Choose another country/language to see content specific to your location.
Groepsboekingen zijn maatwerk hero image

Groepsboekingen zijn maatwerk

‘Complexe aanvragen zijn het allermooist’

‘Een reis organiseren voor een groep mensen levert nogal wat uitdagingen op. Kan iedereen terecht in dezelfde accommodatie? Past iedereen wel in het vliegtuig? Is een lijnvlucht de juiste optie, of is een eigen charter misschien handiger én goedkoper? Karin Blok, Senior Project Manager Group Travel, weet als geen ander hoe je een groep reizigers op de juiste manier kunt managen: ‘je hebt echt een team nodig dat hierin gespecialiseerd is.’

Groepsreizen kunnen een flinke uitdaging zijn: waar loop je zoal tegenaan?

‘Eigenlijk is alles anders als je te maken hebt met een groep mensen, het hele boekingsproces is bijvoorbeeld veel complexer. Neem bijvoorbeeld het boeken van een ticket: luchtvaartmaatschappijen eisen dat je vanaf 10 personen een groepsboeking doet. Dat kun je niet zomaar online regelen, dus levert meteen al extra werk op. Of wat te denken van speciale wensen als extra lange bedden in de hotels, verzekerd vervoer voor fietsen of het regelen van visa? Het kan ook ingewikkeld zijn als je nog niet precies weet hoeveel mensen er meegaan, of als nog niet bekend is wié er precies meegaan. Hoe meer mensen in een groep, hoe groter de kans op onzekerheden.’

En hoe zit dat met de budgetten? Die zijn niet zo onzeker waarschijnlijk?

‘Die staan vaak vast, en dat geldt ook voor de deadlines. Het vinden van de beste opties en eventuele alternatieven binnen de gestelde kaders is dan ook altijd een uitdaging. Dat geldt ook als je een hele groep vanuit allerlei verschillende bestemmingen naar één bestemming wilt laten reizen. Dat levert enorm veel uitzoekwerk op en dat is precies wat wij zo leuk vinden. Hoe complexer de aanvraag, hoe groter de uitdaging.’

Draait het daarbij allemaal om teamwork?

‘Groepsreizen vragen echt om een andere aanpak. Daarvoor heb je specifieke tools en expertise nodig, die anders zijn dan bij reguliere boekingen. Het is dus cruciaal om met een team te werken dat hierin gespecialiseerd is. Bij ATPI Group Travel hebben we die mensen in huis: een team van specialisten met uitgebreide ervaring in het organiseren van groepsreizen. We bieden niet alleen onafhankelijk advies, maar we staan onze klanten ook van begin tot eind bij. We begrijpen de unieke behoeften van onze klanten en stellen alternatieve oplossingen voor als dat nodig is. Bovendien hebben we een wereldwijd netwerk met meer dan 100 locaties, wat betekent dat we overal ter wereld lokale kennis kunnen inzetten.’

Dus als je als bedrijf te maken krijgt met groepsreizen, kun je eigenlijk niet om de professionals van ATPI Group Travel heen?

‘Als je met groepen reist, heb je een gespecialiseerde aanpak nodig. ATPI Group Travel heeft alle ervaring en expertise in huis om jou als bedrijf of klant volledig te ontzorgen. We begrijpen de uitdagingen van groepsreizen en hebben de tools en expertise om je te begeleiden. Of je nu een orkest met instrumenten, atleten met sportatributen, dieetwensen of extra lange bedden moet boeken naar een specifieke bestemming, ons ervaren team zorgt ervoor dat het allemaal geregeld is. En dankzij onze wereldwijde connecties met luchtvaartmaatschappijen, hotels en transportbedrijven, ben je als klant ook verzekerd van de scherpste tarieven. Daarbij voldoet onze registratie-tool aan alle GDPR en AVG voorschriften, wij zorgen dat je gegevens altijd veilig en compliant worden verwerkt.’

En is er daarbij altijd een contactpersoon beschikbaar?

‘Vanuit ATPI is er altijd een vast contactpersoon beschikbaar die alles van A tot Z voor je regelt. Wij ondersteunen je bij alle wensen, ook bij het boeken van extra’s zoals stoelkeuzes, dieetwensen, een engels sprekende taxichauffeur en ga zo maar door. Niets is ons te gek.’