ATPI Sports Events et les Jeux olympiques d'hiver de 2018

Jeroen van Hest, directeur du marketing et des services commerciaux du groupe ATPI, explique comment l'équipe a fait de ces Jeux un succès!

La planification de la réussite

Nos préparatifs pour les Jeux ont commencé juste après les Jeux olympiques d'hiver de 2014 à Sotchi. Les événements sportifs internationaux tels que les Jeux olympiques changent considérablement d'un événement à l'autre, en raison des différences entre les villes hôtes et leurs installations. PyeongChang différait des Jeux olympiques précédents tels que Rio, Londres ou Vancouver en raison du nombre limité d'hôtels d'un standard international. Cela signifie que notre préparation initiale pour les Jeux était axée sur la recherche et la réservation d'hôtels en raison de la pénurie d'hébergement. ATPI Sports Events a dû établir des relations avec les propriétaires d'hôtels, car tout le monde essayait d'obtenir un nombre limité de chambres d'hôtel. Pour s'assurer qu'un solide réseau de relations a été établi localement en Corée du Sud, l'acheteur d'hôtel ATPI s'est rendu plus de 15 fois dans le pays hôte avant les Jeux!

Une fois les chambres réservées, l'équipe d'ATPI Sports Events a organisé le plan de vol, y compris l'affrètement des avions et la recherche de vols réguliers. Environ un an avant l'allumage de la flamme olympique à PyeongChang, l'attribution des billets d'entrée a été entendue avec le Comité d'organisation des Jeux olympiques de PyeongChang (COJOP).

Sur le terrain à PyeongChang

L'équipe d'ATPI Sports Events à PyeongChang était composée de membres du Canada, des Pays-Bas et du Royaume-Uni. L'équipe a géré les opérations de voyage pour les Comités olympiques néerlandais et canadien, ce qui a nécessité de travailler avec les athlètes, les commanditaires, les supporters, la famille et les amis, un collectif de plus de 2000 invités. L'équipe de projet d'ATPI Sports Events s'est répartie entre environ 25 personnes qui géraient les vols, les hôtels, les transports locaux, la billetterie et les excursions et l'équipe de première ligne. L'équipe de première ligne se composait d'une vingtaine de personnes, dont des chefs de file indépendants des Pays-Bas et du Canada, ainsi qu'une équipe coréenne composée d'assistants de tournée, de chauffeurs et de coureurs. Il était important que l'équipe implique l'équipage coréen, car contrairement à certains Jeux précédents, la langue était un défi.

Ma principale responsabilité pour les Jeux d'hiver a été de travailler avec les médias néerlandais et canadiens qui ont couvert les Jeux. Il s'agissait notamment de fournir aux journalistes des informations générales sur notre rôle pendant l'événement, de réaliser des entrevues à la télévision et dans la presse et de présenter les performances de notre équipe pendant un voyage de trois jours dans les médias, au cours de diverses séances sportives et dans les maisons nationales.

Dame nature en force

Les conditions météorologiques extrêmes, y compris les basses températures et les vents violents qui ont frappé PyeongChang pendant les Jeux, ont eu des répercussions sur notre équipe et nos clients. Les effets du mauvais temps ont été les plus fréquents au cours de la première semaine des Jeux, de nombreuses séances de ski alpin et de snowboard ayant été retardées. La météo a eu un impact logistique énorme, car les clients ont changé leur agenda pour voir un sport différent, ce qui est compréhensible. Des chaînes entières de transferts locaux, de billets d'entrée et de réservations de restaurants ont ainsi été modifiées. Cependant, dans des conditions difficiles, notre équipe est plus performante ! Nous avons veillé à ce que, malgré les nombreux changements d'horaires et d'itinéraires, tous les invités aient vécu une expérience extraordinaire aux Jeux, d'autant plus que de nombreux invités ne visitent les Jeux olympiques que pour quelques jours.

C'est le moment d'être partisans

En plus de soutenir les comités olympiques néerlandais et canadien, notre équipe sur le terrain a eu l'occasion d'observer leurs sports favoris et d'encourager les espoirs de médailles. Les membres néerlandais de l'équipe d'ATPI Sports Events (moi y compris !) ont pris plaisir à encourager les patineurs de vitesse néerlandais qui ont remporté de nombreuses médailles. Le patinage de vitesse sur courte piste et le snowboard se sont aussi révélés extrêmement populaires. Pour le Canada, le hockey sur glace est extrêmement populaire et le contraste avec ses deuxième (patinage artistique) et troisième (curling) sports les plus populaires est assez grand!

Et s’imprégner de la culture locale!

Tout en étant dans un pays d'accueil, il est important que vous preniez le temps de vous familiariser avec la culture et la population locale. J'ai été étonné par la gentillesse du peuple coréen et par la fierté qu'il éprouvait à accueillir un événement sportif que le monde entier regardait. Il y avait beaucoup de bénévoles qui travaillaient dans les sites, dirigeaient le transport local et guidaient les visiteurs à travers la ville, ils sont la raison que cet événement fût un succès pour moi!