Choose another country/language to see content specific to your location.

In 5 stappen een webinar organiseren

Een ATPI Corporate Events' case study over het organiseren van een succesvol webinar. Inclusief een stappenplan, de resultaten én learnings.

ATPI Corporate Events' 5-stappenplan.

Op 2 februari 2021 regisseerden wij voor onze collega's van ATPI Corporate Travel het webinar 'Een reiskompas voor 2021', een interactieve paneldiscussie vanuit de Fokker Terminal in Den Haag, met experts van KLM, NS, Amsterdam Airport Schiphol en Booking.com. Onze Project Managers organiseerden deze webinar aan de hand van ATPI's 5-stappenplan.

Stap 1: Bepaal je doelgroep, onderwerp(en) en vorm

  • Doelgroep: Voor wie organiseer je de webinar? Tien weken voordat het webinar plaatsvond, stelden we de doelgroep(en) vast. Het moest voor zowel klanten als leveranciers in de zakelijke reisbranche interessant zijn.
  • Strategie: Wat zijn de ontwikkelingen en trends? Bespreek deze met je collega's, die je experts zijn. Kies bijvooreeld drie belangrijke én actuele thema's om te bespreken. 
  • Keuze type digital event: Wij kozen voor een webinar in de vorm van een interactieve paneldiscussie - met experts afkomstig uit verschillende bekende reisorganisaties. 
  • Gasten: Wie nodig je uit aan tafel? Via ons netwerk hadden wij al gauw hele interessante panelleden, die enthousiast waren om mee te discussiëren
Maar welk type digital event zijn er dan? Doe hier je inspiratie op.

Stap 2: Creëren van de gastbeleving

  • Content: Welke onderwerpen spelen op dit moment? Waar heeft jouw doelgroep vragen over? De huidige coronacrisis brengt de nodige uitdagingen met zich mee, maar kan ook worden gezien als een unieke kans om dingen anders aan te pakken. Zo ligt bij ATPI Corporate Travel het zakelijk reizen onder een vergrootglas. Als de wereld langzaam weer open gaat, gaan we dan nog zakelijk op reis? En zo ja, welke keuzes maken we dan? 
  • Gehele gastbeleving: Vaardigheden die je als digital event manager nodig hebt, zijn eigenlijk al opgedaan tijdens het organiseren van je live-evenementen. Zoals bijvoorbeeld de locatie keuze. Deze vaardigheden en ervaringen helpen je bij het neerzeten van een optimale gastbeleving. Wij kunnen je helpen het virtueel en technisch in te richten. 
  • COVID-19 proof: Tijdens het organiseren van je digital events zorg je dat je op de hoogte bent van het geldende coronaprotocol van het RIVM. Denk bijvoorbeeld aan: desinfectie-punten en dat het maximale aantal mensen - die aanwezig mogen zijn - niet wordt overschreden. 

​​​​​​Stap 3: Aankondiging van je webinar

  • Go-digital!
  • Doelgroep persoonlijk benaderen: De guest experience staat altijd op één. In het geval van een webinar willen wij dat kijkers zich onderdeel voelen van de uitzending. We stuurden verschillende updates over het programma en een aankondiging van de sprekers. Ook kon je van te voren al vragen insturen voor de panelleden en ontving ieder zijn eigen persoonlijke URL.

Benieuwd naar stap 4 en stap 5?

Deze vind je in de case study, inclusief een kijkje achter de schermen en de resultaten van het webinar 'Een reiskompas voor 2021':

Click to read Case Study Een reiskompas voor 2021


Wij regisseren jouw digital event!

Er komt veel kijken bij het totstandkomen van een digital event. Denk niet alleen aan een geschikte locatie om te livestreamen, maar ook aan bijvoorbeeld een registratietool voor gasten en de creatie van verschillende typen content. Bijvoorbeeld workshops of een productpresentatie. Kijken je gasten vanuit huis mee, of komen ze bijeen op verschillende fysieke locaties? En dan tot slot; voor welk type digital event kies je dan? Een hybride event, livestream of een webinar

ATPI Corporate Events beschikt over praktische, operationele kennis en begrijpt het online medium. Wij vertalen jouw wensen naar jouw ideale digital event. Zie ons op dit gebied als een onafhankelijk consultancy bureau. Door onze jaren ervaring binnen events hebben wij een groot netwerk opgebouwd waardoor wij jou het beste kunnen adviseren en begeleiden. Wij zien onszelf als de overall regisseur.

Neem een kijkje achter de schermen, laat je inspireren of neem contact op