Project Manager, Sports & Corporate Events & Incentives – ATPI Travel & Events Canada Inc.

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ATPI has an exciting opportunity for a temporary Project Manager, Sports & Corporate Events & Incentives and Paris 2024 Olympic Games that will specialize in Hospitality Program Management & Meeting/Event Operations. This is a full-time position on a 15-month contract period starting in May 2023 with the potential to extend. This job is hybrid however proximity to Toronto or Montreal is required, with necessary travel to events.

Specific responsibilities will include, but are not limited to:

•   Develop, prepare and execute travel, event and hospitality programs as per briefings of our corporate clients
•   Facilitate last-minute requests and extra services
•   Produce fully detailed itineraries
•   Handle bookings, reservations, amendments, and cancellations of group travel programs/hospitality programs
•   Intensive research for high level incentive (domestic and international)
•   Creating client presentation decks for new business and/or program elements
•   Produce and arrange dispatch of delegate packs and other information
•   Onsite project management and full end-to-end delivery of client programs
•   Assist with the preparation, maintenance and reconciliation of client budgets, approving all client invoices prior to issuing
•   Manage the client invitation and attendee management process including registrations for air travel, accommodation and ground transportation as required
•   Present a full understanding of client requirements by maintaining up-to-date and comprehensive templates
•   Deliver 100% quality and accuracy in line with both client and company processes
•   Understand, apply and promote the company’s values at all times

The successful candidate will demonstrate the following capabilities:

•   College diploma or degree in related field preferred
•   At least 5 years of relevant experience in incentive travel or hospitality events
•   Proven ability in project and onsite event management
•   Creativity and experience researching and developing concepts for high level clients
•   Have a solid understanding of luxury hospitality programming
•   Ability to work within tight deadlines and schedules
•   Self-starter and ability to work effectively within a team concept
•   Communicate effectively with various internal and external colleagues/stakeholders
•   The desire and ability to travel (domestic and international) – understanding events onsite require flexibility in work hours
•   Strong computer software expertise required, including PowerPoint, Word, Excel and Outlook
•   Display excellent written and verbal communication skills
•   Fully responsible to for planning, directing, and overseeing operations of your assigned project
•   Ability to remain calm and composed under pressure and demonstrate strong multi-tasking skills
•   As this job requires international travel, candidate is responsible for all vaccine entry requirements

The ATPI Group is one of the world’s leading and long-established global travel management and events businesses. With a footprint of wholly owned offices and network partners in over 100 locations around the world, the business boasts market leading travel expertise, corporate event management skills and specialist knowledge in sectors such as shipping, energy and offshore, sports, retail, finance and professional services.

Applicants can apply by emailing copy of resume and salary expectations to Mathieu.marois@atpi.com by April 17th, 2023.

Gestionnaire de projet, événements Sportifs, corporatifs et incitatifs – ATPI Voyages & Événements Canada Inc.

ATPI a une opportunité passionnante pour un gestionnaire de projet, événements sportifs & corporatifs et incitatifs qui se spécialisera dans la gestion et les opérations de voyages/programmes d’accueil, réunions/événements ainsi que les Jeux Olympiques de Paris 2024. Il s'agit d'un poste à temps plein (contrat sur une période de 15 mois) débutant en mai 2023 avec possibilité de prolongation. Cet emploi est en format hybride/télétravail, mais la proximité de Toronto ou Montréal est nécessaire, avec des déplacements nécessaires pour se rendre aux événements.

Les responsabilités spécifiques comprendront, mais ne sont pas limitées à :

•   Développer, préparer et exécuter des programmes de voyages, d'événements et d'accueil selon les briefings de nos entreprises clientes
•   Faciliter les demandes de dernière minute et les services supplémentaires
•   Produire des itinéraires détaillés
•   Gérer les réservations, les modifications et les annulations des programmes de voyage de groupe/programmes d'accueil
•   Recherche intensive pour des programmes incitatifs de haut niveau (nationales et internationales)
•   Créer des présentations aux clients pour de nouvelles activités et/ou éléments de programme
•   Produire et organiser l'envoi des dossiers destinés aux délégués et d'autres informations
•   Gestion de projet à destination et livraison complète de bout en bout des programmes clients
•   Aider à la préparation, à la maintenance et à la réconciliation des budgets des clients, en approuvant toutes les factures des clients avant leur émission
•   Gérer le processus d'invitation et de gestion des participants, y compris les inscriptions pour les voyages en avion, l'hébergement et le transport terrestre, au besoin
•   Démontrer une compréhension complète des exigences des clients en maintenant des gabarits à jour et complets
•   Fournir 100 % de qualité et de précision conformément aux processus du client et de l'entreprise
•   Comprendre, appliquer et promouvoir en tout temps les valeurs de l'entreprise

Le candidat retenu démontrera les capacités suivantes :

•   Diplôme d'études collégiales ou diplôme dans un domaine connexe préféré
•   Au moins 5 ans d'expérience pertinente dans les voyages de motivation ou les événements d'accueil
•   Aptitude avérée à la gestion de projets et d'événements sur site
•   Créativité et expérience dans la recherche et le développement de concepts pour des clients de haut niveau
•   Avoir une solide compréhension de la programmation hôtelière de luxe
•   Capacité à travailler dans des délais et des horaires serrés
•   Autonomie et capacité à travailler efficacement au sein d'un concept d'équipe
•   Communiquer efficacement avec divers collègues/intervenants internes et externes
•   Le désir et la capacité de voyager (national et international) – comprendre que les événements sur place nécessite une flexibilité dans les heures de travail
•   Solide expertise en logiciels informatiques requise, y compris PowerPoint, Word, Excel et Outlook
•   Faire preuve d'excellentes compétences en communication écrite et verbale
•   Entièrement responsable de la planification, de la direction et de la supervision des opérations de votre projet assigné
•   Capacité à rester calme et composé sous pression et à démontrer de solides compétences multitâches
•   Comme ce travail nécessite des voyages internationaux, le candidat est responsable de toutes les exigences d'entrée en matière de vaccins

Le groupe ATPI se classe parmi les entreprises de gestion de voyages et d’événements les plus reconnues au monde. Depuis 1919, le groupe fournit à ses clients des services de logistique, d’organisation, de planification et de mise en œuvre, en appliquant un savoir-faire éprouvé et une expertise pointue à des projets complexes. Aujourd’hui, ATPI comprend un groupe d’experts chevronnés dans plus de 100 pays et l’entreprise continue de développer son réseau international de franchises et de partenaires. ATPI dispose d'une expertise de pointe en matière de voyages, de compétences en gestion d'événements d'entreprise et de connaissances spécialisées dans des secteurs tels que le transport maritime, l'énergie et l'offshore, le sport, la vente au détail, la finance et les professionnels.

Les candidats peuvent postuler en envoyant par courriel une copie de leur curriculum vitae et des attentes salariales à mathieu.marois@atpi.ca avant le 17 avril 2023.