dan ook. Zo hebben we onlangs een orkestrecital opgenomen als onderdeel van een online-evenement dat een ervaring tot leven bracht waar de meeste mensen al maanden niet van hadden kunnen genieten.

Willekeurige ontmoetingen: maak ruimte voor netwerken

Mensen geven consequent aan dat menselijke verbinding en gedeelde ervaringen die tot nieuwe verbindingen leiden, zijn wat ze echt missen van live-evenementen. Snelle gesprekken met iemand die je nog nooit eerder hebt ontmoet gebeuren veel minder in een digitaal evenement. We hebben willekeurige ‘virtuele netwerkkamers’ toegevoegd aan online evenementen waar mensen een paar minuten met elkaar verbonden zijn via videochat. Hier hebben we enorm veel positieve feedback over ontvangen. We raden ook aan om mini-evenementen in te bouwen in verschillende virtuele 'kamers' waar mensen in en uit kunnen gaan om iets nieuws te leren en nieuwe mensen te ontmoeten. We hebben het meeste succes behaald wanneer deze virtuele kamers mensen in staat stellen kennis te delen. In één klantevenement hebben we bijvoorbeeld het delen van recepten opgenomen, zodat gasten verbinding kunnen maken over hun gedeelde passie voor eten.

Communicatie

Deelnemers aan evenementen hebben meer vragen dan ooit tevoren. Door Covid-19-richtlijnen die voortdurend veranderen, is dat een enorme extra last voor eventmanagers. We werken samen met klanten om regelmatig veelgestelde vragen te publiceren. Daarnaast zorgen we dat het duidelijk is bij wie je moet aankloppen voor de vragen die je hebt. De juiste informatie voor je gasten vergroot het vertrouwen en de betrokkenheid met het evenement.

Gasten voorzien van alle informatie die ze nodig hebben, vergroot het vertrouwen en de betrokkenheid met een evenement en zorgt ervoor dat de communicatiekanalen open staan bij een grote verandering.

Net als veel andere uitdagingen heeft Covid-19 creativiteit en nieuwe benaderingen gestimuleerd als het gaat om eventmanagement. De enorme hoeveelheid logistiek die ermee gemoeid is, is enorm en hiermee moet rekening worden gehouden bij de toewijzing van budget en middelen. De teams van de ATPI Sports Events denken mee in alle mogelijke scenario’s. Met als resultaat meer dynamische evenementen en meer betrokken deelnemers.

Neem contact op met John Bergmann als je meer wilt weten over de nieuwe mogelijkheden voor een onvergetelijk evenement!