ATPI: bijzondere samenwerking met de Invictus Games 2023

Van 9 tot 16 september staat Düsseldorf in het teken van de Invictus Games. De inmiddels zesde editie van dit bijzondere sportevenement, wordt voor het eerst in Duitsland georganiseerd. ATPI sloot zich aan bij de Invictus Games, als partner voor hospitality, accommodatie en logistiek.

Bij de Invictus Games draait het allemaal om bewustzijn en erkenning voor oorlogsveteranen met lichamelijk of geestelijk letsel. Het evenement draait daarom niet alleen om de competitie, maar ook om de reis naar herstel en eerherstel. In samenwerking met het Duitse leger, ontvangt Düsseldorf ruim 500 deelnemers uit 22 landen, die samen met hun familieleden afreizen naar de Invictus Games. Daar zullen ze deelnemen aan verschillende wedstrijden in tien categorieën. Het thema van deze editie luidt: ‘A HOME FOR RESPECT’.

ATPI is trots dat de organisatie van de Invictus Games aanklopte voor samenwerking op het gebied van hospitality, logistiek en organisatie van accommodaties. Jordyn Bayly-Jones, Senior Client Services Manager bij ATPI, neemt ons mee in de uitdagingen die zo’n sportevenement met zich meebrengt en de oplossingen die ATPI daar dankzij een team van reisexperts voor wist te realiseren.

‘Specifieke behoeftes vragen om maatwerk’

De organisatie van de Invictus Games liep tegen flinke uitdagingen aan bij de organisatie van hospitality en accommodatie. Welke waren dat?

De logistiek rond een groot sportevenement is een enorme klus. Deelnemers en betrokkenen hebben accommodaties nodig en daarbij heb je te maken met contracten en het beheren van kamertoewijzingen. Die taak week af van de kernexpertise van de organisatie en daarmee gaat veel tijd en energie verloren. De organisatie kon die tijd en middelen beter besteden aan andere belangrijke aspecten van dit evenement.

ATPI werd gevraagd om de organisatie te helpen; hoe zijn die uitdagingen aangepakt?

Het uitgebreide aanbod en onze expertise in alle zaken die komen kijken bij de organisatie en logistiek rond grote sportevenementen, hebben een cruciale rol gespeeld. Onze experts hebben wereldwijd ervaring in het zoeken naar de juiste accommodatie, transport en gronddiensten, voedsel- en drankbeheer en ondersteuning ter plaatse. Wij nemen deze zaken voor de Invictus Games uit handen en hebben daar een gestroomlijnd proces van gemaakt. Zo zorgen we samen met de organisatoren voor een onvergetelijk evenement voor alle betrokkenen, van atleten en begeleiding tot sponsoren en partners.

Hoe zorgt ATPI voor de juiste accommodatie? 

Vanuit ons internationale netwerk en expertise op het gebied van mondiale sport, heeft ATPI gezocht naar accommodaties op strategische locaties, die bijvoorbeeld goed bereikbaar waren vanuit de luchthavens en sportlocaties. Onze zoektocht naar accommodatie was afgestemd op de specifieke behoeften van atleten, officials, personeel en media. Daarmee leveren we echt maatwerk. Daarbij voerden we kredietbeoordelingen uit, onderhandelden we over de optimale boekings- en betalingsvoorwaarden en dat levert uiteindelijk kamerprijzen op die zo gunstig mogelijk zijn voor de organisatie. Ons team zorgt ook voor soepele groepscheck-ins en verstrekt accommodatiegegevens aan alle aanwezigen.

ATPI organiseert ook de transport- en gronddiensten rond de Invictus Games, hoe zit dat?

Ook het organiseren van transport hebben we uit handen genomen. Dan moet je denken aan de inkoop, het voeren van onderhandelingen en uiteindelijk contracteren van transporteurs en personenvervoer. We bereiden transportschema’s voor en beheren die tijdens het evenement. Op die manier zorgen we ervoor dat pendeldiensten en transfers optimaal verlopen. Tevens regelen we parkeer-accreditaties voor betrokkenen en zorgen we voor Engelssprekende chauffeurs. Wel zo prettig in een internationaal gezelschap.

Catering is ook een belangrijk onderdeel van zo’n evenement. Wat is daarin de rol van ATPI?

Ons team heeft ook het management rond voedingsmiddelen en dranken voor haar rekening genomen. Dan moet je denken aan buffetarrangementen, die natuurlijk afgestemd moeten worden aan de specifieke menuwensen van de atleten. Daarbij beheren wij de kamerlijsten en kunnen zo goed rekening houden met speciale verzoeken en aanpassingen in de kamer om het bezoek zo aangenaam mogelijk te maken. Elk detail telt om een top prestatie te kunnen leveren!

Wat verwacht ATPI te kunnen betekenen tijdens dit evenement?

Hoewel het evenement nog moet plaatsvinden, hebben we er alle vertrouwen in dat we alle deelnemers een geweldige gastvrijheids- en accommodatie-ervaring in Düsseldorf kunnen bieden. Onze expertise en ervaring in de selectie van accommodaties, deskundige planning en toegewijde ondersteuning ter plaatse is natuurlijk onovertroffen. Ons doel? Onvergetelijke herinneringen creëren voor alle aanwezige gasten! Dat is precies waar we bij ATPI goed in zijn.