Choose another country/language to see content specific to your location.

Sofie Sinoo, ATPI's Creative Manager, over de toekomst van corporate events

Sofie Sinoo, Creative Manager en evenementenexpert bij ATPI Corporate Events en ATPI Sports Events, bespreekt hoe digitale hybride evenementen nieuwe niveaus van engagement kunnen opleveren.

Geraakt door Covid-19

"De evenementenindustrie heeft ongetwijfeld één van de zwaarste klappen van de Covid-19-pandemie gehad. Alles, van de Olympische Spelen tot ITB Berlijn, is uitgesteld of geannuleerd. 

Waar dat nodig en mogelijk was, gingen organisaties snel over op online, digitale evenementen om deelnemers en afgevaardigden virtueel bij elkaar te brengen. Als digitale events goed worden uitgevoerd, leveren ze boeiende ervaringen op. Aangezien de huidige beperkingen in sommige delen van de wereld, zijn digital events in staat om zorgvuldig elementen van een live-evenement op te nemen. Digital events zijn erg dynamisch.

"De kracht van een 'live' of persoonlijke ontmoeting is ongeëvenaard. We zijn sociale wezens."

Vooruitkijkend is het moeilijk voor te stellen dat digital events zullen verdwijnen. Ze zijn intrinsiek veilig, je kunt een grote en brede doelgroep bereiken, ze zijn duurzaam en internationaal. Het krachtigste is dat ze ook volledig interactief kunnen zijn. Zorgvuldig geplande digital events, waarbij de gast centraal staat, zorgen voor een rijke beleving. De kracht van een ‘live’ of persoonlijke ontmoeting is echter ongeëvenaard. We zijn sociale wezens.

In de 'wereld van thuiswerken' krijgt de markt voor live evenementen een kans. Mensen missen face-to-face interactie en willen graag kunnen genieten van sociale interacties met collega's, branchegenoten en vrienden. Er is echt geen gelijkwaardige vervanging voor het fysiek zien, testen en uitproberen van een nieuw product, of om kennis te delen en een zinvol gesprek te voeren met doelgroepen. "

 "Wat je niet uitgeeft aan factoren zoals een locatie en catering, moet worden besteed aan de inhoud en de technologie om de digitale elementen echt goed te leveren."

Digital evenementen als aanvulling

"Nu we ons beginnen te vestigen in een toekomstig 'nieuw normaal', is één ding zeker: digital elementen van evenementen zullen blijven. Niet als een complete vervanging van live-evenementen, maar als aanvulling op en vermengd met het fysieke element - hybride evenementen

Het creëren van een hybride evenement kan betekenen dat individuen kunnen kiezen of ze fysiek aanwezig willen zijn of thuis willen deelnemen. Het legt de veiligheid in handen van de bezoeker en overwint het feit dat internationale reisbeperkingen op de lange termijn onvoorspelbaar kunnen blijven. Gasten in het gastland kunnen er bijvoorbeeld voor kiezen om persoonlijk aanwezig te zijn, terwijl degenen verder weg digitaal kunnen deelnemen.

"Eén ding is zeker: digitale elementen van evenementen zullen blijven"

Door een deel van een evenement online te lanceren, worden niet alleen de aantrekkingskracht en het aantal bezoekers vergroot, het zorgt ervoor dat degenen die niet fysiek aanwezig zijn toch van een rijke ervaring kunnen genieten. 

Voorheen waren er voor evenementen - vooral die rond VIP-gelegenheden of -ervaringen - een beperkt aantal tickets beschikbaar en was de toegang strikt beschermd. Deze evenementen kunnen nu vanachter gesloten deuren naar buiten worden gebracht. De in-crowd-sfeer kan met verrijkte content naar nieuwe doelgroepen worden getransporteerd. We zien vooral dat sportsponsors met ons samenwerken om te plannen hoe we meer fans toegang kunnen geven tot elementen die eerder achter de schermen van bekende gelegenheden waren, en hoe we ook de betrokkenheid van atleten bij deze elementen kunnen vergroten. "

Uitdagingen

"De belangrijkste uitdaging voor organisatoren van digital evenementen is de aanname dat dergelijke evenementen goedkoop moeten zijn. Om ze goed te doen, zijn investeringen nodig. Wat je niet uitgeeft aan factoren zoals een locatie en catering, moet worden besteed aan de inhoud en de technologie om de digital elementen echt goed te leveren. Met hybride plan je feitelijk twee evenementen die gelijktijdig plaatsvinden, en die intrinsiek met elkaar verbonden zijn. Ze vereisen slimme en creatieve oplossingen op maat.

Aan de gastbeleving van een digital evenement moet evenveel aandacht worden besteed als bij het ontwerpen van een live evenement. De online gasten mogen niet de vergeten bezoekers zijn en je moet overwegen hoe je ze betrokken houdt. En dat is aantoonbaar moeilijker wanneer ze meedoen vanuit huis waar er meer afleiding is - e-mails die binnenkomen, kinderen die om aandacht strijden en meer - je moet harder werken om de interesse van mensen vast te houden.

"Aan de gastbeleving van een digitaal evenement moet evenveel aandacht worden besteed als bij het ontwerpen van een live evenement."

Investeren in de setting en hoe de inhoud is geprogrammeerd, is erg belangrijk. Digital evenementen in live-uitzendingstijl met een interactief programma van sprekers kunnen heel goed werken. Een opstelling van luidsprekers en presentatoren die afkomstig zijn van iets dat lijkt op een tv-studio, in plaats van achter een laptop te zitten, zorgt voor een professioneel gevoel van evenementkwaliteit. De ervaring voor de deelnemer van het digital evenement is boeiender en dynamischer, in plaats van iets dat zich niet onderscheidt van dagelijkse Zoom- of Skype-oproepen.

Overweeg om het online- en live-evenement fysiek samen te voegen - bezorging van eten zoals lunchboxen of drankjes die relevant zijn voor het evenement - bijvoorbeeld bij de deelnemers thuis. Ook kun je ervoor kiezen om de programmering te onderbreken met reclame, zodat sponsors een bijdrage kunnen leveren. Digital evenementen hebben, net als live-evenementen, sowieso een pauze nodig en er zijn manieren om gesponsorde sociale elementen ook naar de digitale massa te brengen. "

ATPI Corporate Events

"Bij ATPI Corporate Events hebben we gemerkt dat evenementen complexer worden - meerdere elementen van een evenement vinden tegelijkertijd plaats op verschillende platforms. Een goede evenementpartner orkestreert alle noodzakelijke elementen, houdt toezicht op alle verschillende functies en brengt een pool van experts en vertrouwde leveranciers samen die toonaangevend zijn in hun vakgebied. Deze aanpak levert wat er echt toe doet: de waarden van een merk vertalen naar een gedenkwaardige ervaring die gasten rechtstreeks aanspreekt, of ze nu fysiek of online aanwezig zijn.

Met nieuwe hybride evenementen zijn er veel meer creatieve mogelijkheden om een waardevolle, gedeelde ervaring te bieden. Hierdoor wordt het succes van een evenement gegarandeerd. Mensen bij elkaar brengen blijft cruciaal in de ‘nieuwe wereld’, en de belangrijkste focus voor de toekomst van evenementen is om toegang te garanderen tot geweldige inhoud en verbindingen die op verschillende manieren kunnen worden geconsumeerd."

Auteur: Olivia Powell

Meer lezen over ATPI & digital events:

Click to read Digital events: relevant en toekomstbestendig (teaser)